Checklist pour une fête de carnaval bien organisée

Une fête de carnaval demande surtout de régler les détails dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date, le lieu et le budget, puis gérez les inscriptions avant de commander la nourriture et les boissons. Les costumes, le défilé, le concours et les activités pour enfants nécessitent aussi une préparation séparée. Cette checklist vous aide à suivre les 44 tâches du plan, du premier rendez-vous au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Fixer le budget
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Choisir la musique et le programme de jeux
2 personnes
Définir le concours et les prix
2 personnes
Passer les commandes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Acheter les prix et le matériel de bricolage
2 personnes
Vérifier la décoration
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
Préparer les prix et les formulaires d’inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Accompagner le défilé carnavalesque
4 personnes
Encadrer les jeux pour enfants
4 personnes
Assurer le maquillage
2 personnes
Fournir la musique
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Traiter les inscriptions au concours
2 personnes
Encadrer le concours de déguisements
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Encadrer les activités de danse
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Verresqté 30
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandesqté 20
Canons à confettisqté 6
Nappesqté 8
Masquesqté 60
Braceletsqté 70
Coloriagesqté 80
Crayons de couleurqté 12
Marqueursqté 12
Kits de maquillageqté 4
Gel pailletéqté 6
Miroirsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Matériel de sport

Cerceauxqté 8
Cônesqté 20
Corde de tir à la corde
Sacs de course en sacqté 10

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant de calculer les quantités de catering. Prévoyez une date limite claire, par exemple 10 à 14 jours avant la fête.
Réservez un espace séparé pour les portants à vêtements et prévoyez des bracelets dès l’accueil. Cela évite que les manteaux, les accessoires et les participants se mélangent dès les premières minutes.
Testez les haut-parleurs, la table de mixage, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des invités. Un essai de 30 minutes permet de repérer un câble manquant ou un problème de volume.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et répartissez-les entre les glacières, le bar et le buffet. Gardez quelques gobelets réutilisables, verres et petits bols de réserve pour éviter une pénurie pendant le défilé.
Préparez les formulaires d’inscription, les prix et le matériel du concours avant l’ouverture des portes. Pour un concours avec plusieurs catégories, désignez aussi une personne chargée de noter les résultats pendant que l’équipe accompagne le défilé.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de carnaval ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la fête. Fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement afin de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et les quantités de nourriture.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une fête de carnaval ?: Prévoyez au moins 3 heures pour nettoyer le lieu, installer les tables et les chaises, aménager le buffet et le bar, suspendre la décoration et tester la musique. Ajoutez 30 minutes pour briefer les bénévoles juste avant l’accueil.
Quand acheter les décorations et les prix du concours ?: Achetez les prix, le matériel de bricolage et les éléments de décoration au plus tard 7 jours avant la fête. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les ballons, guirlandes, masques, bracelets et kits de maquillage sans devoir faire des achats le jour même.
Comment organiser le défilé pendant une fête de carnaval ?: Définissez le parcours et le rôle des accompagnateurs avant l’arrivée des invités. Distribuez les bracelets à l’accueil, préparez le microphone et réunissez les participants environ 15 minutes avant le départ du défilé.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.