Organiser un Marché du verre : la checklist complète

Un Marché du verre demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Il faut d’abord verrouiller la date, le lieu et les autorisations, puis organiser les inscriptions, le plan des stands et les besoins techniques. Les dernières vérifications concernent la verrerie, les paiements, les déchets, les sanitaires et la météo. Cette checklist de 74 tâches et 60 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, sans attendre la veille pour régler un branchement ou une information manquante.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la location du stand et les arrangements
2 personnes
Réserver des prises électriques
Réserver l’enlèvement des déchets
Réserver les sanitaires
Vérifier les informations d'assurance
Établir la liste des fournisseurs
Partager le plan avec les exposants
Publier les informations aux visiteurs
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
Informer les exposants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier la verrerie
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Créer des panneaux de parcours et de sécurité
2 personnes
Inspecter le site du marché
2 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables de stand
5 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Cacher les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Accompagner les exposants à leur emplacement
4 personnes
Vérifier les installations de stand
2 personnes
Placer le verre fragile en toute sécurité
4 personnes

Événement

Ouvrir la caisse
2 personnes
Assurer la permanence du point d’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Assurer le service traiteur
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Ramasser les bris de verre
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Soutenir les exposants
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente
Clôturer la caisse
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Faire décharger les exposants
4 personnes
Refroidir les plats traiteur non vendus
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Balayer le site
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel de catering
2 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 12
Stands de marchéqté 24
Tables pliantesqté 30
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 48
Tabourets de barqté 8
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 4
Tables hautesqté 10
Nappesqté 30

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiement sans contactqté 2
Caissesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Verres à boireqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Planches de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Décoration de tableqté 24
Listes de prixqté 30
Badges nominatifsqté 30
Panneaux de directionqté 20
Affiches d’informationqté 12
Panneaux de menuqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Éléments pharesqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Bacs à verreqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 12
Panneaux d'avertissementqté 8
Gants de travailqté 12
Lunettes de sécuritéqté 6
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant de contacter les exposants : les autorisations, l’assurance et la réservation des sanitaires dépendent souvent de ces deux informations.
Prévois un délai d’au moins 3 à 4 semaines pour les inscriptions. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires, électriques et les arrangements de chaque exposant.
Partage le plan du marché plusieurs jours avant l’ouverture. Indique clairement les stands, le bureau d’information, les prises électriques, les sanitaires et les parcours de sécurité.
Teste la verrerie, les machines à café, les bouilloires et les terminaux de paiement avant le montage. Prépare aussi les rallonges, multiprises, piles et lampes de poche dans une caisse dédiée.
Prépare le planning des bénévoles avec des créneaux d’au moins 2 heures. Garde une personne joignable par talkie-walkie pour les exposants, les déchets, la caisse et les changements liés à la météo.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Marché du verre ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les exposants, les assurances, les sanitaires et l’enlèvement des déchets peuvent demander plusieurs semaines de confirmation.
Combien de temps prévoir pour le montage d’un Marché du verre ?: Prévois au moins 3 heures pour installer les tentes, stands, tables, chaises, éclairages et panneaux. Ajoute 30 à 60 minutes pour vérifier les branchements, la verrerie, les caisses et le plan de circulation.
Que faut-il vérifier la veille d’un Marché du verre ?: Vérifie les prévisions météo, les inscriptions finales, les besoins électriques, les horaires des exposants et le planning des bénévoles. Contrôle aussi les verres, tasses, plateaux, monnaie, terminaux de paiement et panneaux de sécurité.
Combien de bénévoles faut-il pour un Marché du verre ?: Prévois au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour les exposants et 1 personne disponible pour la logistique, soit 3 personnes en permanence. Pour un marché plus grand, ajoute 1 bénévole par zone ou par tranche d’environ 20 exposants.

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