Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en una estación de reciclaje

Una jornada de puertas abiertas en una estación de reciclaje necesita más que un programa de visitas. Hay que coordinar grupos, demostraciones, proveedores, permisos, seguridad y la circulación de visitantes por las instalaciones. Esta checklist reúne las tareas y los materiales necesarios en el orden adecuado, desde fijar la fecha hasta revisar las herramientas y los primeros auxilios. También ayuda a detectar lo que suele dejarse para el último momento, como la señalización, las acreditaciones y las pruebas técnicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir el público objetivo y el número de visitantes
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en la página web
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Crear un programa de gestión de residuos
2 personas
Planificar las visitas guiadas
2 personas
Planificar demostraciones
2 personas
Confirmar proveedores
Comprobar permisos y notificaciones
Comprobar los datos del seguro
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir el plano
Crear la señalización
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar los carteles informativos
2 personas
Preparar el concurso y el sorteo
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Comprobar las herramientas
2 personas
Comprobar los suministros de primeros auxilios
Hacer la compra
2 personas
Inspeccionar el lugar
3 personas
Delimitar el terreno de forma segura
3 personas
Señalizar la ruta de aparcamiento
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Señalizar los flujos de residuos
2 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Despejar la ruta de la visita guiada
3 personas
Dar briefing al personal
4 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
2 personas
Dirigir a los visitantes a las actividades
2 personas
Guiar visitas
3 personas
Mostrar la separación de residuos
2 personas
Presentar la charla sobre reciclaje
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Dirigir el quiz
2 personas
Entregar premios
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Guiar los flujos de tráfico
2 personas
Coordinar los momentos fotográficos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas

Seguimiento

Cerrar catering
3 personas
Reunir herramientas
3 personas
Retirar los paneles informativos
2 personas
Retirar los flujos de residuos
3 personas
Limpiar mesas y sillas
3 personas
Limpiar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Devolver el mobiliario
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar señales de tráfico
2 personas
Volver a colocar los materiales
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Archivar fotos y documentos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 4
Mostrador de recepción
Mantelescant. 8
Perchero

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Tijerascant. 4
Pinzascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Jarras de aguacant. 6
Bandejascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Etiquetas para papelerascant. 10
Cubos de limpiezacant. 4
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Escobas de manocant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Puestos de desinfectante de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 2

Decoración

Paneles informativoscant. 12
Flechas de rutacant. 20
Banderascant. 12
Guirnaldascant. 6
Credencialescant. 60
Portabadgescant. 60
Rotuladorescant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100
Pizarrascant. 4

Material deportivo

Mesas de manualidades para niñoscant. 3
Juegos de lápices de colorescant. 12
Tapetes de manualidadescant. 12
Timbres para concursoscant. 4
Copas premiocant. 10
Guantes reutilizablescant. 30
Gafas de seguridadcant. 30
Cascos de trabajocant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el número previsto de visitantes antes de enviar invitaciones. Con esa cifra podrás organizar las inscripciones, las visitas guiadas, el catering y la cantidad de acreditaciones.
Planifica las visitas guiadas y las demostraciones en bloques concretos, dejando tiempo entre grupos para evitar cruces. Prueba las presentaciones y el proyector antes de abrir las puertas.
Comprueba los permisos, las notificaciones y los datos del seguro con suficiente antelación; no los dejes para la semana del evento. Guarda una copia del plano y del plan de trabajo impresa para el equipo.
Prepara la señalización y los carteles informativos antes del montaje. La entrada, la recepción, los recorridos, las zonas restringidas y los puntos de residuos deben poder identificarse sin preguntar.
Haz una revisión técnica el día anterior: sonido, micrófonos inalámbricos, portátiles, cables, regletas, baterías externas y lámparas LED. Comprueba también las herramientas y los suministros de primeros auxilios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en una estación de reciclaje?: Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Reserva pronto el catering y los proveedores, y deja la última semana para confirmar permisos, seguro, previsión meteorológica, señalización y materiales.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha. Cierra las inscripciones aproximadamente 5 días antes para conocer el número de visitantes y sus preferencias dietéticas.
¿Cómo se organizan las visitas guiadas en una estación de reciclaje?: Divide a los visitantes en grupos con horarios definidos y deja al menos 10 minutos entre recorridos. El tamaño de cada grupo debe ajustarse al espacio, la seguridad y la capacidad del personal que guía la visita.
¿Qué hay que revisar el día anterior al evento?: Revisa el plano, el plan de trabajo, las acreditaciones, los carteles y la señalización. Haz una prueba completa del sonido y las presentaciones, y confirma que las herramientas y los suministros de primeros auxilios están disponibles.

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