Organiser une matinée café sans rien oublier
Une matinée café repose sur une préparation simple, mais plusieurs détails doivent être réglés avant l’arrivée des invités. Réserve la salle, envoie les invitations et confirme les besoins alimentaires assez tôt pour ajuster les achats. Le jour même, prévois une vraie séquence d’installation : aérer, placer les tables et les chaises, préparer les boissons puis disposer pains, garnitures, pâtisseries et fruits. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre où elles sont réellement utiles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Vérifier la livraison des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
Stocker le gâteau et le pain
Tester les machines à café
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
2 personnes
Préparer le café
2 personnes
Préparer le thé et le cacao
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Installer les pâtisseries et les fruits
2 personnes
Placer les étiquettes de régime
Aménager la table d'accueil
Mettre la musique à faible volume
Événement
Accueillir les invités
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le petit-déjeuner et les viennoiseries
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement en boissons et en nourriture
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Dire au revoir aux invités
2 personnes
Suivi
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Gérer la caution et la réservation
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 48
- Nappesqté 6
- Portant à vêtements
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verres à théqté 50
- Verres à eauqté 50
- Assiettes à pâtisserieqté 50
- Assiettes à painqté 50
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 3
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Couteaux de cuisineqté 2
- Couteaux de serviceqté 3
- Verres doseursqté 2
- Cuillères à caféqté 6
Décoration
- Compositions floralesqté 4
- Étiquettes de menuqté 6
- Badges nominatifsqté 50
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Brosses à vaisselleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis mets à jour la liste des visiteurs au moins 3 jours avant la matinée. Les étiquettes de régime seront ainsi prêtes avant l’installation du buffet.
- Teste les machines à café et les bouilloires la veille, surtout si plusieurs appareils doivent fonctionner avec des rallonges ou des multiprises. Une vérification de 15 minutes évite de découvrir un problème au moment du service.
- Fais les courses après avoir arrêté le nombre de participants, puis vérifie la livraison dès réception. Mets immédiatement les produits réfrigérés au frais et réserve un endroit séparé pour le gâteau et le pain.
- Ouvre la salle au moins 1 heure avant l’accueil. Commence par aérer, installe les tables et les chaises, puis dresse les nappes, la vaisselle et les plateaux afin de garder un passage libre vers la table d’accueil.
- Prépare le café, le thé et le cacao juste avant l’arrivée, mais installe le pain, les garnitures, les pâtisseries et les fruits en dernier. Garde les boissons chaudes accessibles et règle la musique sur un volume bas pour faciliter les échanges.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une matinée café ?
- Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe la date limite d’inscription environ 7 jours avant, afin de confirmer les quantités et les besoins alimentaires.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une matinée café ?
- Prévois au moins 1 heure avant l’arrivée des invités pour ouvrir, aérer et installer la salle. Ajoute 30 minutes si les tables, les chaises et le buffet doivent être entièrement montés sur place.
- Comment calculer le nombre de tasses et d’assiettes ?
- Prévois au minimum 1 tasse par invité pour le café ou le thé, plus 10 % de réserve. Compte également 1 assiette à pâtisserie et 1 assiette à pain par personne, avec quelques pièces supplémentaires pour les remplacements.
- Quand préparer le café et le thé pour une matinée café ?
- Prépare les boissons chaudes juste avant l’accueil, généralement 10 à 15 minutes avant l’arrivée des premiers invités. Vérifie auparavant que les machines à café et les bouilloires fonctionnent correctement.
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