Organiser une présentation de livre sans rien oublier
Une présentation de livre demande plus qu’une date, quelques exemplaires et un verre à offrir. Il faut suivre les inscriptions, préparer les questions, organiser l’espace et tester le micro avant l’arrivée du public. Cette checklist vous guide dans l’ordre, depuis la confirmation du lieu jusqu’à l’accueil et au lancement du programme. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés : besoins alimentaires, boissons à refroidir, badges nominatifs et matériel de discussion.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Valider le livre et le thème
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Mettre à jour les inscriptions chaque semaine
Recueillir les besoins alimentaires
Rédiger le programme et les questions
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Planifier le catering et les courses
Préparer les livres et les cartes de discussion
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes
Ouvrir le lieu
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
Préparer les livres et le matériel
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester la musique et le micro
Événement
Accueillir les invités
2 personnes
Enregistrer la présence
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter l’ouverture et le programme
Animer le premier tour de discussion
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer le deuxième tour de discussions
Recueillir les questions du public
Clôture et mot de remerciement
Animer le cocktail informel
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les encas
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Fermer le lieu
Stocker le matériel restant
Restituer le matériel emprunté
Envoyer un message de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 36
- Table d'inscription
- Table de prise de parole
- Tabouretsqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 36
- Verresqté 36
- Assiettesqté 40
- Fourchettes à gâteauqté 40
- Cuillères à caféqté 40
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 4
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Micro sans fil
- Haut-parleur
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Glacièresqté 2
Cuisine
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux de cuisineqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Bacs de rangementqté 8
- Tire-bouchonsqté 2
Décoration
- Nappesqté 6
- Décoration de table de livresqté 6
- Badges nominatifsqté 40
- Stylosqté 40
- Feuilles de paperboardqté 20
- Ruban adhésifqté 3
- Marqueursqté 12
- Chemins de tableqté 6
Éclairage
- Lampes de tableqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balayette et pelleqté 2
- Balai
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Confirmez la date et le lieu au moins 4 à 6 semaines à l’avance, puis vérifiez la réservation quelques jours avant l’événement. Une invitation envoyée trop tôt sans lieu confirmé entraîne rapidement des inscriptions à corriger.
- Mettez à jour les inscriptions chaque semaine et demandez les besoins alimentaires avant de commander le catering. Prévoyez les quantités à partir du nombre confirmé, avec une petite marge pour les boissons et les en-cas.
- Préparez les livres, les cartes de discussion, les badges et les stylos la veille. Le jour même, installez la table d’inscription près de l’entrée afin de pouvoir enregistrer les présences sans interrompre la présentation.
- Arrivez au moins 90 minutes avant le début pour aérer la salle, placer les tables et les chaises, préparer le café et le thé, puis installer le micro sans fil et le haut-parleur. Testez aussi les rallonges et les multiprises avant que les invités n’entrent.
- Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et utilisez des thermos pour garder le café et le thé disponibles pendant l’accueil. Réservez un espace distinct pour les verres, les tasses, les assiettes et les plateaux de service afin d’éviter les files devant la table de prise de parole.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une présentation de livre ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le livre, le thème et le lieu, d’envoyer les invitations, de suivre les inscriptions et de commander le catering.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une présentation de livre ?
- Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant afin d’ajuster les places, les besoins alimentaires, les livres et les boissons.
- Combien de temps avant faut-il préparer la salle ?
- Comptez au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Prévoyez ce temps pour aérer, installer les tables et les chaises, préparer la table d’inscription, disposer le matériel et tester le son.
- Que faut-il prévoir pour le café et les boissons ?
- Préparez le café et le thé avant l’accueil, puis gardez-les dans des thermos. Pour une réception d’environ 1 heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, en tenant compte des préférences et des autres boissons proposées.
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