Checklist pour organiser un marché international

Un marché international demande plus qu’une rangée de stands et quelques tables. Il faut coordonner les exposants, les besoins alimentaires, les branchements électriques, les livraisons et l’accueil du public dans le bon ordre. Prévoyez aussi la signalétique, les moyens de paiement et le matériel partagé, souvent oubliés jusqu’au dernier jour. Cette checklist rassemble 74 tâches et 61 éléments à préparer pour suivre l’organisation étape par étape.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander une autorisation
Réserver le lieu
Répertorier les points d’alimentation électrique
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des stands
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Élaborer le programme
2 personnes
Élaborer le plan
Créer les numéros de stand
Concevoir les panneaux d’orientation
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les flyers
2 personnes
Répartir le personnel
2 personnes
Fixer les horaires de livraison
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Congeler les éléments réfrigérants
Informer les exposants
Préparer l'argent liquide
Inspecter le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Aménager les points de paiement
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Attribuer les emplacements des stands
2 personnes
Vérifier la location du stand
Tester le niveau sonore
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Accueillir l’ouverture
3 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Vérifier l'éclairage
Annoncer le programme final
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer le départ des exposants
2 personnes
Récupérer les marchandises invendues
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer l’équipement
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 24
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Planches de standqté 40
Nappesqté 24
Portants à vêtementsqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 150
Petits bolsqté 100
Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Planches de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Microphones mainqté 2
Enceintes portablesqté 2
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Stations de rechargeqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux des paysqté 20
Décoration de tableqté 24
Ballonsqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Draps de standqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 20
Lampes à batterieqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Pinces de serviceqté 12
Plateaux en aluminiumqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Sprays nettoyantsqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Gants en caoutchoucqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Autre

Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6
Étiquettes de standqté 30
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Caisses pour espècesqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Parapluiesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et demander l’autorisation dès que la date est fixée : certains accords administratifs prennent plusieurs semaines. Profitez-en pour relever les points d’alimentation électrique et vérifier la capacité d’accueil.
Contactez les exposants avant d’établir le plan des stands. Demandez leurs besoins en électricité, leurs horaires de livraison et leurs contraintes alimentaires au moins 3 semaines avant l’événement.
Préparez la signalétique avant l’installation : numéros de stand, panneaux des pays et indications vers les caisses, les sanitaires et les sorties. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer un panneau abîmé.
Réservez les équipements partagés séparément du mobilier : machines à café, bouilloires, glacières, rallonges, multiprises, microphones et enceintes. Testez chaque appareil et chaque terminal de paiement la veille.
Fixez un horaire précis pour les livraisons et répartissez le personnel par zone. Le jour du marché, prévoyez une inspection du lieu avant l’arrivée du public et gardez de l’argent liquide en complément des paiements électroniques.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché international ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation, de réserver le lieu, de confirmer les exposants et de planifier les livraisons et le matériel.
Quand contacter les exposants pour un marché international ?: Contactez-les environ 6 à 8 semaines avant l’événement. Demandez leurs besoins en électricité, leur matériel, leurs horaires d’arrivée et les informations alimentaires au plus tard 3 semaines avant.
Que faut-il prévoir pour les paiements sur les stands ?: Préparez les caisses, les terminaux de paiement et une réserve d’argent liquide 1 à 2 jours avant. Testez les terminaux la veille et prévoyez une solution de recharge pour les appareils utilisés pendant la journée.
Quand installer les stands et la signalétique ?: Installez les tentes, tables, stands et panneaux le jour précédent si le lieu est disponible. Sinon, bloquez au moins 3 heures avant l’ouverture pour le montage, les branchements et l’inspection finale.

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