Checklist pour organiser un pique-nique de jeux

Un pique-nique de jeux demande plus qu’un panier et quelques jeux de société. Il faut réserver le lieu, confirmer les participants, prévoir les repas et vérifier que chaque activité dispose de son matériel. Cette checklist suit l’organisation dans le bon ordre, de la date aux dernières installations sur place. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : besoins alimentaires, boissons à refroidir, jeux incomplets et solution de repli en cas de pluie.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du pique-nique
Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Inventorier les jeux
2 personnes
Compléter ou emprunter des jeux
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Envoyer les informations de présence
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler les jeux et le matériel
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les sandwichs et les salades
3 personnes
Remplir les paniers de pique-nique
2 personnes
Vérifier le site et le revêtement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Étaler les couvertures de pique-nique
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les stations de jeu
3 personnes
Dresser les tables du buffet
3 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes

Événement

Assurer l’accueil et l’enregistrement
2 personnes
Expliquer les règles et le programme
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
Animer les manches du jeu
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet et les tables
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Animer les jeux du soir
3 personnes
Rassembler les objets trouvés et les affaires oubliées
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Emballer les jeux et le matériel
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 48
Plaids de pique-niqueqté 12
Tables de buffetqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Louches à soupeqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Plateauxqté 4

Matériel de sport

Jeux de sociétéqté 12
Jeux de cartesqté 8
Jeu de kubbqté 2
Boules de pétanqueqté 3
Frisbeesqté 4
Ballons de footballqté 2
Corde de tir à la corde
Panneaux de scoreqté 4
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 6

Décoration

Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Lanternesqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4

Équipement

Enceinte Bluetooth
Batteries externesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balais à mainqté 2
Pince à déchetsqté 2
Kit de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et fixez la date au moins 4 semaines à l’avance. Vérifiez dès ce moment les règles concernant les tentes de réception, les tables et l’accès au site.
Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant le pique-nique. Demandez en même temps les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires afin d’adapter les sandwichs, salades et en-cas.
Inventoriez les jeux avant de faire les achats. Comptez les jeux de société et de cartes, puis contrôlez les éléments des jeux de kubb, de pétanque, des frisbees et des ballons ; empruntez ce qui manque au plus tard une semaine avant.
Consultez les prévisions météo 5 jours avant, puis de nouveau la veille. Préparez les tentes de réception et choisissez un revêtement praticable si le sol risque d’être humide, surtout pour les couvertures et les jeux extérieurs.
Le jour même, prévoyez 90 minutes pour l’installation. Montez les tables et les tentes, étalez les couvertures, installez les stations de jeu et refroidissez les boissons avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique de jeux ?: Prévoyez 4 semaines pour réserver le lieu, fixer le programme et envoyer les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, les achats, la préparation des repas et le contrôle du matériel.
Quand confirmer les participants à un pique-nique de jeux ?: Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement. Envoyez ensuite les informations de présence avec l’horaire, le lieu, les besoins à signaler et les éventuelles consignes météo.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un pique-nique de jeux ?: Comptez environ 1,5 litre de boissons par personne pour une demi-journée, dont au moins 0,5 litre d’eau. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début et gardez de l’eau dans des carafes accessibles pendant les jeux.
Combien de temps faut-il pour installer un pique-nique de jeux ?: Réservez 90 minutes avec au moins deux personnes pour installer les tables, les chaises, les couvertures, les tentes et le buffet. Ajoutez 30 minutes si les stations de jeu sont nombreuses ou si le matériel doit être réparti sur un grand site.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.