Organiser une matinée café : la checklist complète

Une matinée café réussie repose sur une préparation simple, mais plusieurs détails doivent être réglés avant le jour J. Il faut notamment connaître les inscriptions et les besoins alimentaires, réserver l’accès à la salle et vérifier le matériel de service. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour installer les tables, brancher les machines et préparer le buffet. Cette checklist vous guide des premières invitations jusqu’à l’accueil des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des visiteurs
Réserver le lieu
Gérer la clé et l'accès
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
Mettre les produits réfrigérés au frais
Vérifier le lieu
2 personnes
Vérifier la ventilation et l’éclairage
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Brancher les machines à café
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le buffet
2 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Préparer les pâtisseries et les fruits
Signaler les allergènes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le petit-déjeuner et les viennoiseries
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Maintenir le buffet en ordre
Rassembler la vaisselle utilisée
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Mettre les restes à l'écart
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
Rapporter le matériel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Porte-manteau

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 30
Verres à eauqté 50
Assiettes à petit-déjeunerqté 50
Couvertsqté 50
Cuillères à caféqté 50
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Rallongesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 4
Glacièresqté 2

Décoration

Nappesqté 6
Porte-nomsqté 50
Cartes de menuqté 6

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 7 jours aux participants de répondre. Utilisez ensuite les inscriptions pour confirmer le nombre de personnes et repérer les besoins alimentaires.
Réservez la salle et vérifiez l’accès au minimum 48 heures avant la matinée café. Confirmez qui détient la clé, l’éclairage, la ventilation et l’heure à laquelle vous pouvez entrer.
Prévoyez environ 1 tasse de café ou de thé par personne et par heure, puis ajoutez une marge de 10 %. Vérifiez aussi que les machines, bouilloires, rallonges et thermos sont disponibles avant les achats.
Installez le buffet au moins 45 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Gardez les produits réfrigérés au frais jusqu’au dernier moment et préparez séparément le pain, les garnitures, les pâtisseries et les fruits.
Placez les cartes de menu et les indications d’allergènes avant l’ouverture. Une personne doit rester au bureau d’accueil pendant les 20 premières minutes pour tenir la liste et orienter les visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une matinée café ?: Prévoyez idéalement 7 à 10 jours pour envoyer les invitations, recueillir les inscriptions et adapter les achats. Gardez les dernières 48 heures pour confirmer la salle, l’accès et le matériel.
Combien de café prévoir pour une matinée café ?: Comptez environ 1 tasse de café ou de thé par personne et par heure, avec 10 % de marge. Pour 30 visiteurs pendant 2 heures, prévoyez donc environ 66 portions au total.
Quand préparer le buffet d’une matinée café ?: Installez les tables, les nappes et la vaisselle environ 45 minutes avant l’arrivée. Préparez le pain, les garnitures et les boissons chaudes juste avant le service, tandis que les produits réfrigérés restent au frais jusqu’au dernier moment.
Que faut-il vérifier la veille d’une matinée café ?: Vérifiez la liste des visiteurs, les besoins alimentaires, les courses et l’accès à la salle. Contrôlez aussi les tasses, verres, assiettes, couverts, machines à café, bouilloires, thermos et rallonges.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.