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Schachcamp organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schachcamp steht und fällt mit klaren Zuständigkeiten, einem verlässlichen Zeitplan und vollständigem Material. Kläre zuerst Ort, Betreuung und Anmeldungen, bevor du Aufstellung und Verpflegung planst. Kurz vor Beginn werden Raum, Bretter, Schachuhren und Empfang vorbereitet. Besonders leicht vergessen werden Elterninformationen, Ernährungswünsche, Schlüssel und die Kontrolle der Teilnehmerliste. Die Checkliste führt dich in der passenden Reihenfolge durch Vorbereitung, Aufbau und Empfang.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Schachbetreuer festlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Eltern praktische Infos schicken

  • Schachaufstellung vorbereiten

    2 Personen

  • Ablaufplan und Zeiten drucken

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Schachmaterial sammeln

    2 Personen

  • Preise und Urkunden bereitlegen

  • Standortschlüssel abholen

  • Raum lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Schachbretter aufstellen

    3 Personen

  • Schachuhren einstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Essens- und Getränkestand einrichten

    3 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Spielregeln erklären

    2 Personen

  • Schach-Workshop betreuen

    3 Personen

  • Probefahrten begleiten

    4 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks verteilen

    2 Personen

  • Turniereinteilung bekanntgeben

    2 Personen

  • Turnierrunden begleiten

    5 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Geschirr und Abfall einsammeln

    3 Personen

  • Blitzturnier betreuen

    4 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

    2 Personen

  • Preise und Zertifikate überreichen

    2 Personen

  • Teilnehmer sicher abreisen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Schachmaterial sortieren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen zurückbringen

  • Dankesnachricht an die Eltern senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 35
  • KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

  • SchachsetsAnz. 18
  • SchachuhrenAnz. 18
  • Demonstrationsschachbrett
  • SchachrätselAnz. 30
  • PreiseAnz. 6

Ausstattung

  • Flipchart
  • MarkerAnz. 6
  • WanduhrAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 20
  • AusgießkannenAnz. 6

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 4

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 40
  • TischdeckenAnz. 8
  • Runde TellerAnz. 6
  • WegweiserAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • MülleimerAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • Wischmopp
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Tipps

  • Lege Betreuung und Anmeldefrist früh fest. Prüfe die Teilnehmerliste spätestens zwei bis drei Tage vor dem Camp und erfasse Ernährungswünsche, damit beim Einkauf nichts fehlt.
  • Schicke Eltern die praktischen Informationen mindestens 5 Tage vorher. Nenne Beginn, Ende, Ort, benötigte Kleidung und eine Kontaktmöglichkeit für Verspätungen.
  • Bereite die Schachaufstellung und den Ablaufplan vor dem Aufbau vor. Drucke den Zeitplan mindestens zweimal aus: einmal für den Registrierungstisch und einmal für die Betreuung.
  • Teste jedes Schachset und jede Schachuhr am Vortag. Plane pro Spielplatz ein vollständiges Set ein und lege ein zusätzliches Set sowie Ersatzbatterien oder eine andere Stromversorgung bereit.
  • Richte Registrierung und Verpflegung getrennt voneinander ein. Stelle Namensschilder, Anwesenheitsliste, Becher und Serviergeschirr mindestens 30 Minuten vor dem Empfang bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Schachcamp organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Standorts und der Festlegung der Betreuung. Die Einladungen sollten mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viele Schachbretter braucht man für ein Schachcamp?
Plane ein vollständiges Schachset pro gleichzeitig spielender Personengruppe beziehungsweise pro Spielbrett ein. Lege zusätzlich mindestens ein Ersatzset bereit, damit ein fehlendes Teil oder beschädigtes Material den Ablauf nicht stoppt.
Wann sollte man die Eltern über das Schachcamp informieren?
Sende die praktischen Informationen spätestens 5 Tage vor Beginn. Die endgültige Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und besondere Hinweise solltest du 2 bis 3 Tage vorher nochmals prüfen.
Wie lange vor Beginn muss der Raum vorbereitet werden?
Plane mindestens 60 Minuten für Lüften, Tische, Stühle, Bretter, Schachuhren, Empfang und Verpflegung ein. Hole den Standortschlüssel vorher ab, damit der Aufbau nicht auf die Öffnung des Raums warten muss.

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