Checklist para organizar un mercado internacional

Un mercado internacional necesita más coordinación que una simple feria: hay puestos, conexiones eléctricas, proveedores, horarios de entrega y visitantes con distintas necesidades. Empieza por el permiso y la reserva del lugar, y deja cerrados cuanto antes el plano, la distribución de los puestos y las inscripciones. Durante las últimas semanas tendrás que confirmar expositores, preparar la promoción y reunir mesas, carpas, vajilla y equipos. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto y a detectar lo que suele quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Solicitar permiso
Reservar el lugar
Registrar los puntos de conexión eléctrica
Contactar a los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Hacer reservas
Confirmar proveedores
Elaborar el programa
2 personas
Desarrollar el plano
Hacer números de puesto
Diseñar carteles de ruta
Publicar la promoción en redes sociales
Repartir flyers
2 personas
Asignar al personal
2 personas
Fijar los horarios de entrega
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Congelar los refrigerantes
Informar a los expositores
Preparar efectivo
Inspeccionar el lugar
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Montar los puntos de pago
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Asignar puestos del mercado
2 personas
Comprobar el alquiler del puesto
Probar el nivel de sonido
2 personas
Comprobar los baños
2 personas

Evento

Dar la bienvenida en la apertura
3 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Reponer los baños
Comprobar la iluminación
Anunciar el programa final
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Hacer el check-out de los expositores
2 personas
Recoger los productos no vendidos
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar los residuos
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Limpiar el equipo
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 20
Mesas plegablescant. 24
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 80
Tablones del puestocant. 40
Mantelescant. 24
Percheroscant. 8

Vajilla

Platoscant. 150
Cuencoscant. 100
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 20
Tablas para servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Micrófonos de manocant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Cajas registradorascant. 3
Datáfonoscant. 3
Estaciones de cargacant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 12
Carteles de paísescant. 20
Decoración de mesacant. 24
Globoscant. 120
Carteles direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 4
Manteles para puestoscant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 20
Lámparas de bateríacant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 8
Pinzas de servircant. 12
Bandejas de aluminiocant. 30

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3
Sprays de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 24
Guantes de gomacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Otros

Postes separadorescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Etiquetas para puestoscant. 30
Pegatinas con nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Cajas de efectivocant. 3
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Paraguascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Solicita el permiso y reserva el lugar antes de cerrar la participación de los puestos. Sin una ubicación confirmada no podrás registrar los puntos de conexión eléctrica ni desarrollar un plano fiable.
Cierra la distribución de los puestos con al menos 7 días de antelación. Numera cada espacio y prepara carteles de países y señales de ruta para que los expositores sepan dónde colocarse.
Fija horarios de entrega por proveedor, no un único horario general. Reserva al menos 30 minutos para descargar y comprueba el mismo día que hay suficientes cables alargadores, regletas y estaciones de carga.
Recoge las preferencias dietéticas junto con las inscripciones y confirma las reservas antes de elaborar el programa. Así podrás avisar a los puestos de comida y evitar cambios de última hora.
Haz la inspección final del lugar el día anterior o, como mínimo, 3 horas antes de abrir. Revisa carpas, mesas, sillas, neveras portátiles, máquinas de café, datáfonos, efectivo y el pronóstico del tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado internacional?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para solicitar el permiso, reservar el lugar y contactar a los puestos. Deja la confirmación de proveedores, el plano y los horarios cerrados al menos 7 días antes.
¿Cuándo hay que hacer la distribución de los puestos?: Haz una primera distribución cuando conozcas el número de expositores y ciérrala 7 días antes del mercado. Después prepara los números de puesto y los carteles de ruta para evitar cambios durante el montaje.
¿Cuántos vasos y platos hacen falta para un mercado internacional?: Calcula como mínimo 1 vaso, 1 plato y 1 juego de cubiertos por visitante previsto, más un 15 % de reserva. Si el mercado dura varias horas, aumenta la cantidad o planifica un punto claro de recogida y lavado.
¿Cuándo se prepara el material para el montaje?: Reúne mesas, carpas, manteles, vajilla, equipos y decoración 1 o 2 días antes. Congela los refrigerantes la víspera y comprueba las cajas registradoras, datáfonos, micrófonos y altavoces antes de cargarlos.

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