Checklist para organizar una mudrun sin olvidar lo esencial

Una mudrun necesita más preparación que una carrera normal: hay que asegurar el recorrido, revisar cada obstáculo y coordinar la salida de los grupos. Empieza fijando la fecha, el trazado y los permisos; después organiza las inscripciones, los servicios y el material. Durante la última semana se cierran los participantes, se asignan dorsales y se comprueba el pronóstico. El día anterior se marca el recorrido y se montan los obstáculos de forma segura.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el recorrido
2 personas
Solicitar permiso
Coordinar el recinto con el propietario
2 personas
Comprobar el seguro
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Reservar unidades sanitarias
Organizar la recogida de residuos
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Trazar definitivamente el recorrido
3 personas
Inspeccionar los obstáculos
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Cerrar la lista de participantes
2 personas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Asignar números de dorsal
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
Marcar el recorrido
4 personas
Montar obstáculos
6 personas
Asegurar los obstáculos
4 personas
Colocar el arco de salida y meta
3 personas
Montar mesas y carpas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Delimitar los vestuarios
3 personas
Montar el punto de duchas y lavabos
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar la corriente de forma segura
2 personas
Rellenar los puntos de agua
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar los kits de inicio
3 personas

Evento

Dar la charla de seguridad
3 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Recibir el equipaje
2 personas
Llamar a los grupos de salida
2 personas
Guiar a los grupos de salida
4 personas
Llevar el registro del tiempo
2 personas
Gestionar los obstáculos
10 personas
Ayudar a los participantes en el punto de agua
3 personas
Vigilar la seguridad a lo largo del recorrido
6 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer fruta y snacks
2 personas
Recoger a los participantes que llegan a meta
4 personas
Encargarse de la entrega de medallas
2 personas
Servir la comida caliente
4 personas
Servir café y té
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Guiar a los últimos participantes
4 personas
Liberar el recorrido para el desmontaje
2 personas
Informar a los participantes sobre la salida
2 personas

Seguimiento

Desmontar los obstáculos
6 personas
Dejar el recinto limpio
5 personas
Desmontar las mesas y las carpas
4 personas
Limpiar los materiales
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Retirar la iluminación y los cables
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Vaciar neveras portátiles y cajas
2 personas
Retirar los sanitarios
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Archivar el material de registro
Enviar los resultados de los participantes
Completar la inspección del recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 30
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Bandejas para equipajecant. 6

Equipo

Megáfonoscant. 2
Cronómetroscant. 4
Portátil
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Walkie-talkies recargablescant. 8
Teléfono móvilcant. 3

Material deportivo

Rollos de cuerdacant. 8
Postes de maderacant. 30
Tablones de maderacant. 15
Fardos de henocant. 20
Cubetas de barrocant. 4
Bandejas de aguacant. 6
Vallas de alambrecant. 30
Conos de tráficocant. 40
Postes de señalizacióncant. 50
Rollos de cinta de balizamientocant. 12
Dorsalescant. 120
Medallas de metacant. 120
Bidonescant. 120
Toallascant. 120
Guantes de gomacant. 20
Palascant. 6
Carretillascant. 3
Mangueras de aguacant. 4
Escalera de cuerdacant. 2
Redes de escaladacant. 3
Neumáticoscant. 40
Lonas de plásticocant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
DEA
Chalecos reflectantescant. 25
Cascoscant. 20
Gafas de seguridadcant. 20
Linternascant. 10
Extintorescant. 3
Mantas de emergenciacant. 20

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Bateríascant. 40

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 150

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Bidones de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de deshuesar del chefcant. 4
Cucharonescant. 6
Ollas para sopacant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Define el recorrido con varias semanas de margen y haz una inspección final antes de montarlo. Comprueba especialmente los cruces, las zonas de barro y los puntos donde se acumula agua.
No dejes los permisos y el seguro para el final: tramítalos antes de abrir las inscripciones. También conviene confirmar por escrito el uso del recinto con su propietario.
Cierra la lista de participantes al menos 3 días antes. Así puedes dividir los grupos de salida, preparar los dorsales y comunicar horarios e indicaciones sin cambios de última hora.
Revisa el material de primeros auxilios y las comunicaciones antes de que llegue el primer grupo. Prueba los walkie-talkies, megáfonos y teléfonos en todo el recorrido, no solo en la zona de salida.
Monta y asegura los obstáculos antes del evento, pero vuelve a inspeccionarlos el mismo día. Lleva cuerda, postes, tablones, conos, cinta de balizamiento, guantes y palas para corregir problemas rápidamente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una mudrun?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el recinto, solicitar permisos, comprobar el seguro y abrir las inscripciones. Deja la última semana para cerrar grupos, dorsales, compras y comunicaciones.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes de una mudrun?: Ciérrala unos 3 días antes de la salida. Ese margen permite dividir los grupos, asignar dorsales, revisar preferencias dietéticas y enviar la información definitiva.
¿Cuándo se montan los obstáculos de una mudrun?: Monta los obstáculos el día anterior o con suficiente margen para inspeccionarlos antes de abrir el recorrido. Haz una segunda comprobación el mismo día, sobre todo después de lluvia o viento.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una mudrun?: Comprueba el pronóstico, el estado del recorrido, los obstáculos, el material de primeros auxilios y las comunicaciones. También verifica que los dorsales, bidones, toallas, medallas y equipos eléctricos estén reunidos y ordenados.

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