Checklist voor een carnavalsfeest organiseren
Een carnavalsfeest loopt soepel als je eerst de vaste onderdelen regelt en pas daarna versiering en boodschappen doet. Leg datum, locatie en budget vast, verstuur uitnodigingen en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. Plan ook de wedstrijd, prijzen en carnavalsoptocht op tijd. Op de dag zelf draait alles om een logische opstelling: buffet en bar bij elkaar, verkleedkleding en schmink overzichtelijk klaar, en muziek, licht en microfoon vooraf getest.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Begroting vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziek en spelprogramma kiezen
2 personen
Wedstrijd en prijzen bepalen
2 personen
Bestellingen plaatsen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Prijzen en knutselmateriaal kopen
2 personen
Versiering controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Licht en muziek testen
2 personen
Spelmaterialen klaarzetten
3 personen
Prijzen en inschrijfformulieren klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Carnavalsoptocht begeleiden
4 personen
Kinderspellen begeleiden
4 personen
Schminktafel bemannen
2 personen
Muziek verzorgen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Wedstrijd inschrijvingen verwerken
2 personen
Verkleedwedstrijd begeleiden
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Dansactiviteiten begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Glazenaantal 30
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Schaaltjesaantal 12
- Serveerschalenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
Decoratie
- Ballonnenaantal 150
- Slingersaantal 20
- Confettikanonnenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Maskersaantal 60
- Polsbandjesaantal 70
- Kleurplatenaantal 80
- Kleurpotlodenaantal 12
- Stiftenaantal 12
- Schminksetsaantal 4
- Glittergelaantal 6
- Spiegelsaantal 2
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Sportmateriaal
- Hoepelsaantal 8
- Pionnenaantal 20
- Touwtrektouw
- Zakloopzakkenaantal 10
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag uiterlijk twee weken vooraf om aanmeldingen en dieetwensen. Gebruik het definitieve aantal gasten om catering, bekers, borden en stoelen te berekenen.
- Koel dranken niet pas bij aanvang: zet ze enkele uren eerder in koelboxen en houd een aparte voorraad achter de hand voor het laatste deel van het feest.
- Test luidsprekers, mengpaneel, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten komen. Leg muziek en spelprogramma bovendien op één makkelijk bereikbare plek klaar.
- Richt een vaste hoek in voor schmink, glittergel, spiegels en kleurmateriaal. Zo blijven maskers, stiften en knutselspullen weg van het buffet en vind je ze snel terug.
- Wijs vóór de start een begeleider aan voor de carnavalsoptocht en instrueer vrijwilligers over polsbandjes, inschrijfformulieren, prijzen en afvalbakken.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een carnavalsfeest organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het feest en plaats bestellingen zodra het verwachte aantal gasten bekend is.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een carnavalsfeest?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Koop daarnaast water en houd extra voorraad achter de hand voor vrijwilligers en de optocht.
- Wanneer moet ik de catering voor carnaval bestellen?
- Bestel catering en houdbare hapjes ongeveer 2 tot 3 weken vooraf. Controleer uiterlijk een week van tevoren het aantal aanmeldingen, dieetwensen en de benodigde borden, glazen en serveerschalen.
- Wat moet ik op de dag van een carnavalsfeest als eerste doen?
- Begin 3 tot 4 uur vóór ontvangst met schoonmaken en het plaatsen van tafels, stoelen en buffettafels. Hang daarna de versiering op, richt bar en buffet in, koel dranken en test muziek en microfoon.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.