Obstacle Run organisieren: Die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Ein Obstacle Run braucht deutlich mehr als Hindernisse und eine Startlinie. Du legst zuerst Strecke, Genehmigungen und Sicherheitskonzept fest, organisierst danach Helfer, Anmeldungen und Startgruppen. In den letzten Tagen zählen Wetterprüfung, gekühlte Getränke, Startnummern und ein klar beschildertes Gelände. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zur Absperrung von Start und Ziel.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Strecke festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Risikoanalyse erstellen
2 Personen
Parcours ausarbeiten
2 Personen
Hindernisse auswählen
2 Personen
Helfer festlegen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startgruppen einteilen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Freiwilligen-Briefing versenden
Wettervorhersage prüfen
Materialbestellungen prüfen
2 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
2 Personen
Wegweiser vorbereiten
2 Personen

Event

Start- und Zielbereich absperren
4 Personen
Hindernisse abbauen
6 Personen
Parcours aufbauen
6 Personen
Hindernisse aufbauen
8 Personen
Hindernisse sicher befestigen
4 Personen
Start- und Zielbogen aufbauen
3 Personen
Tische und Zelte aufstellen
4 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Wasserstellen einrichten
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
3 Personen
Ton und Musik testen
2 Personen
Freiwillige empfangen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Posten besetzen
12 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Gepäck annehmen
2 Personen
Startbriefing geben
2 Personen
Startgruppen loslassen
3 Personen
Zeiterfassung führen
3 Personen
Teilnehmende betreuen
12 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Snacks ausgeben
2 Personen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Medaillenausgabe organisieren
2 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Sanitäranlagen prüfen
Mülleimer leeren
2 Personen
Die letzten Teilnehmer begleiten
4 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Musik und Beleuchtung steuern
2 Personen
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Gepäck zurückgeben
2 Personen
Letzte Geländekontrolle
2 Personen

Nachbereitung

Hindernisse sicher abbauen
8 Personen
Materialien zusammenstellen
6 Personen
Abfall beseitigen
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Zelte und Tische abbauen
4 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien trocken lagern
3 Personen
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Beschädigte Materialien separat ablegen
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
BiertischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 10

Sportmaterial

HindernissetsAnz. 12
KletternetzeAnz. 3
StrickleiternAnz. 3
KrabbeltunnelAnz. 4
MatschbeckenAnz. 3
StrohballenAnz. 30
HolzbalkenAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 40
StartnummernbänderAnz. 250
ZiellokensAnz. 250
MedaillenAnz. 250
ZeitmesschipsAnz. 250
StoppuhrenAnz. 6
PfeifenAnz. 15
TrainingswestenAnz. 20
KegelAnz. 60
SpringseileAnz. 10
GummimattenAnz. 20
FallschutzmattenAnz. 12
SackkarrenAnz. 3

Ausstattung

Mobiles Soundsystem
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 12
PowerbanksAnz. 6
LaptopsAnz. 2
DruckerAnz. 2
LichtmastenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
ArbeitslampenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
ServierschalenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
ZapfzangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
AusgabeschalenAnz. 12
HandwaschbeckenAnz. 4
KühlelementeAnz. 40

Dekoration

Start- und Zielbogen
WegweiserAnz. 30
WegweiserAnz. 20
HinweisschilderAnz. 12
AbsperrbandAnz. 10
BannerAnz. 6
KabelbinderAnz. 300
HeringeAnz. 80
BodenankerAnz. 60

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
MüllbeutelhalterAnz. 10
BesensetsAnz. 6
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 8
WischmopsAnz. 6
ReinigungsschwämmeAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6
ToilettenpapierrollenAnz. 48
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 20
KühlkompressenAnz. 30
NitrilhandschuheAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Strecke erst nach der Risikoanalyse. Prüfe jedes Hindernis auf sichere An- und Auslaufwege und halte Flucht- sowie Rettungswege frei.
Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Lauf. Nenne darin Startgruppe, Treffpunkt, Kleidung, Anreise und wichtige Sicherheitshinweise.
Teile Helfer festen Stationen zu und verschicke das Briefing mindestens 3 Tage vorher. Für jede Hinderniszone sollte klar sein, wer einweist, beobachtet und im Notfall Hilfe holt.
Ordne Startnummern und Zeitmesschips nach Startgruppen, statt sie erst am Veranstaltungstag zu sortieren. Lege außerdem genügend Pfeifen, Trainingswesten und Stoppuhren an den jeweiligen Stationen bereit.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und noch einmal am Morgen. Bei Regen brauchst du besonders an rutschigen Stellen zusätzliche Fallschutzmatten, Gummimatten und eine Entscheidung zum Matschbecken.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich einen Obstacle Run organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Versicherung, Location und Sicherheitsplan sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Obstacle Run?: Plane mindestens eine eingewiesene Person pro Hindernis beziehungsweise Kontrollpunkt und zusätzlich 2 bis 4 Personen für Start, Ziel, Ausgabe und Erste Hilfe. Bei unübersichtlicher Strecke brauchst du weitere Streckenposten.
Was muss ich für einen Obstacle Run an Material einplanen?: Neben Hindernisset, Kletternetzen, Strickleitern und Matten brauchst du unter anderem Absperrmaterial, Startnummernbänder, Zeitmesschips, Medaillen, Erste-Hilfe-Material und Beschilderung. Prüfe die Mengen spätestens 7 Tage vorher und kontrolliere am Vortag, ob alles vor Ort ist.
Wann sollte ich die Startgruppen einteilen?: Teile die Gruppen nach Ende der Anmeldephase ein, spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Lauf. Verschicke die persönliche Startzeit anschließend mit den Teilnehmerinformationen, damit sich die Anreise entzerrt.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.