Organiser une présentation de livre : la checklist complète

Une présentation de livre réussie repose sur une préparation précise, surtout autour des intervenants, de la vente des ouvrages et de la technique. Commence par réserver le lieu, fixer le programme et envoyer les invitations assez tôt. Dans les derniers jours, vérifie les inscriptions, les besoins alimentaires, les fichiers de présentation et le matériel de dédicace. Le jour même, prévois un accueil distinct, une table pour les livres et un test technique avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Coordonner la vente de livres
2 personnes
Commander des livres et du matériel de dédicace
Rassembler les fichiers de présentation
Tester la technique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les livres
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer la table des livres
2 personnes
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir l’intervenant
Accueillir les invités
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Animer la présentation
2 personnes
Animer les questions de la salle
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vendre des livres
2 personnes
Faire dédicacer les livres
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Démonter le coin livres
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les clés et le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Tables nappéesqté 2
Porte-manteauxqté 2
Pupitre

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettes à gâteauqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation

Catering

Thermos à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 3
Courses

Décoration

Présentoirs pour livresqté 4
Compositions floralesqté 4
Numéros de tableqté 8
Panneaux directionnelsqté 6
Badges nominatifsqté 60
Ruban décoratifqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Conseils

Fixe la date et le programme avant d’envoyer les invitations : indique l’heure d’accueil, le début de la présentation, les questions et la séance de dédicace. Cela évite de devoir corriger les inscriptions plus tard.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmets le récapitulatif au traiteur au moins 3 jours avant l’événement. Prévois aussi des carafes d’eau, du café et du thé accessibles pendant la rencontre.
Rassemble les fichiers de présentation au plus tard la veille et teste chaque ordinateur, projecteur, écran, câble HDMI, rallonge et multiprise dans la salle. Un essai de 30 minutes permet de repérer les problèmes de son ou d’image.
Prépare les livres, les présentoirs et le matériel de dédicace avant l’ouverture des portes. Sépare clairement la table des livres du comptoir d’accueil afin que les invités puissent s’inscrire sans bloquer les achats.
Arrive suffisamment tôt pour installer les chaises, les tables, le pupitre, les badges et les panneaux directionnels. Garde au moins 30 minutes avant l’accueil pour brancher la technique, vérifier la circulation et accueillir l’intervenant calmement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une présentation de livre ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants, envoyer les invitations et commander les livres ou le matériel manquant.
Quand envoyer les invitations pour une présentation de livre ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 5 jours avant l’événement pour connaître les besoins alimentaires et le nombre de participants.
Que faut-il tester avant une présentation de livre ?: Teste la présentation, le projecteur, l’écran, le micro sans fil, les haut-parleurs, le câble HDMI et le cliqueur la veille, puis refais un contrôle d’au moins 30 minutes le jour même.
Combien de livres prévoir pour une séance de dédicace ?: Pars du nombre d’inscrits et ajoute une réserve de 10 à 20 %. Si 40 personnes sont attendues, prépare environ 44 à 48 exemplaires, puis ajuste selon les ventes prévues.

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