Checklist pour organiser un quiz musical

Un quiz musical réussi repose sur une préparation précise, surtout pour les extraits, le comptage des points et la technique. Cette checklist vous accompagne de la réservation de la salle jusqu’à l’installation des tables, du buffet et de la sonorisation. Prévoyez un ordinateur avec les fichiers sauvegardés, un projecteur, un écran et des câbles de secours. Le jour même, gardez assez de temps pour tester chaque extrait et distribuer les feuilles de réponse avant l’arrivée des équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Définir le concept du quiz et les manches
2 personnes
Préparer les questions du quiz
2 personnes
Sélectionner des extraits musicaux
2 personnes
Vérifier les réponses et le comptage des points
2 personnes
Vérifier la réservation et le permis
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des équipes et des tables
Sauvegarder les fichiers du quiz
Tester la technique à l’avance
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer le matériel de quiz
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table du quiz et la table du jury
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Tester la présentation et les extraits
2 personnes
Préparer les formulaires de réponse
2 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Donner le briefing aux collaborateurs
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les équipes
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Présenter les manches du quiz
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer les formulaires de réponse
2 personnes
Vérifier les réponses
3 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Restituer les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 65
Tables de buffetqté 2
Table du jury

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Câbles audioqté 4
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Télécommande de présentation

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70

Cuisine

Carafes d’eauqté 6
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Ouvre-bouteillesqté 4

Décoration

Décoration musicale
Nappesqté 12
Trophées d'orqté 3

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 4
Ampoules LED de rechangeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Porte-sacs-poubelleqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Papeterie

Formulaires de réponseqté 250
Stylosqté 80
Papier de réserve
Ruban adhésifqté 4
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 12
Cartes rondesqté 8
Feuilles de scoreqté 80
Étiquettes nominativesqté 80
Cartes de numéros de tableqté 12
Certificats de prixqté 3

Conseils

Préparez les questions et les extraits au moins 7 jours avant le quiz, puis faites vérifier les réponses et le barème par une deuxième personne. Une erreur de titre ou de pointage est difficile à corriger devant les équipes.
Testez la présentation, le projecteur, les haut-parleurs et le microphone 2 à 3 heures avant le début. Branchez aussi les multiprises et rallonges à l’avance pour repérer un câble trop court ou une prise inaccessible.
Arrêtez la composition des équipes et des tables 24 à 48 heures avant l’événement. Imprimez quelques feuilles de réponse supplémentaires, car les inscriptions de dernière minute et les feuilles perdues arrivent souvent.
Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’accueil et installez les carafes d’eau dès l’ouverture. Prévoyez un ouvre-bouteilles accessible, des gobelets réutilisables et des poubelles près du point boissons.
Récupérez les clés et vérifiez la salle avant de monter les tables et les chaises. Réservez une table séparée pour le quiz et une autre pour le jury afin de garder les réponses, le matériel imprimé et le comptage à l’écart des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un quiz musical ?: Prévoyez au minimum 7 jours pour définir les manches, sélectionner les extraits et préparer les questions. Gardez ensuite 2 à 3 heures le jour même pour installer la salle et tester toute la technique.
Quand tester le matériel d’un quiz musical ?: Faites un premier test complet 24 à 48 heures avant, avec les vrais fichiers audio et la présentation. Refaites un contrôle de 30 à 60 minutes sur place avant l’arrivée des participants.
Combien de boissons prévoir pour un quiz musical ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en carafe dès le début et refroidissez les boissons au moins 4 heures avant.
Quand envoyer les invitations pour un quiz musical ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la date prévue et fixez une date limite d’inscription 3 à 5 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de répartir les équipes, les tables et les besoins alimentaires.

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