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Herbstcamp organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Herbstcamp braucht mehr Vorbereitung als ein einzelner Ausflug: Unterkunft, Programm, Betreuung, Verpflegung und wetterfeste Materialien müssen zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Ablauf fest, reserviere das Zeltlager und verschicke die Einladungen. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Notfallkontakte und die endgültige Gruppeneinteilung. Kurz vor dem Start prüfst du das Wetter, passt Aktivitäten an und stellst Material, Einkäufe und Informationen für Eltern bereit.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Zeltlager reservieren

  • Aktivitäten am Veranstaltungsort buchen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Notfallkontakte überprüfen

    2 Personen

  • Teilnehmende endgültig einteilen

    2 Personen

  • Eltern praktische Informationen senden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Programm an das Wetter anpassen

    2 Personen

  • Einkäufe bestellen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien beschriften

    2 Personen

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Kühlprodukte kalt stellen

    2 Personen

  • Route und Gruppeneinteilung drucken

  • Erste-Hilfe-Tasche und Telefone laden

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume lüften

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Check-in-Tisch vorbereiten

    2 Personen

  • Materialien pro Aktivität bereitlegen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Mittagessen für Betreuer bereitstellen

    2 Personen

  • Sicherheitsrunde über das Gelände gehen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Gepäck zu den Schlafräumen bringen

    4 Personen

  • Hausregeln und Programm erklären

    2 Personen

  • Teams und Betreuer einteilen

    3 Personen

  • Kennenlernspiel anleiten

    4 Personen

  • Herbstwanderung begleiten

    6 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Spielmaterialien verteilen

    3 Personen

  • Teamaufgabe begleiten

    6 Personen

  • Getränke und Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    5 Personen

  • Anwesenheit erneut prüfen

    2 Personen

  • Abendessen und Getränke aufräumen

    4 Personen

  • Teilnehmer zu den Schlafräumen begleiten

    4 Personen

  • Betreuerbriefing durchführen

    6 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Essensreste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Geschirr und Küchenutensilien abwaschen

    4 Personen

  • Aktivitätsräume reinigen

    4 Personen

  • Schlafräume kontrollieren

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    4 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Eltern über Fundgegenstände informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 40
  • KleiderständerAnz. 4
  • Check-in-Tisch

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 40
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 45
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 3
  • Schnittfeste KüchenhandschuheAnz. 4

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 2
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 3
  • FrisbeesAnz. 4
  • StaffelstäbeAnz. 6
  • KegelAnz. 20
  • SpringseileAnz. 8
  • KompassAnz. 6
  • Wasserdichte StreckenkartenAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 12

Dekoration

  • Herbstlaub-DekorationAnz. 2
  • PapiergirlandenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 45
  • StifteAnz. 20
  • KlebebandrollenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 12
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Erste-Hilfe-TaschenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere das Zeltlager möglichst früh und buche Aktivitäten erst, wenn Datum, Gruppengröße und Betreuungsaufteilung feststehen. So vermeidest du Änderungen bei Anmeldungen und Routen.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Notfallkontakte zusammen mit der Anmeldung, nicht erst am Anreisetag. Prüfe die Kontaktdaten spätestens eine Woche vor dem Camp erneut.
  • Plane für wechselhaftes Herbstwetter mindestens eine alternative Aktivität ein. Prüfe die Vorhersage am Vortag und lege wasserdichte Streckenkarten, Taschenlampen und Warnwesten griffbereit.
  • Beschrifte Materialien nach Aktivität und Gruppe, bevor du sie einpackst. Sportmaterial wie Fußbälle, Frisbees, Staffelstäbe, Kegel und Springseile sollte pro Programmpunkt vollständig bereitliegen.
  • Bereite den Check-in-Tisch am Anreisetag vor und stelle Erste-Hilfe-Tasche sowie geladene Telefone bereit. Lüfte die Räume, stelle Tische und Stühle auf und halte das Mittagessen für Betreuer vor Beginn bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Herbstcamp organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Zeltlagerreservierung. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Camp verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wann sollte man die endgültige Gruppeneinteilung machen?
Teile die Gruppen spätestens 7 Tage vor dem Start endgültig ein. Dann kannst du Routen, Gruppenzuordnung und Materialkisten drucken beziehungsweise beschriften und Eltern die praktischen Informationen senden.
Wann muss man das Wetter für ein Herbstcamp prüfen?
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und noch einmal am Morgen des Campstarts. Passe das Programm dann an und entscheide, welche Aktivitäten drinnen stattfinden oder wetterfest vorbereitet werden müssen.
Wie viel Material braucht man für ein Herbstcamp?
Plane pro Aktivität eine vollständige Materialausstattung und eine kleine Reserve ein. Für Gruppen im Freien gehören je nach Programm unter anderem Warnwesten, Taschenlampen, wasserdichte Streckenkarten und ein Kompass zur griffbereiten Ausrüstung.

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