Checklist voor een goed georganiseerde fondsenwervingspicknick
Een fondsenwervingspicknick vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en kleedjes meenemen. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en je fondsenwervingsdoel vast; daarna volgen begroting, uitnodigingen, aanmeldingen en vrijwilligers. Regel betalingen voor donaties ruim vooraf en verzamel dieetwensen voordat je boodschappen doet. In de laatste week controleer je het weer, de gastenlijst, koelboxen, thermoskannen en al het servies. Zo blijft op de dag zelf tijd over voor gasten en het goede doel.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en regels controleren
Reservering van locatie maken
Fondsenwervingsdoel bepalen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Betaalwijze voor donaties kiezen
2 personen
Betaalverzoek en QR-code maken
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Muziek en activiteiten kiezen
2 personen
Weersverwachting volgen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Dieetmaaltijden plannen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Koelboxen en thermoskannen controleren
2 personen
Tafellinnen en servies tellen
2 personen
Donatiekaarten voorbereiden
2 personen
Programma's en bewegwijzering printen
2 personen
Donatieboxen verzegelen
2 personen
Verse boodschappen doen
3 personen
Groenten en fruit wassen
3 personen
Salades en beleg voorbereiden
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen en kleedjes plaatsen
4 personen
Buffet en drankentafels inrichten
4 personen
Koffie- en theepunt installeren
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Donatiepunt inrichten
2 personen
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Kassa en donatiebox controleren
2 personen
Event
Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Donatiemogelijkheden toelichten
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Donaties digitaal registreren
2 personen
Buffet aanvullen
4 personen
Hoofdmaaltijd serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Bedankmoment verzorgen
2 personen
Laatste donaties verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Afval en servies verzamelen
5 personen
Eten veilig verpakken
3 personen
Donatieboxen afsluiten
2 personen
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
Tenten afbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Materialen naar opslag brengen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Donaties tellen en overmaken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Opbrengst met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Picknickkleedjesaantal 20
- Buffettafelsaantal 3
- Krukkenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 90
- Herbruikbare kommenaantal 50
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Wijnglazenaantal 60
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Mengkommenaantal 8
- Maatbekersaantal 3
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudbakkenaantal 20
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenbogenaantal 2
- Bloemstukkenaantal 8
- Tafelnummersaantal 8
- Allergenenkaartjesaantal 20
- Menukaartenaantal 12
- Bewegwijzeringsbordenaantal 8
- Donatiebord
- Krijtbordenaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Oplaadbare lantaarnsaantal 10
- Reservebatterijenaantal 24
Sportmateriaal
- Picknickmandenaantal 6
- Frisbeesaantal 6
- Ballenaantal 6
- Houten spellenaantal 4
- Springtouwenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezem en blikaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
Catering
- Donatieboxenaantal 3
- Kassabox
- QR-codebordjesaantal 6
- Naamstickersaantal 100
- Stiftenaantal 12
- Klembordenaantal 4
- Pennendoosaantal 4
- Boodschappen
Tips
- Maak het fondsenwervingsdoel en de begroting bekend voordat je uitnodigingen verstuurt. Kies meteen hoe mensen doneren en test het betaalverzoek en de QR-code uiterlijk enkele dagen vooraf.
- Open het aanmeldformulier minstens twee weken voor de picknick en vraag daarin direct naar dieetwensen. Bevestig de aanmelding na sluiting van het formulier, zodat je het aantal maaltijden en zitplaatsen kunt plannen.
- Verdeel vrijwilligers per taak en tijdsblok, bijvoorbeeld voor opbouw, buffet, donaties en opruimen. Zorg dat iedere vrijwilliger uiterlijk een week vooraf weet waar die moet zijn en welke materialen nodig zijn.
- Volg de weersverwachting vanaf vijf dagen voor de picknick en maak een besluitmoment voor partytenten en extra bescherming. Controleer daarbij of tafels, stoelen, picknickkleedjes en buffettafels droog en compleet kunnen worden opgesteld.
- Doe houdbare boodschappen eerst en haal verse producten kort voor de picknick. Tel borden, kommen, bekers, bestek, serveerschalen en tangen samen met de koelboxen, koelelementen en thermoskannen na voordat je vertrekt.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een fondsenwervingspicknick organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, doel en begroting. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers op tijd kunt verwerken.
- Wanneer moet ik de QR-code voor donaties maken?
- Maak de QR-code zodra je de betaalwijze hebt gekozen, bij voorkeur uiterlijk 2 weken voor de picknick. Test hem met een tweede telefoon en zet een afdrukbare versie klaar voor de donatietafel.
- Wanneer sluit ik de aanmeldingen voor een fondsenwervingspicknick?
- Sluit de aanmeldingen ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf. Dan kun je de definitieve gastenlijst maken, dieetmaaltijden plannen en de hoeveelheid eten, servies en zitplaatsen controleren.
- Wanneer controleer ik het weer voor een picknick?
- Bekijk de verwachting vanaf 5 dagen vooraf en doe de laatste controle de avond ervoor. Beslis dan over partytenten, extra tafels of een aangepaste opstelling en informeer gasten meteen bij een wijziging.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!