Checklist pour organiser les portes ouvertes de la déchetterie

Une journée portes ouvertes à la déchetterie demande une préparation plus précise qu’un simple accueil du public. Il faut prévoir le parcours des visiteurs, les explications sur le tri, les démonstrations et la circulation sur le site, sans oublier les autorisations et la sécurité. Commencez par fixer le programme et le nombre attendu de visiteurs, puis avancez vers la communication, les fournisseurs et la mise en place. Cette checklist rassemble les étapes à suivre jusqu’aux dernières vérifications le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le public cible et le nombre de visiteurs
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur le site web
Publier des publications sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Créer un programme de tri des déchets
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Planifier les démonstrations
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Vérifier les autorisations et les déclarations
Vérifier les informations d'assurance
Vérifier les prévisions météo
Imprimer le déroulé
Imprimer le plan
Créer la signalisation
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
Préparer le quiz et le concours
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Vérifier les outils
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Faire les courses
2 personnes
Inspecter le lieu
3 personnes
Baliser le terrain en toute sécurité
3 personnes
Balisage du parking
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Signaler les flux de déchets
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Dégager le parcours de visite
3 personnes
Briefer le personnel
4 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les activités
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Faire une démonstration du tri des déchets
2 personnes
Assurer la présentation sur le recyclage
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Animer le quiz
2 personnes
Remettre les prix
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Encadrer la circulation
2 personnes
Encadrer les séances photo
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Rassembler les outils
3 personnes
Retirer les panneaux d'information
2 personnes
Évacuer les flux de déchets
3 personnes
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Restituer le mobilier
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Remettre le matériel en place
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les photos et les documents
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Accueil
Nappesqté 8
Portant à vêtements

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 4
Pincesqté 6
Bacs de rangementqté 12
Carafes d’eauqté 6
Plateauxqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Étiquettes de poubelleqté 10
Seaux de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Balais à mainqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Stations de désinfectant pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Flèches de directionqté 20
Drapeauxqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Marqueursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100
Panneaux en ardoiseqté 4

Matériel de sport

Tables de bricolage pour enfantsqté 3
Sets de crayons de couleurqté 12
Tapis de bricolageqté 12
Bourdons de quizqté 4
Coupesqté 10
Gants réutilisablesqté 30
Lunettes de sécuritéqté 30
Casques de chantierqté 10

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre de visiteurs attendu au moins 4 à 6 semaines avant l’événement : ce chiffre détermine le nombre de créneaux de visite, de chaises, de gobelets et de portions de restauration.
Prévoyez les visites guidées et les démonstrations en petits groupes, par exemple toutes les 30 minutes, afin d’éviter les attroupements près des zones de dépôt et de garder un parcours fluide.
Ne repoussez pas les autorisations, déclarations et vérifications d’assurance à la dernière semaine. Contrôlez ces points dès que la date et le programme sont arrêtés, puis conservez les confirmations avec le déroulé.
Testez les présentations, le vidéoprojecteur, l’écran, les ordinateurs portables et la sonorisation plusieurs jours avant l’ouverture. Ajoutez des rallonges, multiprises, batteries externes et lampes LED pour les zones qui en ont besoin.
Préparez la signalétique et le plan avant l’installation : indiquez clairement l’accueil, le départ des visites, les démonstrations, les sanitaires et les sorties. Imprimez aussi le déroulé afin que chaque intervenant sache où être et à quelle heure.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser les portes ouvertes d’une déchetterie ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les autorisations, les fournisseurs, le programme des visites, la communication et le matériel technique.
Combien de visiteurs prévoir par visite guidée ?: Définissez la capacité selon la circulation et les zones accessibles, puis créez des créneaux de 20 à 30 minutes. Des groupes plus petits facilitent les explications et réduisent les risques près des équipements.
Quand envoyer les invitations pour les portes ouvertes de la déchetterie ?: Envoyez une première invitation 3 à 4 semaines avant l’événement, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Si les visites sont sur inscription, indiquez clairement la date limite et les créneaux encore disponibles.
Que faut-il vérifier la veille des portes ouvertes ?: La veille, vérifiez la météo, les autorisations, l’assurance, les outils, le matériel de premiers secours et les branchements électriques. Contrôlez aussi les impressions, les badges, les panneaux d’information et le plan du site.

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