Checklist pour organiser un obstacle run

Un obstacle run demande une préparation sportive, logistique et de sécurité qui commence plusieurs semaines avant le départ. Il faut d’abord valider le parcours, le lieu, les autorisations et l’assurance, puis organiser les inscriptions, les groupes et les bénévoles. Les obstacles, le balisage, le chronométrage et les secours doivent être vérifiés séparément avant l’ouverture au public. Cette checklist rassemble les étapes dans un ordre pratique, jusqu’à l’installation et au briefing du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Réaliser une analyse des risques
2 personnes
Concevoir le parcours
2 personnes
Sélectionner les obstacles
2 personnes
Désigner les secouristes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Envoyer le briefing des bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Vérifier les commandes de matériel
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes

Événement

Balisage des zones de départ et d’arrivée
4 personnes
Décharger les obstacles
6 personnes
Mettre en place le parcours
6 personnes
Monter les obstacles
8 personnes
Sécuriser les obstacles
4 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les tables et les tentes
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer des points d'eau
3 personnes
Installer la table d'inscription
3 personnes
Tester le son et la musique
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Assurer les postes
12 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Recevoir les bagages
2 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Faire partir les groupes de départ
3 personnes
Assurer le chronométrage
3 personnes
Accompagner les participants
12 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Gérer la remise des médailles
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Vérifier les sanitaires
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner les derniers participants
4 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Gérer la musique et l'éclairage
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Rendre les bagages
2 personnes
Dernier contrôle du site
2 personnes

Suivi

Démontage sécurisé des obstacles
8 personnes
Rassembler le matériel
6 personnes
Ramasser les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter les tentes et les tables
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Stocker le matériel au sec
3 personnes
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Mettre les matériaux endommagés à part
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 6
Nappesqté 10

Matériel de sport

Sets d'obstaclesqté 12
Filets d’escaladeqté 3
Échelles de cordeqté 3
Tunnels de crawlqté 4
Bacs à boueqté 3
Bottes de pailleqté 30
Poutres en boisqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Ceintures de dossardqté 250
Jetons d’arrivéeqté 250
Médaillesqté 250
Puces de chronométrageqté 250
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 15
Chasubles d’entraînementqté 20
Cônesqté 60
Cordes à sauterqté 10
Tapis en caoutchoucqté 20
Tapis de chuteqté 12
Diablesqté 3

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkies rechargeablesqté 12
Batteries externesqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Poteaux d’éclairageqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de chantierqté 6
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Glacièresqté 8
Carafes d’eauqté 12
Thermosqté 6
Pince de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs de distributionqté 12
Lavabos pour les mainsqté 4
Pains de glaceqté 40

Décoration

Arche de départ et d’arrivée
Panneaux d’orientationqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux de signalisationqté 12
Ruban de balisageqté 10
Banderolesqté 6
Serre-câblesqté 300
Piquetsqté 80
Piquets de solqté 60

Nettoyage

Poubellesqté 20
Supports de sacs poubelleqté 10
Sets de balaiqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 8
Serpillièresqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs d'essuie-toutqté 6
Rouleaux de papier toiletteqté 48
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Compresses froidesqté 30
Gants en nitrileqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commence par le parcours et les autorisations : réserve le lieu, vérifie les règles applicables et prépare l’analyse des risques avant de choisir définitivement les obstacles.
Prévois un responsable par zone sensible, notamment les obstacles d’escalade, les bacs à boue et l’arrivée. Confirme les secouristes et les bénévoles au plus tard une semaine avant la course.
Ferme les inscriptions assez tôt pour répartir les participants en groupes de départ et tenir compte de leurs besoins alimentaires. Envoie ensuite les horaires, le parcours et les consignes pratiques dans un même message.
Vérifie le matériel au moins 48 heures avant l’événement : obstacles, tapis de chute, cônes, dossards, médailles, puces de chronométrage, sifflets et sonorisation doivent être comptés et accessibles.
Regarde les prévisions météo la veille et le matin même. Prépare le balisage du départ et de l’arrivée, les panneaux d’itinéraire, les boissons refroidies et un briefing court pour les bénévoles avant l’accueil des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un obstacle run ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour un événement avec parcours extérieur, obstacles, bénévoles et inscriptions. Commence encore plus tôt si les autorisations, l’assurance ou la réservation du lieu prennent du temps.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un obstacle run ?: Ouvre généralement les inscriptions 4 à 8 semaines avant la course. Fixe une date de clôture au moins 7 jours avant l’événement afin de répartir les groupes et d’envoyer les informations aux participants.
Combien de bénévoles faut-il pour un obstacle run ?: Compte au moins 1 bénévole par zone nécessitant une surveillance, puis ajoute une équipe pour l’accueil, le départ, l’arrivée, le ravitaillement et le rangement. Pour un petit parcours, prévois souvent 10 à 15 personnes, selon le nombre d’obstacles.
Quand installer le parcours et vérifier les obstacles ?: Installe le balisage et les obstacles la veille si le lieu le permet, puis effectue une inspection complète 2 à 3 heures avant le premier départ. Contrôle notamment la stabilité, les tapis, les zones boueuses, les accès des secours et la visibilité des panneaux.

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