Checklist pour organiser une promenade des monuments

Une promenade des monuments se prépare d’abord sur le terrain, puis avec les participants et l’équipe. Choisis un itinéraire réaliste, vérifie chaque étape et obtiens les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. La durée de marche, les pauses, les points de rendez-vous et une solution de repli doivent être clairs sur la carte comme dans les messages envoyés. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir dans l’ordre de préparation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Sélectionner l'itinéraire et les monuments
2 personnes
Déterminer la distance et la durée de marche
2 personnes
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Demander l’autorisation de visiter les monuments
Vérifier sur place l'itinéraire de marche
2 personnes
Définir les points de repos le long de l’itinéraire
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Rassembler les informations sur le monument
3 personnes
Concevoir la carte d'itinéraire
Faire vérifier la carte d’itinéraire
2 personnes
Établir le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer les confirmations
Faire la réservation du lieu d'accueil
Confirmer la réservation de la visite du monument
Répartir les guides et les accompagnateurs
2 personnes
Envoyer la répartition des rôles à l'équipe
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la météo aux participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer les badges nominatifs
Composer les dossiers d’information
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Partager les numéros de téléphone de l'équipe

Événement

Ouvrir la salle d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Placer le panneau d’itinéraire à l’entrée
Placer les flèches d’itinéraire le long du parcours
3 personnes
Préparer les points de repos
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer l’eau et les boissons sans alcool
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Donner les consignes de sécurité
Répartir les groupes
2 personnes
Encadrer les groupes de marche
6 personnes
Présenter les monuments
6 personnes
Encadrer les retardataires
2 personnes
Tenir les points de repos
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Compter les participants aux points de repos
2 personnes
Prendre des photos pendant la promenade
Accueillir les participants récurrents
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Assurer une courte clôture
Répondre aux questions des participants
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes

Suivi

Vider les poubelles
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace d’accueil
2 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Réfrigérer les restes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rapporter les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 4
Nappesqté 6
Portant à vêtements

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Batteries externesqté 4
Lampes de pocheqté 6
Téléphones portablesqté 4

Matériel de parcours

Flèches de directionqté 30
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Cartes d'itinéraireqté 80
Panneaux d’informationqté 8
Panneau d’orientationqté 2
Chemises imperméables pour documentsqté 20
Presse-papiersqté 6
Marqueursqté 12
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 10
Badges nominatifsqté 80
Braceletsqté 80
Brochures d’informationqté 80
Panneaux de parcours portablesqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à café réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bouteilles thermosqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Ouvre-bouteillesqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Torchonsqté 12
Balais à mainqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gel hydroalcooliqueqté 6
Ponchos de pluieqté 20
Couvertures de survieqté 6
Parapluiesqté 8

Décoration

Panneau d’accueil
Décoration de tableqté 8

Catering

Courses

Conseils

Teste l’itinéraire à pied avant de publier la carte : mesure la distance, chronomètre la marche et repère au moins un point de repos par heure de parcours.
Demande les autorisations de visite dès que les monuments sont choisis. Prévois une confirmation écrite avant d’envoyer les invitations, surtout si une réservation de groupe est nécessaire.
Indique sur la carte le départ, l’arrivée, les pauses, les monuments et l’itinéraire alternatif. Fais-la relire par une personne qui ne connaît pas le parcours pour repérer les consignes ambiguës.
Arrête les inscriptions avec suffisamment de temps pour répartir les guides et accompagnateurs, recueillir les besoins alimentaires et envoyer les confirmations. Une liste finale doit être disponible le jour de la promenade.
Consulte les prévisions météo quelques jours avant, puis envoie les informations aux participants. Prépare aussi la signalétique, les lampes de poche et les batteries externes avant le départ, pas au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une promenade des monuments ?: Prévois au moins 4 à 6 semaines pour un parcours avec plusieurs monuments, des autorisations et une inscription des participants. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les réservations, l’équipe et la météo.
Quand faut-il vérifier l’itinéraire d’une promenade des monuments ?: Fais une première vérification dès que le parcours est défini, puis une dernière visite 7 à 10 jours avant l’événement. Contrôle notamment les travaux, les accès, les pauses et les endroits où placer les flèches ou les panneaux.
Combien de pauses prévoir pendant la promenade ?: Prévois au minimum une pause toutes les 45 à 60 minutes de marche, en tenant compte de la distance et du public attendu. Indique chaque point de repos sur la carte et dans les informations envoyées aux participants.
Quand envoyer les confirmations aux participants ?: Envoie une confirmation après le traitement des inscriptions, puis un rappel final 2 à 3 jours avant la promenade. Ajoute l’heure et le lieu de départ, la durée prévue, la météo annoncée et les consignes utiles.

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