Checklist pour organiser un pique-nique de collecte de fonds

Un pique-nique de collecte de fonds demande plus qu’un panier-repas et quelques couvertures. Il faut cadrer l’objectif financier, réserver le lieu, gérer les inscriptions et prévoir une organisation simple pour les dons sur place. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, des premières décisions au rangement final. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : autorisations, besoins alimentaires, matériel réfrigéré, vaisselle et solution de repli en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les permis et les règles
Réserver le lieu
Définir l’objectif de collecte de fonds
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Choisir le mode de paiement pour les dons
2 personnes
Créer une demande de paiement et un code QR
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Choisir la musique et les activités
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Planifier les repas diététiques
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Vérifier les glacières et les thermos
2 personnes
Compter le linge de table et la vaisselle
2 personnes
Préparer les cartes de don
2 personnes
Imprimer les programmes et la signalétique
2 personnes
Sceller les boîtes de dons
2 personnes
Faire les courses de produits frais
3 personnes
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
Préparer les salades et les garnitures
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises et les couvertures
4 personnes
Installer le buffet et les tables de boissons
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le point de dons
2 personnes
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier la caisse et la boîte à dons
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer les possibilités de don
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Fournir la musique
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Enregistrer les dons numériquement
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
Servir le plat principal
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer le moment de remerciement
2 personnes
Collecter les derniers dons
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets et la vaisselle
5 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
Fermer les boîtes de dons
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Compter et virer les dons
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Partager les recettes avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Plaids de pique-niqueqté 20
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 90
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 120
Verres à vinqté 60
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Équipement

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Numéros de tableqté 8
Cartes des allergènesqté 20
Cartes de menuqté 12
Panneaux de signalisationqté 8
Panneau de dons
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes rechargeablesqté 10
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

Paniers de pique-niqueqté 6
Frisbeesqté 6
Ballonsqté 6
Jeux en boisqté 4
Cordes à sauterqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Boîtes à donsqté 3
Caisse
Panneaux QR codeqté 6
Étiquettes nominativesqté 100
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 4
Trousse à crayonsqté 4
Courses

Conseils

Fixez l’objectif de collecte avant d’établir le budget : prévoyez une méthode de paiement claire, un lien de don et un code QR testés au moins 7 jours avant le pique-nique.
Ouvrez les inscriptions 3 à 4 semaines à l’avance et demandez immédiatement les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité. Arrêtez la liste définitive des invités 5 jours avant.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures : accueil et dons, buffet, boissons, activités et rangement. Confirmez leurs rôles 3 jours avant pour éviter qu’une seule personne gère tout sur place.
Surveillez la météo chaque jour pendant les 5 jours précédents. Prévoyez les tentes, tables et couvertures, mais confirmez aussi à l’avance la procédure d’annulation ou de déplacement avec le lieu.
Calculez la vaisselle et les boissons sur la base du nombre confirmé, puis ajoutez environ 10 % de marge. Vérifiez la veille les glacières, pains de glace, thermos, plats couverts et rallonges nécessaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique de collecte de fonds ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour un événement de petite ou moyenne taille. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, envoyer les invitations, recruter les bénévoles et confirmer les repas.
Quand envoyer les invitations pour un pique-nique caritatif ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec la date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant l’événement. Relancez les personnes inscrites 3 jours avant avec l’horaire, le lieu et les informations pratiques.
Combien de bénévoles faut-il pour un pique-nique de collecte de fonds ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 participants, avec des rôles séparés pour l’accueil, les dons, le buffet et le rangement. Pour 50 invités, prévoyez donc 4 à 6 bénévoles présents par rotation.
Que prévoir en cas de pluie pour un pique-nique de collecte de fonds ?: Décidez au plus tard 48 heures avant si l’événement est maintenu, déplacé ou annulé. Réservez ou identifiez une solution couverte, protégez le buffet et les appareils électriques, puis envoyez la décision aux inscrits avant la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.