Checklist pour organiser un mudrun

Un mudrun demande davantage que quelques obstacles et un terrain boueux. Il faut verrouiller le parcours, les autorisations, l’assurance et la sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs : participants, sanitaires, ravitaillement, balisage, obstacles et accueil le jour de la course. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés, comme le rangement des sacs, les groupes de départ, les numéros et le nettoyage du terrain.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
2 personnes
Demander une autorisation
Coordonner le terrain avec le propriétaire
2 personnes
Vérifier l’assurance
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Réserver des unités sanitaires
Organiser l’enlèvement des déchets
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Tracer définitivement le parcours
3 personnes
Inspecter les obstacles
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Clôturer la liste des participants
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Baliser le parcours
4 personnes
Monter les obstacles
6 personnes
Sécuriser les obstacles
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les tables et les tentes
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Délimiter les vestiaires
3 personnes
Aménager le point de douche et de lavage
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder l’alimentation en toute sécurité
2 personnes
Remplir les points d'eau
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes

Événement

Donner le briefing de sécurité
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Recevoir les bagages
2 personnes
Appeler les groupes de départ
2 personnes
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
Assurer le chronométrage
2 personnes
Encadrer les obstacles
10 personnes
Aider les participants au point d’eau
3 personnes
Surveiller la sécurité le long du parcours
6 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Accueillir les finisseurs
4 personnes
Gérer la remise des médailles
2 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner les derniers participants
4 personnes
Libérer le parcours pour le démontage
2 personnes
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

Démonter les obstacles
6 personnes
Rendre le terrain propre
5 personnes
Démonter les tables et les tentes
4 personnes
Nettoyer le matériel
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Vider les glacières et les caisses
2 personnes
Faire enlever les installations sanitaires
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Archiver le matériel d’inscription
Envoyer les résultats des participants
Terminer le contrôle du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 20
Bacs à bagagesqté 6

Équipement

Mégaphonesqté 2
Chronomètresqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkies rechargeablesqté 8
Téléphone mobileqté 3

Matériel de sport

Rouleaux de cordeqté 8
Poteaux en boisqté 30
Planches en boisqté 15
Bottes de foinqté 20
Bacs à boueqté 4
Bacs à eauqté 6
Clôtures grillagéesqté 30
Cônes de signalisationqté 40
Poteaux de balisageqté 50
Rouleaux de ruban de balisageqté 12
Numéros de départqté 120
Médailles de finisherqté 120
Bidonsqté 120
Serviettesqté 120
Gants en caoutchoucqté 20
Pellesqté 6
Brouettesqté 3
Tuyaux d’arrosageqté 4
Échelle de cordeqté 2
Filets d’escaladeqté 3
Pneusqté 40
Bâches en plastiqueqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
DAE
Gilets de sécuritéqté 25
Casquesqté 20
Lunettes de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 10
Extincteursqté 3
Couvertures de survieqté 20

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 8
Guirlandes LEDqté 6
Pilesqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bidons d'eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 6
Marmites à soupeqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe le parcours définitif avant de publier le formulaire d’inscription. Vérifie ensuite chaque obstacle sur place et prévois une solution de contournement si la météo rend une zone impraticable.
Demande l’autorisation et confirme l’accord du propriétaire du terrain plusieurs semaines avant la course. Vérifie aussi l’assurance avant d’envoyer les invitations, car ces éléments peuvent modifier le parcours ou la date.
Clôture les inscriptions assez tôt pour répartir les participants en groupes de départ et préparer les numéros. Envoie les consignes pratiques après cette clôture, avec l’horaire, l’équipement conseillé et les points de ravitaillement.
Prépare une zone sèche pour les sacs et les vêtements propres : les bacs à bagages et les portants évitent que tout soit posé dans la boue. Installe aussi les tables d’accueil et l’imprimante avant l’arrivée des participants.
Inspecte et sécurise les obstacles après leur montage, puis balise le parcours dans son intégralité. Recharge les talkies-walkies, teste le mégaphone et vérifie le matériel de premiers secours la veille, pas le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un mudrun ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour réserver le terrain, obtenir les autorisations, vérifier l’assurance et ouvrir les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour la météo, le matériel et le balisage.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour un mudrun ?: Ferme la liste 5 à 7 jours avant la course afin de répartir les groupes, attribuer les numéros et ajuster les achats. Ce délai laisse aussi le temps d’envoyer les dernières informations aux participants.
Combien de sanitaires faut-il prévoir pour un mudrun ?: Le nombre dépend de l’effectif et de la durée, mais réserve les unités sanitaires dès que la date et le lieu sont confirmés. Pour une journée complète, vérifie la capacité du prestataire au moins 3 semaines avant l’événement.
Quand monter et sécuriser les obstacles d’un mudrun ?: Monte les obstacles suffisamment tôt pour pouvoir les inspecter au moins la veille. Refais un contrôle le matin même, surtout après la pluie ou une modification du terrain, avant de laisser partir le premier groupe.

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