Journée des bénévoles : la checklist d’organisation

Une journée des bénévoles réussie repose surtout sur une préparation dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis gérez les invitations, les inscriptions et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert à confirmer les effectifs, imprimer les documents et préparer les cadeaux. Le jour même, prévoyez du temps pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet et le matériel de travail avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Gérer la musique et le matériel
Établir la liste des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les cadeaux
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Préparer le matériel de travail
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Délimiter les zones de travail
3 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’enregistrement
2 personnes
Accueillir les bénévoles
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Informer les équipes de travail
6 personnes
Distribuer le matériel de travail
4 personnes
Encadrer les activités de travail
8 personnes
Distribuer de l'eau
2 personnes
Réapprovisionner le matériel de travail
2 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Présenter les résultats du travail
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
Servir le dîner
6 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Remercier les bénévoles
2 personnes
Distribuer les cadeaux
2 personnes
Préparer le mot de départ
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Nettoyer la cuisine
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 70
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Carafesqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Plaques à inductionqté 2
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Porte-nomsqté 8
Cartes d’évaluationqté 70

Matériel de sport

Gants de travailqté 70
Lunettes de sécuritéqté 30
Pinces à déchetsqté 12
Râteauxqté 8
Sécateursqté 8
Pellesqté 6
Brouettesqté 3
Seauxqté 8
Vestes de travailqté 20

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de réserver le lieu et le traiteur : ces trois éléments déterminent ensuite les horaires, les quantités et l’aménagement.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et demandez les besoins alimentaires au plus tard une semaine avant l’événement. Vous éviterez de découvrir les régimes particuliers au moment de servir le buffet.
Envoyez un rappel quelques jours avant avec l’heure d’arrivée, le programme et les consignes pratiques. Préparez aussi les badges nominatifs et les feuilles de travail avant le jour J.
Prévoyez une zone d’accueil distincte du buffet : la table d’accueil, les badges et les documents doivent être accessibles sans bloquer la file pour les boissons ou le repas.
Réservez au moins deux heures avant le début pour vérifier le lieu et installer les tentes, tables, chaises, buffet et matériel. Refroidissez les boissons à l’avance et gardez les plats chauds dans des bacs adaptés.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée des bénévoles ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et le catering, puis lancez les invitations dès que le programme est suffisamment précis.
Quand envoyer les invitations pour une journée des bénévoles ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines à l’avance. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement afin de prévoir les repas, les badges et la répartition des bénévoles.
Combien de temps prévoir pour installer la journée des bénévoles ?: Comptez au minimum 2 heures avant l’arrivée du public. Ajoutez 30 minutes si vous devez monter des tentes, installer plusieurs espaces de travail ou mettre en place un buffet complet.
Quand préparer les boissons et les repas ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons la veille. Préparez les en-cas et les éléments du buffet le jour même, en gardant les plats chauds jusqu’au service.

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