Herfstkamp organiseren: checklist van voorbereiding tot vertrek
Een herfstkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en activiteiten. Je regelt vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten en groepsindeling, terwijl weer en vroeg donker worden je programma kunnen beïnvloeden. Reserveer activiteiten op tijd en controleer materialen voordat je boodschappen en spullen naar de locatie brengt. Op de dag zelf helpen een duidelijke inchecktafel, gelabelde materialen, opgeladen telefoons en een geprinte route om rustig te starten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Kamplocatie reserveren
Activiteiten bij de locatie boeken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten controleren
2 personen
Deelnemers definitief indelen
2 personen
Ouders praktische informatie sturen
Weersverwachting controleren
Programma aanpassen aan het weer
2 personen
Boodschappen bestellen
Materialen controleren
2 personen
Materialen labelen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Koelproducten koud zetten
2 personen
Route en groepsindeling printen
EHBO-tas en telefoons laden
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inchecktafel klaarmaken
2 personen
Materialen per activiteit klaarleggen
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Lunch voor begeleiders klaarzetten
2 personen
Veiligheidsronde door locatie lopen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bagage naar slaapruimtes brengen
4 personen
Huisregels en programma uitleggen
2 personen
Teams en begeleiders indelen
3 personen
Kennismakingsspel begeleiden
4 personen
Herfstwandeling begeleiden
6 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Diner serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Spelmaterialen uitdelen
3 personen
Teamopdracht begeleiden
6 personen
Dranken en snacks klaarzetten
3 personen
Avondactiviteit begeleiden
5 personen
Aanwezigheid opnieuw controleren
2 personen
Avondeten en drinken opruimen
4 personen
Deelnemers naar slaapruimtes begeleiden
4 personen
Begeleidersbriefing houden
6 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Etensresten gekoeld opbergen
2 personen
Servies en keukenspullen afwassen
4 personen
Activiteitenruimtes schoonmaken
4 personen
Slaapruimtes controleren
3 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Materialen inpakken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Ouders informeren over gevonden spullen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 40
- Kapstokkenaantal 4
- Inchecktafel
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Herbruikbaar bestekaantal 45
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
- Koelboxenaantal 3
- Snijbestendige keukenhandschoenenaantal 4
Apparatuur
- Waterkokersaantal 2
- Draagbare speakersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Oplaadbare powerbanksaantal 4
- Zaklampenaantal 8
Verlichting
- LED-lichtslingersaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 3
- Frisbeesaantal 4
- Estafettestokkenaantal 6
- Pionnenaantal 20
- Springtouwenaantal 8
- Kompasaantal 6
- Waterdichte routekaartenaantal 6
- Reflectiehesjesaantal 12
Decoratie
- Herfstbladeren decoratieaantal 2
- Papieren slingersaantal 6
- Naamkaartjesaantal 45
- Stiftenaantal 20
- Plakbandrollenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- EHBO-tassenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma en kamplocatie eerst vast. Boek activiteiten bij de locatie daarna, zodat je uitnodigingen met een concreet programma kunt versturen.
- Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk één week vooraf. Deel deelnemers vervolgens definitief in en stuur ouders alle praktische informatie.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en pas het programma aan als buitenactiviteiten niet doorgaan. Leg waterdichte routekaarten, zaklampen en batterijlantaarns klaar voor donker of nat weer.
- Controleer materialen minimaal twee dagen vooraf en label ze per activiteit. Zet koelproducten pas na het ophalen direct koud en leg sportmateriaal zoals pionnen, springtouwen en hesjes per onderdeel klaar.
- Print route en groepsindeling op de dag ervoor en laad telefoons en powerbanks volledig op. Richt vóór aankomst de inchecktafel in, ventileer de ruimtes en zet tafels, stoelen en de lunch voor begeleiders klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een herfstkamp organiseren?
- Leg de datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Boek activiteiten en verstuur uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor vertrek de aanmeldingen kunt verwerken.
- Wanneer moet ik dieetwensen en noodcontacten verzamelen?
- Vraag dieetwensen en noodcontacten meteen bij de aanmelding uit. Controleer beide gegevens uiterlijk 7 dagen voor het kamp en neem de definitieve lijst mee naar de locatie.
- Wanneer controleer ik het weer voor een herfstkamp?
- Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van vertrek. Pas het programma dan aan en controleer of routekaarten, verlichting en warme voorzieningen beschikbaar zijn.
- Wat moet ik de avond voor een herfstkamp klaarzetten?
- Print route en groepsindeling, laad telefoons en powerbanks op en controleer de EHBO-tas de avond ervoor. Zet materialen per activiteit klaar en plan het ophalen van boodschappen zo dat koelproducten direct koud kunnen worden gezet.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!