Spendenpicknick organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Spendenpicknick braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnliches Picknick: Neben Essen und Sitzplätzen müssen Spenden, Helfer, Anmeldungen und oft auch Genehmigungen organisiert werden. Lege zuerst Datum, Ort, Ziel und Budget fest und arbeite dich anschließend bis zum Veranstaltungstag vor. Besonders häufig werden QR-Code, Kühlung, Ernährungswünsche und ein Plan für schlechtes Wetter zu spät erledigt. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte und die benötigte Ausstattung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Regeln kontrollieren
Location reservieren
Fundraising-Ziel festlegen
2 Personen
Budget erstellen
2 Personen
Zahlungsart für Spenden wählen
2 Personen
Zahlungsanforderung und QR-Code erstellen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwilligenaufgaben verteilen
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Musik und Aktivitäten auswählen
2 Personen
Wettervorhersage verfolgen
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
Diätmahlzeiten planen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
3 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Kühlboxen und Thermoskannen überprüfen
2 Personen
Tischwäsche und Geschirr zählen
2 Personen
Spendenkarten vorbereiten
2 Personen
Programme und Beschilderung drucken
2 Personen
Spendenboxen versiegeln
2 Personen
Frische Einkäufe erledigen
3 Personen
Gemüse und Obst waschen
3 Personen
Salate und Beläge vorbereiten
4 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle und Decken auslegen
4 Personen
Buffet und Getränketische einrichten
4 Personen
Kaffee- und Teestation einrichten
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
Allergenkarten aufstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Kasse und Spendenbox prüfen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Spendenmöglichkeiten erklären
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Musik organisieren
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Spenden digital erfassen
2 Personen
Buffet auffüllen
4 Personen
Hauptgericht servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Tische abräumen
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Dankesmoment gestalten
2 Personen
Letzte Spenden sammeln
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Abfall und Geschirr sammeln
5 Personen
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
Spendenboxen abschließen
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen
Location reinigen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Materialien ins Lager bringen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Materialien zurückgeben
3 Personen
Spenden zählen und überweisen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Erlös mit den Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
PicknickdeckenAnz. 20
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 6

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 90
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
Wiederverwendbare BecherAnz. 120
WeingläserAnz. 60
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
WimpelkettenAnz. 8
BallonbögenAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 8
TischnummernAnz. 8
AllergiekärtchenAnz. 20
SpeisekartenAnz. 12
WegweiserAnz. 8
Spendentafel
KreidetafelnAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
Wiederaufladbare LaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

PicknickkörbeAnz. 6
FrisbeesAnz. 6
BälleAnz. 6
HolzspieleAnz. 4
SpringseileAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Besen und KehrblechAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20

Catering

SpendendosenAnz. 3
Kassabox
QR-Code-SchilderAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 100
StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 4
FedermäppchenAnz. 4
Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Nutzungsregeln, bevor du den Ort endgültig reservierst. Prüfe dabei auch, ob Partyzelte, Musik und ein Spendenstand erlaubt sind.
Richte die Spendenmöglichkeit spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Picknick ein. Teste Zahlungsanforderung und QR-Code selbst mit einem zweiten Smartphone, bevor du sie auf Einladungen und Schilder druckst.
Schließe Anmeldungen einige Tage vor dem Termin und erfasse dabei Ernährungswünsche getrennt. Plane Diätmahlzeiten nicht nur auf der Einkaufsliste, sondern kennzeichne sie auch beim Buffet.
Teile freiwillige Helfer in konkrete Schichten und Aufgaben ein, zum Beispiel Aufbau, Buffet, Spendenannahme und Abbau. Für ein Picknick mit vielen Gästen sollte mindestens eine Person ausschließlich die Spenden und Zahlungsfragen betreuen.
Prüfe am Vortag die Wettervorhersage sowie Kühlboxen, Kühlelemente, Thermoskannen und die Anzahl von Tellern, Bechern und Besteck. So bemerkst du fehlendes Material noch rechtzeitig zum Abholen oder Nachkaufen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Spendenpicknick planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen, Fundraising-Ziel und Budget. Einladungen und Anmeldungen können anschließend etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin starten.
Wie viele Helfer braucht man für ein Spendenpicknick?: Plane mindestens eine Person für jeweils 10 bis 15 Gäste ein, zusätzlich eine verantwortliche Person für die Gesamtkoordination. Bei Aufbau und Abbau brauchst du meist weitere 2 bis 4 Helfer gleichzeitig.
Wann sollte der QR-Code für Spenden fertig sein?: Erstelle und teste den QR-Code spätestens 2 Wochen vor dem Picknick. Drucke anschließend einige Ersatzschilder aus und speichere die Zahlungsinformationen zusätzlich offline.
Was muss man bei schlechtem Wetter für ein Spendenpicknick vorbereiten?: Lege spätestens 3 bis 5 Tage vorher fest, ob Partyzelte ausreichen, ein Ausweichort nötig ist oder die Veranstaltung verschoben wird. Prüfe außerdem, ob Tische, Lautsprecher und Lebensmittel vor Regen geschützt werden können.

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