Checklist para organizar una carrera de obstáculos

Una carrera de obstáculos necesita más que un recorrido y algunos desafíos. Antes de abrir las inscripciones, tendrás que confirmar el lugar, los permisos, el seguro y un plan de seguridad que contemple cada obstáculo. Después vienen los grupos de salida, los sanitarios, los voluntarios, los dorsales y el material de primeros auxilios. Esta checklist te ayuda a ordenar las 71 tareas y los 76 artículos del plan para que nada esencial quede para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el recorrido
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Elaborar un análisis de riesgos
2 personas
Desarrollar el recorrido
2 personas
Seleccionar obstáculos
2 personas
Registrar a los sanitarios
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Enviar información a los participantes
Enviar la información para voluntarios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Revisar los pedidos de materiales
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
Preparar los carteles de ruta
2 personas

Evento

Delimitar la zona de salida y meta
4 personas
Resolver obstáculos
6 personas
Marcar el recorrido
6 personas
Montar obstáculos
8 personas
Asegurar los obstáculos
4 personas
Montar el arco de salida y meta
3 personas
Colocar mesas y carpas
4 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Montar puntos de agua
3 personas
Montar la mesa de registro
3 personas
Probar sonido y música
2 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Cubrir los puestos
12 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Recibir el equipaje
2 personas
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
Hacer salir a los grupos de inicio
3 personas
Llevar el registro del tiempo
3 personas
Supervisar a los participantes
12 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Repartir fruta y snacks
2 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Encargarse de la entrega de medallas
2 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Comprobar el sanitario
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Guiar a los últimos participantes
4 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Gestionar la música y la iluminación
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Devolver el equipaje
2 personas
Última ronda de control del recinto
2 personas

Seguimiento

Desmontar los obstáculos de forma segura
8 personas
Reunir los materiales
6 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Desmontar las tiendas y mesas
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Guardar los materiales en seco
3 personas
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Separar los materiales dañados
2 personas
Publicar los resultados
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 6
Mantelescant. 10

Material deportivo

Sets de obstáculoscant. 12
Redes de escaladacant. 3
Escaleras de cuerdacant. 3
Túneles de gateocant. 4
Cubetas de barrocant. 3
Fardos de pajacant. 30
Vigas de maderacant. 12
Conos de tráficocant. 40
Cinturones para dorsalescant. 250
Tokens de metacant. 250
Medallascant. 250
Chips de cronometrajecant. 250
Cronómetroscant. 6
Silbatoscant. 15
Chalecos de entrenamientocant. 20
Conoscant. 60
Cuerdas para saltarcant. 10
Alfombras de gomacant. 20
Colchonetas de caídacant. 12
Carros de manocant. 3

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Walkie-talkies recargablescant. 12
Baterías externascant. 6
Portátilescant. 2
Impresorascant. 2
Mástiles de luzcant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de trabajocant. 6
Linternas a pilascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Tazas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Jarras de aguacant. 12
Termoscant. 6
Pinzas para servircant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cajas para repartircant. 12
Lavabos portátiles para manoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 40

Decoración

Arco de salida y meta
Carteles de rutacant. 30
Carteles direccionalescant. 20
Señales indicativascant. 12
Cinta de balizamientocant. 10
Banderolascant. 6
Bridascant. 300
Estacascant. 80
Estacas de suelocant. 60

Limpieza

Papeleracant. 20
Soportes para bolsas de basuracant. 10
Sets de escobacant. 6
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 8
Fregonascant. 6
Esponjas de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de papel de cocinacant. 6
Rollos de papel higiénicocant. 48
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Compresas fríascant. 30
Guantes de nitrilocant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el recorrido antes de publicar el formulario de inscripción. Ese orden te permite comprobar permisos, seguro, accesos, zonas de salida y meta, además de calcular cuántos voluntarios necesitarás.
Haz un análisis de riesgos obstáculo por obstáculo. Define quién supervisa las redes de escalada, túneles, cubetas de barro, vigas y zonas de caída, y coloca colchonetas o alfombras de goma donde corresponda.
Abre las inscripciones solo cuando puedas explicar distancia, obstáculos, horarios y condiciones. Recoge las preferencias dietéticas desde el principio para preparar la compra y evitar cambios de última hora.
Divide las salidas en grupos y envía la información a participantes y voluntarios con antelación. Incluye la hora concreta de llegada, el punto de reunión, el recorrido, las normas y a quién deben acudir ante una incidencia.
Reserva margen para la logística final: revisa los pedidos de materiales, prepara dorsales y carteles de ruta, enfría las bebidas y comprueba el equipo de primeros auxilios. Consulta el pronóstico y revisa la delimitación de salida y meta el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de obstáculos?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si esperas participantes, voluntarios y varios obstáculos. Los permisos, el seguro, el lugar y los sanitarios deben estar confirmados antes de abrir las inscripciones.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de obstáculos?: Calcula al menos 1 voluntario por obstáculo activo y añade personal para salida, meta, inscripción y avituallamiento. Para un recorrido con 10 obstáculos, planifica como mínimo 14 personas, sin contar al personal sanitario.
¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?: Envía una primera comunicación al confirmar la inscripción y la información completa entre 5 y 7 días antes. Incluye horarios de salida, recorrido, material necesario, normas de seguridad y posibles cambios por el tiempo.
¿Qué hay que revisar el día antes de una carrera de obstáculos?: Comprueba el pronóstico, los pedidos, los dorsales, los chips de cronometraje, los carteles y el material de primeros auxilios. También revisa que la salida y la meta estén delimitadas y que cada obstáculo tenga su responsable.

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