Checklist para organizar un Día de voluntariado

Un Día de voluntariado combina trabajo coordinado, recepción de participantes y un momento para comer juntos. Para que la jornada avance sin pausas, conviene cerrar primero la fecha, el lugar y el programa, y después ocuparse de las inscripciones, los equipos y los materiales. Esta checklist reúne 67 tareas y 62 artículos, desde las carpas y las mesas hasta las tarjetas con nombres y las órdenes de trabajo. También ayuda a detectar lo que suele dejarse para el último momento: las preferencias dietéticas, las bebidas frías y la distribución de voluntarios.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Reservar el catering
Organizar la música y el equipo
Elaborar la lista de voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Imprimir el programa
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir las órdenes de trabajo
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los regalos
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
4 personas
Montar carpas
6 personas
Preparar los materiales de trabajo
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
Marcar las zonas de trabajo
3 personas
Preparar el material de seguridad
2 personas

Evento

Atender el mostrador de check-in
2 personas
Dar la bienvenida a los voluntarios
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
Instruir a los equipos de trabajo
6 personas
Repartir materiales de trabajo
4 personas
Coordinar las actividades laborales
8 personas
Repartir agua
2 personas
Reponer materiales de trabajo
2 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Presentar los resultados del trabajo
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
4 personas
Servir la cena
6 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Servir café y té
3 personas
Agradecer a los voluntarios
2 personas
Repartir los regalos
2 personas
Dar el discurso de despedida
Recoger la basura durante el evento
2 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Limpiar la cocina
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Llevar la basura
3 personas
Dejar el recinto limpio
4 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Enviar un mensaje de agradecimiento
Compartir fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de recepción
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Cuencos reutilizablescant. 70
Vasos reutilizablescant. 100
Copas de vinocant. 70
Tazas de cafécant. 70
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas para servircant. 12
Bandejas de servircant. 10

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarrascant. 8
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Placas de induccióncant. 2
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Faroles LEDcant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 6
Portanombrescant. 8
Tarjetas de valoracióncant. 70

Material deportivo

Guantes de trabajocant. 70
Gafas de seguridadcant. 30
Pinzas para residuoscant. 12
Rastrilloscant. 8
Tijeras de podarcant. 8
Palascant. 6
Carretillascant. 3
Cuboscant. 8
Abrigos de trabajocant. 20

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa, el lugar y el catering antes de abrir las inscripciones. Así puedes enviar una invitación con horarios, ubicación y una previsión realista de comida.
Pide las preferencias dietéticas al registrarse y envía un recordatorio con antelación. No esperes al día del evento para descubrir alergias o dietas especiales.
Prepara por separado las órdenes de trabajo, el plan general y las tarjetas con nombres. Imprime copias suficientes para cada voluntario y deja algunas de reserva.
Comprueba el lugar antes del montaje: confirma dónde irán las carpas, las mesas de trabajo, la recepción y el buffet. Reserva tiempo para colocar también papeleras, sillas y materiales.
Enfría las bebidas y prepara aperitivos antes de que lleguen los participantes. Para el servicio, revisa con antelación vasos, platos, cubiertos, bandejas, termos y equipos de café.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Día de voluntariado?: Envíalas al menos 3 o 4 semanas antes de la jornada para que los voluntarios puedan inscribirse. Envía un recordatorio entre 3 y 7 días antes, incluyendo el horario y cualquier indicación práctica.
¿Cuándo se deben recoger las preferencias dietéticas?: Solicítalas durante la inscripción y fija como límite entre 7 y 10 días antes del evento. Ese margen permite ajustar el catering y preparar opciones separadas sin improvisar.
¿Cuándo hay que imprimir el programa y las órdenes de trabajo?: Imprime el programa, las órdenes de trabajo y el plan de trabajo entre 2 y 3 días antes. Guarda algunas copias extra en la mesa de recepción por si cambia la asignación de voluntarios.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar un Día de voluntariado?: Empieza el montaje al menos 2 horas antes de la llegada de los participantes. Ese tiempo permite instalar carpas, mesas, sillas, recepción y buffet, y comprobar que los materiales de trabajo están listos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.