Organiser une promenade au cimetière : la checklist complète

Une promenade au cimetière demande davantage de préparation qu’une simple visite guidée. Il faut obtenir l’autorisation du site, construire un itinéraire praticable et prévoir des points de repos, tout en organisant les inscriptions et l’accueil. Les détails souvent oubliés sont l’éclairage, le parcours de remplacement en cas de pluie et la transmission des besoins alimentaires. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au café et au thé servis à l’arrivée.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Obtenir l'autorisation du cimetière
Définir l'itinéraire de randonnée
2 personnes
Déterminer les points de repos et les sorties
2 personnes
Faire la réservation du lieu d'accueil
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation aux participants
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Vérifier l'accessibilité du parcours
2 personnes
Préparer les histoires et les arrêts
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Portionner les amuse-bouches
2 personnes
Distribuer les documents par courrier
2 personnes

Événement

Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer l'éclairage le long du parcours
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Répartir les groupes
2 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Donner les consignes de sécurité
Accompagner le groupe de marche
3 personnes
Raconter des histoires aux étapes
2 personnes
Tenir les points de repos
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Guider les participants vers la sortie
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux d'itinéraire et l'éclairage
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
2 personnes
Nettoyer le lieu d'accueil
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rapporter les objets trouvés
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 30
Portant à vêtements

Équipement

Système de sonorisation portable
Mégaphone
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 2

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Lampes frontalesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Téléphones portablesqté 3

Papeterie

Cartes d'itinéraireqté 60
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 20
Badges nominatifsqté 60
Panneaux de directionqté 20
Supports de panneaux de directionqté 20
Marqueurs indélébilesqté 6

Décoration

Nappesqté 4
Ruban de balisageqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Thermosqté 6
Pichets de serviceqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seau de nettoyageqté 2
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’autorisation du cimetière et la réservation du lieu d’accueil. Faites-le plusieurs semaines avant la date prévue afin de pouvoir modifier l’itinéraire si l’accès ou les horaires posent problème.
Prévoyez un parcours principal avec des sorties clairement indiquées et un itinéraire alternatif. Vérifiez chaque portion à pied, notamment l’accessibilité, les pentes, les passages étroits et la distance entre deux arrêts.
Fixez une date limite d’inscription, puis envoyez une confirmation à chaque participant. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et imprimez la liste définitive le jour précédent.
Pour une promenade en fin de journée, installez l’éclairage avant l’arrivée du groupe. Comptez sur des lanternes LED, des lampes frontales et des piles de rechange plutôt que sur les seuls téléphones portables.
Briefez les bénévoles avant l’ouverture de l’accueil et attribuez à chacun une zone précise. Gardez les talkies-walkies, les batteries externes et la trousse de premiers secours au même point, facilement accessible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une promenade au cimetière ?: Prévoyez au moins 4 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation, de réserver le lieu d’accueil, d’ouvrir les inscriptions et de vérifier le parcours principal ainsi que l’itinéraire alternatif.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une promenade au cimetière ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la promenade, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant l’événement. Vous pourrez alors confirmer les participants et adapter l’accueil aux besoins alimentaires reçus.
Que faut-il prévoir pour une promenade au cimetière en soirée ?: Préparez l’éclairage du parcours, des lampes frontales, des piles de rechange et des lampes de poche. Installez les lanternes et les panneaux avant l’arrivée du groupe, idéalement 60 minutes à l’avance.
Combien de bénévoles faut-il pour encadrer la promenade ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour guider le groupe et 1 pour surveiller l’arrière du parcours dès que le groupe dépasse 15 personnes. Ajoutez un référent sécurité si l’itinéraire comporte plusieurs sorties ou une circulation difficile.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.