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Organiser un camp d’automne : la checklist complète

Un camp d’automne demande une préparation progressive, car le programme dépend à la fois des inscriptions, de la météo et du matériel disponible. Commence par fixer la date, le lieu et les activités, puis rassemble les informations nécessaires pour répartir les participants et prévenir les parents. La dernière semaine sert surtout à confirmer les effectifs, les besoins alimentaires et les prévisions. Le jour même, prévois du temps pour ouvrir, aérer, installer et préparer chaque activité avant l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Réserver le lieu du camp

  • Réserver des activités au lieu

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Vérifier les contacts d'urgence

    2 personnes

  • Répartir définitivement les participants

    2 personnes

  • Envoyer les infos pratiques aux parents

  • Vérifier les prévisions météo

  • Adapter le programme à la météo

    2 personnes

  • Commander les courses

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Étiqueter le matériel

    2 personnes

  • Récupérer les courses

    2 personnes

  • Mettre les produits réfrigérés au frais

    2 personnes

  • Imprimer l'itinéraire et la répartition des groupes

  • Charger la trousse de premiers secours et les téléphones

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Aérer les espaces

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Préparer le comptoir d’enregistrement

    2 personnes

  • Préparer le matériel par activité

    4 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Préparer le déjeuner pour les accompagnateurs

    2 personnes

  • Faire une ronde de sécurité sur le site

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Transporter les bagages vers les dortoirs

    4 personnes

  • Expliquer le règlement intérieur et le programme

    2 personnes

  • Répartir les équipes et les accompagnateurs

    3 personnes

  • Animer le jeu de présentation

    4 personnes

  • Animer la promenade d'automne

    6 personnes

  • Servir des boissons chaudes

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Installer le buffet du dîner

    4 personnes

  • Servir le dîner

    5 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Distribuer le matériel de jeu

    3 personnes

  • Encadrer l’activité d’équipe

    6 personnes

  • Mettre en place les boissons et les snacks

    3 personnes

  • Animer l’activité du soir

    5 personnes

  • Vérifier à nouveau la présence

    2 personnes

  • Ranger le dîner et les boissons

    4 personnes

  • Accompagner les participants vers les dortoirs

    4 personnes

  • Organiser le briefing des accompagnateurs

    6 personnes

Suivi

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Conserver les restes alimentaires au frais

    2 personnes

  • Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine

    4 personnes

  • Nettoyer les espaces d'activité

    4 personnes

  • Vérifier les espaces de couchage

    3 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Emballer le matériel

    4 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Informer les parents des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 6
  • Chaisesqté 40
  • Porte-manteauxqté 4
  • Table d’enregistrement

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 40
  • Bols réutilisablesqté 40
  • Gobelets réutilisablesqté 50
  • Couverts réutilisablesqté 45
  • Thermosqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Louchesqté 6
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Glacièresqté 3
  • Gants de cuisine مقاillés ضد coupureqté 4

Équipement

  • Bouilloiresqté 2
  • Enceintes portablesqté 2
  • Rallongesqté 3
  • Batteries externes rechargeablesqté 4
  • Lampes de pocheqté 8

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 4
  • Lampes à pilesqté 6

Matériel de sport

  • Ballons de footballqté 3
  • Frisbeesqté 4
  • Témoins de relaisqté 6
  • Cônesqté 20
  • Cordes à sauterqté 8
  • Boussoleqté 6
  • Cartes de parcours imperméablesqté 6
  • Gilets réfléchissantsqté 12

Décoration

  • Décoration de feuilles d’automneqté 2
  • Guirlandes en papierqté 6
  • Badges nominatifsqté 45
  • Marqueursqté 20
  • Rouleaux de ruban adhésifqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Seauxqté 4
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Sacs de premiers secoursqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixe le programme avant d’envoyer les invitations : les parents doivent connaître les horaires, le lieu, les activités prévues et la date limite d’inscription. Prévois aussi une procédure claire pour signaler une absence ou un changement de dernière minute.
  • Traite les inscriptions avant de répartir définitivement les participants. Regroupe dans un même document les contacts d’urgence, les besoins alimentaires et les informations utiles à transmettre aux accompagnateurs.
  • Vérifie la météo quelques jours avant le camp, puis de nouveau la veille. Prépare une version adaptée du programme afin de pouvoir remplacer rapidement une activité extérieure si la pluie ou le froid s’installe.
  • Ne commande pas les courses avant d’avoir arrêté le nombre de participants et recueilli les besoins alimentaires. Récupère les produits suffisamment tôt pour mettre immédiatement les aliments réfrigérés au frais.
  • Consacre le début de la journée à l’installation : ouvre et aère le lieu, installe les tables et les chaises, prépare l’enregistrement, puis rassemble le matériel par activité. Imprime aussi l’itinéraire et la répartition des groupes avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp d’automne ?
Commence plusieurs semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu et les activités, puis envoie les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence avant la répartition des groupes.
Que faut-il envoyer aux parents avant un camp d’automne ?
Envoie les horaires, l’adresse, l’itinéraire, les activités prévues, les affaires à prévoir et un contact joignable le jour du camp. Transmets les informations pratiques après la répartition définitive des participants, puis rappelle les détails quelques jours avant.
Quand vérifier la météo pour un camp d’automne ?
Fais une première vérification quelques jours avant afin d’adapter le programme, puis contrôle les prévisions la veille. Garde une alternative prête pour les activités extérieures, notamment les jeux sportifs et le parcours d’orientation.
Que préparer le matin d’un camp d’automne ?
Arrive assez tôt pour ouvrir et aérer les espaces, installer les tables, les chaises et le comptoir d’enregistrement, puis préparer le matériel par activité. Charge également la trousse de premiers secours et les téléphones avant l’accueil du groupe.

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