Organiser une sortie cycliste du village sans rien oublier

Une sortie cycliste du village se prépare d’abord sur le terrain, pas seulement sur papier. Il faut valider l’itinéraire, les points de repos et les lieux de départ et d’arrivée, puis régler les autorisations, l’assurance et les secours. Les inscriptions servent aussi à prévoir les besoins alimentaires, les bénévoles et le ravitaillement. Cette checklist de 72 tâches et 74 fournitures suit l’ordre pratique des préparatifs, jusqu’au refroidissement des boissons et au briefing final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Reconnaître entièrement le parcours à vélo
3 personnes
Établir le plan d'itinéraire
2 personnes
Déterminer les points de repos
2 personnes
Déposer les autorisations et déclarations
2 personnes
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles de l’itinéraire
2 personnes
Prévoir un contact de premiers secours
Prévoir une aide à la réparation de vélos
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Publier la carte de l’itinéraire en ligne
Concevoir les panneaux d’orientation
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Envoyer le briefing des bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Créer les panneaux de parcours et les flèches
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les dossards et les bracelets
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire le long du parcours
8 personnes
Aménager des points de repos
4 personnes
Marquer le parking à vélos
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes

Événement

Prendre les postes des bénévoles
10 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
Faire partir les cyclistes
3 personnes
Encadrer les points de circulation
6 personnes
Tenir le point de repos
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les amuse-bouches
3 personnes
Accueillir les cyclistes à l’arrivée
4 personnes
Soutenir les réparations de vélos
2 personnes
Gérer les demandes de premiers secours
2 personnes
Enregistrer les heures d’arrivée
2 personnes
Fournir la musique
Servir le dîner
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Informer les participants de la clôture
Vérifier l’itinéraire pour les retardataires
3 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Vider le terrain
6 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Vérifier si l'itinéraire présente des dégâts
2 personnes
Informer les participants à la fin
Rassembler les objets perdus
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Porte-vélosqté 8
Barrières de sécuritéqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 8
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Pompes à véloqté 4
Stands de réparation de vélosqté 2

Matériel de sport

Chambres à air de rechangeqté 12
Rustines de véloqté 6
Kits d’outils pour véloqté 4
Attaches-câblesqté 100
Gilets réfléchissantsqté 20
Cônesqté 20
Supports de cartes de parcoursqté 120
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Drapeaux du villageqté 8
Nappesqté 10
Panneau d’accueil
Panneau d’affichageqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6
Lampes de pocheqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Thermosqté 8
Caisses réfrigéréesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Sets de serpillièreqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 8
Gants réutilisablesqté 6
Pinces à déchetsqté 3

Catering

Courses

Signalisation

Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 30
Ruban de balisageqté 10
Serre-câblesqté 200
Marqueurs indélébilesqté 12
Cartes d'itinéraireqté 150

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10
Gants en nitrileqté 100
Siffletsqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Téléphones de pocheqté 4

Administration

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Formulaires d’inscriptionqté 150
Classeurs d’inscriptionqté 6
Ruban de papierqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Cartes de tableau d’affichageqté 30

Conseils

Reconnaissez entièrement le parcours à vélo au moins 3 à 4 semaines avant la sortie. Notez les croisements délicats, les portions dégradées et les emplacements possibles pour les points de repos.
Répartissez les bénévoles avant l’ouverture des inscriptions. Prévoyez une personne par point sensible, un contact premiers secours et une aide capable de réparer une crevaison avec des chambres à air, des rustines et une pompe.
Publiez la carte de l’itinéraire dès que le parcours est validé, puis envoyez le briefing des bénévoles au plus tard 3 jours avant le départ. Indiquez les horaires, les rôles et le numéro du contact central.
Ne réservez pas seulement les tables et les chaises : prévoyez aussi les porte-vélos, les barrières, les gilets réfléchissants, les cônes et les supports de cartes. Vérifiez la veille les rallonges, multiprises et équipements nécessaires au départ et à l’arrivée.
Contrôlez les prévisions météo 48 heures avant, puis faites les courses et récupérez le matériel la veille. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et gardez une marge pour les participants non prévus.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une sortie cycliste du village ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de reconnaître le parcours, déposer les autorisations, vérifier l’assurance, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour une sortie cycliste ?: Le nombre dépend des croisements, des points de repos et de la longueur du parcours. Établissez la répartition au moins 3 semaines avant, avec un responsable général, un contact de premiers secours et une personne pour chaque zone à surveiller.
Quand envoyer les invitations et le formulaire d’inscription ?: Envoyez les invitations environ 4 à 6 semaines avant la sortie et laissez les inscriptions ouvertes pendant au moins 2 semaines. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires et un numéro de contact utile le jour même.
Que préparer la veille d’une sortie cycliste du village ?: Récupérez le matériel, fabriquez les flèches et panneaux, vérifiez la liste des participants et contrôlez la météo la veille. Placez aussi les boissons au frais plusieurs heures avant le départ et envoyez le briefing final aux bénévoles.

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