Checklist pour organiser un petit-déjeuner des sponsors

Un petit-déjeuner des sponsors demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, le catering et l’accueil. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la date et les packs de sponsoring jusqu’à l’installation de la salle. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, accès, tests techniques et mise au frais des produits. Prévoyez une dernière vérification la veille, puis gardez le matin de l’événement pour l’installation et les imprévus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le programme
Informer les intervenants
Calculer les quantités de catering
Inventorier les fournitures
Faire les réservations
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Élaborer le plan de table
Préparer la présentation
Tester la présentation
2 personnes
Confirmer les inscriptions
Marquer les repas diététiques
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le buffet du petit-déjeuner
3 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du petit-déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Annoncer le programme
Accompagner les intervenants
Animer les questions et le temps de réseautage
2 personnes
Distribuer les cadeaux et le matériel
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rendre les clés et les accès
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 6
Chaisesqté 60
Table d’accueil
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes à petit-déjeunerqté 60
Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de présentation

Décoration

Chemins de tableqté 6
Compositions floralesqté 6
Porte-nomsqté 60
Badges nominatifsqté 60
Panneau d’accueil
Guirlandesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de finaliser les invitations, puis laissez au moins 3 semaines aux sponsors pour répondre. Cela vous donne une base fiable pour commander le catering et préparer le plan de table.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et arrêtez les quantités 5 à 7 jours avant le petit-déjeuner. Marquez séparément les repas adaptés afin qu’ils soient faciles à identifier le matin.
Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis vérifiez que les tasses, verres, couverts, thermos et machines à café sont disponibles en nombre suffisant. Les équipements techniques nécessitent aussi rallonges et multiprises.
Testez la présentation au moins 24 heures avant, avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur et l’écran utilisés sur place. Ouvrez également les fichiers sans connexion internet pour éviter un blocage au moment de l’accueil.
Organisez les clés, l’accès à la salle et la mise au frais des produits la veille. Le jour J, prévoyez environ 90 minutes pour aérer, installer les tables et chaises, dresser le buffet et préparer la table d’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un petit-déjeuner des sponsors ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse 7 jours avant l’événement, afin de confirmer les repas, les badges et les quantités de catering.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez environ 90 minutes pour une installation complète, y compris les tables, les chaises, le buffet, la table d’accueil et la signalétique. Ajoutez 30 minutes si le vidéoprojecteur et la présentation doivent encore être testés sur place.
Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?: Confirmez le nombre final 5 à 7 jours avant le petit-déjeuner, après traitement des inscriptions. Gardez une petite marge pour les changements de dernière minute, selon les conditions du prestataire.
Que faut-il vérifier la veille d’un petit-déjeuner des sponsors ?: Vérifiez les clés et l’accès, les inscriptions, les badges, le plan de table, la présentation et le matériel technique. Mettez les produits réfrigérés au frais et préparez les éléments non périssables au plus tard la veille au soir.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.