Checklist pour l’ouverture de la saison du camping

L’ouverture de la saison du camping demande plus qu’un barbecue et quelques tables. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les fournisseurs et l’installation du site avant l’arrivée des invités. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du programme jusqu’au buffet, au bar et à l’espace musical. Elle prévoit aussi les oublis fréquents : météo changeante, chaîne du froid, éclairage et matériel testé trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Passer les commandes fournisseurs
2 personnes
Vérifier les réservations
Suivre les prévisions météo
Établir la liste définitive des invités
Transmettre les besoins alimentaires
Délimiter l’aménagement du site
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Tester les matériaux de refroidissement
Tester le matériel sonore
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager un espace musical sans scène
2 personnes
Installer le buffet et le bar
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Mettre en place les plats du buffet
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Vérifier la sécurité du site
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Distribuer les informations du camping
2 personnes
Faire la visite guidée du site
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Expliquer les emplacements de camping
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Servir les plats de barbecue
5 personnes
Servir des plats végétariens
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Fournir la musique
Animer l’activité du soir
2 personnes
Gérer l’emplacement du feu de camp
2 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation d'éclairage
2 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
3 personnes
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Enlever la décoration et les assiettes
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes alimentaires

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 4
Table d’enregistrement
Poubellesqté 6
Glacièresqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Parasolsqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Bol à soupeqté 70
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 70
Tassesqté 70
Couvertsqté 80

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Pichets à bièreqté 4

Équipement

Barbecuesqté 3
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Groupe électrogène
Chargeurs portablesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux de campingqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 12
Lanternesqté 12
Badges nominatifsqté 80

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 24
Lampes d'extérieurqté 6
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les réservations et les besoins alimentaires.
Arrêtez la liste définitive des invités 5 à 7 jours avant l’ouverture. Transmettez ensuite les informations alimentaires aux personnes qui passent les commandes, au lieu de modifier les quantités la veille.
Suivez les prévisions météo dès la semaine précédente et faites un point précis 48 heures avant. Les tentes de réception, les parasols, les tables et l’éclairage doivent être positionnés avant de commencer l’installation du buffet.
Testez le matériel sonore, les machines à café, les bouilloires et les solutions de refroidissement au moins la veille. Un essai de 15 minutes permet souvent de repérer une rallonge manquante, une glacière insuffisante ou un appareil défectueux.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du public et séparez les zones café, buffet et bar. Prévoyez aussi des poubelles visibles près de ces trois points pour éviter les déchets sur les tables et autour des tentes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour l’ouverture de la saison du camping ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une échéance d’inscription 10 jours avant afin de commander les repas et de préparer l’aménagement selon le nombre réel de participants.
Quand confirmer le nombre définitif d’invités ?: Faites la liste définitive 5 à 7 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite les réservations et transmettez les besoins alimentaires avant de finaliser les commandes fournisseurs.
Combien de temps faut-il pour installer le site ?: Prévoyez au moins 3 heures pour installer les tables, les chaises, les tentes, l’éclairage, le buffet, le bar et l’espace musical. Ajoutez 30 minutes de marge si la météo est incertaine ou si le matériel doit être déplacé.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début, idéalement la veille pour les grandes quantités. Préparez les en-cas le jour même, puis gardez-les couverts jusqu’à leur mise en place sur les plateaux de service.

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