Checklist monumentenwandeling organiseren

Een monumentenwandeling staat of valt met een route die haalbaar is en monumenten die op tijd toegankelijk zijn. Leg daarom eerst afstand, looptijd, start- en eindlocatie vast en vraag toestemming aan voor bezoeken. Daarna regel je de inschrijving, begeleiding, routekaarten en ontvangst. Deze checklist bevat 73 taken en 63 spullen, van routepijlen en infoborden tot geluidsapparatuur, drinkglazen en waterdichte documenthoezen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en monumenten selecteren
2 personen
Wandelafstand en looptijd bepalen
2 personen
Start- en eindlocatie vastleggen
2 personen
Toestemming monumentbezoeken aanvragen
Wandelroute ter plaatse controleren
2 personen
Rustpunten langs route bepalen
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Monumentinformatie verzamelen
3 personen
Routekaart ontwerpen
Routekaart laten controleren
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Bevestigingen versturen
Reservering ontvangstlocatie maken
Reservering monumentbezoek bevestigen
Gidsen en begeleiders indelen
2 personen
Rolverdeling naar team sturen
Weersverwachting controleren
Weerbericht aan deelnemers sturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Routekaarten printen
Naambadges voorbereiden
Infopakketten samenstellen
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Telefoonnummers van team delen

Event

Ontvangstruimte openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Routebord bij ingang plaatsen
Routepijlen langs route plaatsen
3 personen
Rustpunten voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Water en frisdrank klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Naambadges uitdelen
Veiligheidsinstructies geven
Groepen indelen
2 personen
Wandelgroepen begeleiden
6 personen
Monumenten toelichten
6 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Rustpunten bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers tellen bij rustpunten
2 personen
Foto's maken tijdens wandeling
Terugkerende deelnemers opvangen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Korte afsluiting verzorgen
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Routepijlen verwijderen
3 personen

Nazorg

Afvalbakken legen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ontvangstruimte schoonmaken
2 personen
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
Materialen naar opslag brengen
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Overgebleven eten koelen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Bedankbericht aan deelnemers sturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Kledingrek

Apparatuur

Draagbare geluidsbox
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Zaklampenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 4

Routebenodigdheden

Routepijlenaantal 30
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Routekaartenaantal 80
Infobordenaantal 8
Routebordaantal 2
Waterdichte documenthoezenaantal 20
Klembordenaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Naambadgesaantal 80
Polsbandjesaantal 80
Informatiefoldersaantal 80
Draagbare routebordenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoflessenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Openersaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Vaatdoekenaantal 12
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Reflectiehesjesaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Handdesinfectieaantal 6
Regenponcho'saantal 20
Nooddekensaantal 6
Paraplu'saantal 8

Decoratie

Welkomstbord
Tafeldecoratieaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minimaal één keer ter plaatse. Meet niet alleen de afstand, maar noteer ook smalle doorgangen, hoogteverschillen, rustpunten en plekken waar routepijlen of pionnen nodig zijn.
Vraag toestemming voor monumentbezoeken zodra de route voorlopig vaststaat. Bevestig de reservering opnieuw vóór het evenement; een mondelinge afspraak van weken eerder is niet genoeg.
Stuur deelnemers na hun aanmelding een bevestiging met starttijd, eindlocatie, verwachte looptijd en weersadvies. Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf als er bij de ontvangst iets wordt geserveerd.
Wijs per groep een gids of begeleider aan en stuur de rolverdeling vooraf naar het team. Plan daarnaast een korte briefing op de dag zelf over route, rustpunten, telefoonnummers en de alternatieve route.
Controleer het weerbericht 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg routekaarten, infoborden en documenten in waterdichte hoezen en laad telefoons, powerbanks en de draagbare geluidsbox volledig op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een monumentenwandeling?: Reken voor de wandeling zelf op de geplande looptijd plus ongeveer 10 minuten per monumentbezoek. Voeg bij een route met meerdere stops minimaal 30 minuten buffer toe voor uitleg, wachten en onverwachte vertraging.
Wanneer moet ik toestemming vragen voor monumentbezoeken?: Vraag toestemming zodra je route en gewenste datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Bevestig elke reservering opnieuw in de laatste week voor de wandeling.
Hoeveel routekaarten heb ik nodig voor een monumentenwandeling?: Voorzie elke deelnemer van een routekaart en druk daarnaast ongeveer 10 procent extra exemplaren. Maak per gids of begeleider ook een aparte kaart met rustpunten, alternatieve route en contactgegevens.
Wanneer stuur ik de praktische informatie naar deelnemers?: Stuur de bevestiging direct na verwerking van de aanmelding. Stuur het weerbericht en de laatste praktische aanwijzingen uiterlijk 24 uur voor de start, zodat deelnemers nog kleding en vervoer kunnen aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.