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Checklist pour organiser une promenade gourmande

Une promenade gourmande se prépare comme un parcours, pas comme un simple repas. Il faut coordonner les restaurants participants, répartir le menu entre les étapes et limiter le nombre de participants selon les capacités d’accueil. Les inscriptions, allergies et horaires doivent être finalisés avant les achats. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au montage du point de départ et à la vérification des derniers détails.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir l’itinéraire et les arrêts

    2 personnes

  • Contacter les lieux de restauration participants

    2 personnes

  • Composer le menu pour chaque arrêt

    3 personnes

  • Effectuer les réservations aux arrêts

    2 personnes

  • Définir la limite de participants

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer les indications d'accès

  • Vérifier la liste des participants

    2 personnes

  • Signaler les allergies par étape

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Rappeler les participants

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Stocker les provisions au frais

    2 personnes

  • Préparer les panneaux d’itinéraire

    2 personnes

  • Imprimer les menus

  • Créer les étiquettes d’allergènes

    2 personnes

  • Préparer les packs participants

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Portionner les desserts

    3 personnes

  • Monter le point de départ

    4 personnes

  • Installer la table d’accueil

    2 personnes

  • Installer les panneaux d'itinéraire

    3 personnes

  • Répartir la vaisselle par étape

    3 personnes

  • Préparer le catering à chaque arrêt

    4 personnes

  • Vérifier la sécurité du parcours

    2 personnes

  • Briefer l’équipe d’accueil

    3 personnes

  • Appeler une dernière fois les lieux de restauration

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Cocher la présence

    2 personnes

  • Servir la boisson de bienvenue

    3 personnes

  • Présenter le parcours et le programme

  • Accompagner le groupe jusqu’au premier arrêt

    3 personnes

  • Servir le premier plat

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Accompagner le groupe jusqu’à la deuxième étape

    3 personnes

  • Servir le deuxième plat

    4 personnes

  • Servir les plats diététiques

    2 personnes

  • Accompagner le groupe jusqu’au troisième arrêt

    3 personnes

  • Servir le troisième plat

    4 personnes

  • Dégager les tables au fil de l’événement

    3 personnes

  • Accompagner le groupe jusqu’au quatrième arrêt

    3 personnes

  • Servir le dessert

    4 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Effectuer le dernier contrôle de l’itinéraire

    2 personnes

  • Accompagner les départs

    3 personnes

  • Récupérer les objets oubliés

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    3 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Nettoyer les lieux

    4 personnes

  • Retirer les panneaux d’orientation

    2 personnes

  • Nettoyer les glacières et le matériel

    2 personnes

  • Laver et sécher la vaisselle

    3 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Restituer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 6
  • Chaises pliantesqté 12
  • Nappesqté 6

Vaisselle

  • Assiettesqté 70
  • Assiettes à dessertqté 60
  • Bolsqté 60
  • Verres à eauqté 80
  • Verres à vinqté 60
  • Tasses à caféqté 60
  • Fourchettesqté 70
  • Couteauxqté 70
  • Cuillèresqté 70
  • Cuillères à caféqté 60

Cuisine

  • Planches de serviceqté 8
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Verres doseursqté 4
  • Planches à découperqté 6
  • Couverts de chefqté 8

Équipement

  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 6
  • Bouilloiresqté 3
  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Rallongesqté 4
  • Talkies-walkiesqté 6
  • Batteries externesqté 4

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

  • Panneaux d’orientationqté 12
  • Cartes de menuqté 60
  • Marque-placesqté 24
  • Étiquettes d’allergènesqté 80

Catering

  • Carafes d’eauqté 8
  • Distributeurs de boissonsqté 4
  • Étiquettes nominativesqté 60
  • Blocs-notesqté 10
  • Stylosqté 20
  • Courses

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Balais à mainqté 3
  • Seauxqté 4
  • Caisses à vaisselleqté 6

Conseils

  • Commencez par fixer l’itinéraire et les arrêts, puis confirmez chaque lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez une durée précise par étape afin d’éviter que le groupe prenne du retard dès le premier arrêt.
  • Limitez les inscriptions selon la capacité réelle des restaurants et le rythme du parcours. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez les allergies à chaque étape concernée au moins 48 heures avant.
  • Préparez les menus, les étiquettes d’allergènes et les panneaux d’orientation avant le jour J. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires : comptez environ 10 % de copies en plus pour les pertes ou les changements de dernière minute.
  • Refroidissez les boissons la veille et stockez les provisions au frais jusqu’au départ. Pour un parcours de plusieurs heures, prévoyez des glacières et répartissez les encas afin que les participants ne dépendent pas d’un seul arrêt.
  • La veille, vérifiez la météo, la liste des participants et les indications d’accès, puis rappelez l’horaire de rendez-vous. Installez le point de départ assez tôt pour disposer les tables, les panneaux, les packs participants et les boissons sans précipitation.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une promenade gourmande ?
Commencez les contacts avec les restaurants au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ouvrez les inscriptions lorsque l’itinéraire, le menu et la capacité de chaque arrêt sont confirmés.
Quand demander les allergies pour une promenade gourmande ?
Demandez-les dès l’inscription et faites une dernière vérification 7 jours avant l’événement. Transmettez ensuite la liste actualisée à chaque lieu au moins 48 heures avant le passage du groupe.
Combien de participants prévoir par arrêt ?
Retenez le plus petit nombre parmi la capacité des restaurants, l’espace disponible et votre équipe d’organisation. Ajoutez au maximum 5 à 10 % de marge uniquement si les lieux peuvent absorber les changements de dernière minute.
Que préparer la veille d’une promenade gourmande ?
La veille, refroidissez les boissons, préparez les encas, portionnez les desserts et imprimez menus, indications et étiquettes d’allergènes. Vérifiez aussi la météo et la liste finale des participants avant de monter le point de départ.

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