Milieustraat open dag organiseren: checklist
Een milieustraat open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen bezoekers uitnodigen. Je stemt het programma af op afvalstromen, rondleidingen en demonstraties, terwijl verkeer, veiligheid en techniek gewoon moeten doorlopen. Leg eerst datum, doelgroep en bezoekersaantal vast en werk daarna toe naar leveranciers, communicatie en een duidelijke plattegrond. In de laatste week draait alles om testen, controleren en het voorkomen van vertraging bij ontvangst, presentaties en catering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Doelgroep en bezoekersaantal bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op website plaatsen
Socialmediaberichten publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Afvalstromenprogramma maken
2 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Demonstraties plannen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Vergunningen en meldingen controleren
Verzekeringsgegevens controleren
Weersverwachting controleren
Draaiboek afdrukken
Plattegrond afdrukken
Bewegwijzering maken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Informatieborden voorbereiden
2 personen
Quiz en prijsvraag voorbereiden
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Gereedschap controleren
2 personen
EHBO-middelen controleren
Boodschappen doen
2 personen
Locatie inspecteren
3 personen
Terrein veilig afzetten
3 personen
Parkeerroute markeren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Afvalstromen voorzien van borden
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Rondleidingsroute vrijmaken
3 personen
Medewerkers briefen
4 personen
Event
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma toelichten
2 personen
Bezoekers naar activiteiten verwijzen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Afvalscheiding demonstreren
2 personen
Recyclingpresentatie verzorgen
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Quiz begeleiden
2 personen
Prijzen uitreiken
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verkeersstromen begeleiden
2 personen
Fotomomenten begeleiden
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen
Nazorg
Catering afsluiten
3 personen
Gereedschap verzamelen
3 personen
Informatieborden verwijderen
2 personen
Afvalstromen opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Servies en keukenspullen reinigen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair retourneren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Verkeersborden verwijderen
2 personen
Materialen terugplaatsen
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's en documenten archiveren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 4
- Baliebalie
- Tafelkledenaantal 8
- Kledingrek
Apparatuur
- Geluidset
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 350
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Scharenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Opslagbakkenaantal 12
- Waterkannenaantal 6
- Dienbladenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalbaklabelsaantal 10
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Handvegersaantal 4
- Stofblikkenaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handdesinfectiestationsaantal 4
- Toiletborstelsaantal 2
Decoratie
- Informatiebordenaantal 12
- Routepijlenaantal 20
- Vlaggenaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Naambadgesaantal 60
- Badgehoudersaantal 60
- Stiftenaantal 12
- Plakbandrollenaantal 8
- Tie-wrapsaantal 100
- Krijtbordenaantal 4
Sportmateriaal
- Kinderknutseltafelsaantal 3
- Kleurpotlodensetsaantal 12
- Knutselmattenaantal 12
- Quizbellenaantal 4
- Prijsbekersaantal 10
- Herbruikbare handschoenenaantal 30
- Veiligheidsbrillenaantal 30
- Werkhelmenaantal 10
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan rondleidingen en demonstraties in tijdsblokken en koppel per onderdeel een verantwoordelijke. Zo voorkom je dat bezoekers tegelijk bij de balie, een demonstratie en een rondleiding worden verwacht.
- Controleer vergunningen, meldingen en verzekeringsgegevens minstens 4 weken vooraf. Een open dag op een milieustraat kan extra aandacht vragen voor bezoekersstromen, afzettingen en demonstraties met gereedschap.
- Test geluidset, draadloze microfoons, laptops, beamer en projectiescherm uiterlijk 1 week voor de open dag op de plek waar ze worden gebruikt. Leg verlenghaspels en stekkerdozen vooraf per zone klaar, zodat je op de dag zelf niet hoeft te zoeken.
- Maak de plattegrond niet alleen voor bezoekers, maar ook voor medewerkers en leveranciers. Zet afvalstromen, ontvangst, rondleidingen, demonstraties, catering, EHBO en noodroutes erop en druk hem samen met het draaiboek af.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan definitief waar partytent, tafels, stoelen, ledlampen en lichtslingers komen. Regel ook een alternatief voor presentaties en catering als buiten opbouwen niet lukt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een milieustraat open dag organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, doelgroep en bezoekersaantal. Reserveer catering, bevestig leveranciers en controleer vergunningen en meldingen uiterlijk 4 weken voor de open dag.
- Wat moet ik 1 week voor een milieustraat open dag controleren?
- Test alle presentaties en audiovisuele apparatuur, controleer gereedschap en EHBO-middelen en druk draaiboek en plattegrond af. Werk ook de aanmeldingen en dieetwensen bij, zodat je catering op het juiste aantal bezoekers afstemt.
- Hoe plan ik rondleidingen tijdens een open dag van een milieustraat?
- Werk met vaste tijdsblokken en houd per rondleiding rekening met de groepsgrootte en looptijd van de route. Plan minimaal 15 minuten tussen twee rondleidingen voor wisselen, vragen en eventuele vertraging.
- Wanneer controleer ik het weer voor een milieustraat open dag?
- Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die beslissing om de plaats van tenten, tafels, verlichting, bewegwijzering en eventuele binnenalternatieven definitief te maken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!