Organiser un camp d’échecs sans rien oublier
Un camp d’échecs demande plus qu’une salle et quelques échiquiers. Il faut coordonner les inscriptions, les encadrants, les horaires de jeu, le matériel et les informations envoyées aux parents. Cette checklist de 50 tâches et 36 fournitures suit l’organisation dans l’ordre, de la réservation du lieu à l’accueil des participants. Elle vous aide aussi à anticiper les détails souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les pendules ou les clés de la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Réserver des encadrants d'échecs
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Envoyer les infos pratiques aux parents
Préparer l'organisation des échecs
2 personnes
Imprimer le déroulé et les horaires
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel d'échecs
2 personnes
Préparer les prix et certificats
Récupérer les clés du lieu
Aérer la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les échiquiers
3 personnes
Régler les pendules d’échecs
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Animer l'atelier d'échecs
3 personnes
Encadrer les parties d’entraînement
4 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer les snacks de pause
2 personnes
Annoncer la composition du tournoi
2 personnes
Encadrer les tours du tournoi
5 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
Encadrer le tournoi Blitz
4 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix et les certificats
2 personnes
Faire partir les participants en toute sécurité
3 personnes
Suivi
Trier le matériel d’échecs
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rendre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux parents
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 35
- Porte-manteauxqté 2
Matériel de sport
- Jeux d’échecsqté 18
- Pendules d'échecsqté 18
- Échiquier de démonstration
- Casse-têtes d’échecsqté 30
- Prixqté 6
Équipement
- Paperboard
- Marqueursqté 6
- Horloge muraleqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Tasses à caféqté 20
- Pichets de serviceqté 6
Cuisine
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
- Planches à découperqté 2
- Couteaux de cuisineqté 3
- Louchesqté 4
Décoration
- Badges nominatifsqté 40
- Nappesqté 8
- Assiettes rondesqté 6
- Panneaux de directionqté 8
Catering
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillière
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Conseils
- Réservez le lieu et les encadrants plusieurs semaines à l’avance, puis ouvrez rapidement le formulaire d’inscription. Prévoyez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le camp pour vérifier les effectifs et les besoins alimentaires.
- Envoyez aux parents les horaires, l’adresse, les consignes d’arrivée et les informations sur les repas au plus tard 3 jours avant le début. Cela laisse le temps de corriger une erreur dans la liste des participants.
- Préparez le matériel d’échecs la veille : échiquiers, pendules, échiquier de démonstration et casse-têtes. Testez au moins 2 pendules et vérifiez que chaque table de jeu dispose de l’espace nécessaire.
- Arrivez au moins 60 minutes avant l’accueil pour récupérer les clés, aérer la salle et installer tables, chaises, échiquiers et point de restauration. Les badges nominatifs et la table d’inscription doivent être prêts avant l’arrivée du premier participant.
- Imprimez le déroulé, les horaires et la liste des participants en plusieurs exemplaires. Gardez une copie à la table d’inscription et une autre pour les encadrants afin d’éviter les interruptions pendant les activités.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un camp d’échecs ?
- Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu et les encadrants, d’ouvrir les inscriptions, de traiter les réponses et de préparer le matériel.
- Quand ouvrir les inscriptions pour un camp d’échecs ?
- Ouvrez le formulaire environ 3 semaines avant le camp et fixez une clôture 7 jours avant. Vous pourrez alors confirmer les participants, recueillir les allergies et ajuster les achats.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez au moins 60 minutes avant l’accueil, et davantage si les tables ou les chaises doivent être déplacées. L’installation comprend les postes de jeu, les pendules, la table d’inscription et le point de restauration.
- Que faut-il envoyer aux parents avant un camp d’échecs ?
- Envoyez les horaires, l’adresse, les modalités d’arrivée, les consignes pratiques et les informations sur les repas au moins 3 jours avant. Renvoyez aussi un rappel la veille avec un contact en cas de retard.
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