Organiser un rallye cycliste sans rien oublier

Un rallye cycliste demande plus qu’un itinéraire et quelques flèches. Il faut sécuriser le parcours, obtenir les autorisations, suivre les inscriptions et préparer les postes de contrôle avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation du départ et de l’arrivée jusqu’à l’installation des vélos, du balisage et du ravitaillement. Prévoyez aussi une solution en cas de fermeture de route, de météo défavorable ou de problème mécanique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l'itinéraire et les distances
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Gérer les autorisations et les déclarations
Vérifier la sécurité de l’itinéraire cyclable
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le fichier de parcours et les cartes du parcours
2 personnes
Finaliser la liste des participants
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier les prévisions météo
Vérifier l’itinéraire en fonction des fermetures de routes en cours
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
Imprimer les numéros de départ et les cartes d’itinéraire
2 personnes
Préparer les colis pour les points de contrôle
2 personnes
Répartir les rôles et les numéros de téléphone
Préparer le parking à vélos
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Trier les flèches de parcours
2 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les postes de contrôle
4 personnes
Placer des flèches de parcours le long du trajet
4 personnes
Raccorder l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Aménager le point café et boissons
2 personnes
Préparer les sandwiches et les fruits
3 personnes
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les dossards et les cartes du parcours
2 personnes
Mettre en place le point de réparation de vélos
2 personnes
Informer les bénévoles et les postes de contrôle
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Faire partir les groupes de participants
3 personnes
Affecter du personnel aux points de contrôle
6 personnes
Vérifier l'itinéraire et les participants restés en arrière
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer des collations
2 personnes
Effectuer les réparations de vélos
2 personnes
Enregistrer les arrivants
2 personnes
Accueillir les finishers
2 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Faire entrer les derniers participants
2 personnes
Surveiller l'arrivée et le parking à vélos
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rassembler les panneaux de parcours et les cônes
3 personnes
Ranger le parking à vélos
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Tentes de réceptionqté 3
Râteliers à vélosqté 12
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 20
Cônes de signalisationqté 24
Numéros de départqté 100
Gilets de sécuritéqté 12
Pompes à véloqté 3
Supports de réparationqté 2
Kits d’outils pour véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 6
Éclairage de véloqté 12
Couvertures de dépannageqté 4

Équipement

Téléphones portablesqté 6
Batteries externesqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4
Thermosqté 6
Glacièresqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 120
Louchesqté 8
Louches à soupeqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Carafes d’eauqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Décoration

Arche de départ et d’arrivée
Autocollants pour flèchesqté 40

Catering

Courses

Conseils

Commencez par définir les distances, le parcours principal et un itinéraire alternatif, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant d’envoyer les invitations. Une modification tardive du trajet peut obliger à réimprimer les cartes et les panneaux.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le rallye. Vous aurez ainsi le temps de finaliser les participants, de recueillir les contacts d’urgence et d’adapter les besoins alimentaires.
Préparez un poste de contrôle avec son matériel dans un colis séparé, au lieu de regrouper toutes les fournitures sur le lieu de départ. Comptez notamment les flèches, les panneaux, les cônes, les gilets et le matériel de réparation.
Désignez chaque responsable avec un numéro de téléphone et transmettez la répartition au plus tard la veille. Un téléphone chargé et une batterie externe par personne clé évitent de perdre du temps lorsqu’un participant quitte le parcours.
Installez le parking à vélos, l’arche, les tables, les chaises et les postes de contrôle avant l’arrivée des participants. Faites ensuite un contrôle à vélo du balisage et vérifiez que les flèches restent visibles dans les deux sens utiles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un rallye cycliste ?: Prévoyez idéalement 4 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de définir le parcours, réserver les lieux, gérer les autorisations, ouvrir les inscriptions et vérifier les éventuelles fermetures de routes.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un rallye cycliste ?: Fermez les inscriptions environ 7 jours avant le départ. Vous pourrez finaliser la liste, imprimer les numéros et les cartes, préparer les colis des postes de contrôle et confirmer les besoins alimentaires.
Que prévoir pour les problèmes mécaniques pendant un rallye cycliste ?: Prévoyez au minimum une pompe, un support de réparation, un kit d’outils, des démonte-pneus et des chambres à air de rechange. Placez ce matériel à un point de contrôle ou avec la personne chargée de l’assistance.
Que faire si la météo ou une fermeture de route change le parcours ?: Vérifiez les prévisions et l’état des routes 48 heures avant, puis à nouveau le matin du rallye. Gardez un itinéraire alternatif validé et préparez ses cartes et ses flèches avant l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.