Checklist pour organiser un marché du livre

Un marché du livre demande plus qu’un tri de romans et quelques tables. Il faut fixer les horaires, organiser les dons, préparer les prix, gérer les inscriptions et prévoir un parcours simple pour les visiteurs. Cette checklist rassemble 64 tâches et 54 fournitures, de la préparation des affiches au transport des livres. Utilisez-la dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute, notamment concernant la caisse, le paiement et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Rédiger les conditions de vente
Enregistrer les dons de livres
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
Réserver des tables et des chaises
Réserver les fournitures pour café et thé
Concevoir les affiches promotionnelles
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
Classer les livres par genre
4 personnes
Vérifier les livres pour détecter d’éventuels dommages
3 personnes
Déterminer les prix de vente
2 personnes
Poser les étiquettes de prix
3 personnes
Emballer les livres par genre
3 personnes
Commander de l’argent liquide
Tester le terminal de paiement
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Numéroter les tables de livres à l'avance
Créer les panneaux d'information et les listes de prix
Transporter les livres sur le lieu
4 personnes
Préparer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer des chaises et des zones de repos
2 personnes
Disposer les livres par genre
6 personnes
Aménager un coin livres pour enfants
2 personnes
Aménager la caisse et le comptoir d’information
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les panneaux d’information
2 personnes
Dégager les voies de circulation et les issues de secours
2 personnes
Remplir la caisse avec la mise de départ
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Gérer l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Répondre aux questions sur les livres
3 personnes
Vendre et encaisser les livres
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Maintenir les tables à livres en ordre
2 personnes
Mettre de côté les livres vendus
Réapprovisionner les tables
2 personnes
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vérifier la caisse en cours de journée
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse et compter l'argent
2 personnes
Trier les livres restants
4 personnes
Emballer les livres dans des cartons
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le point café
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Faire don des livres restants
2 personnes
Traiter la recette administrativement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 2
Bibliothèquesqté 4
Tabouretsqté 6

Matériel de vente

Livresqté 600
Boîtes en carton pour livresqté 35
Étiquettes de prixqté 700
Étiquettes de prixqté 40
Cartes de numéros de tableqté 12
Tiroir-caisse
Caisse
Terminal de paiement
Sacs de coursesqté 250
Papier cadeauqté 4
Dévidoirs de ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 4
Marqueurs épaisqté 12
Presse-papiersqté 4
Sets de stylosqté 6
Calculatricesqté 2
Carnets de ticketsqté 3
Formulaires d’inscription des visiteursqté 150
Supports pour clipboardqté 2
Tampon

Décoration

Affiches promotionnellesqté 20
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4
Nappesqté 12
Fanions sur le thème des livresqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 100
Verres à eau réutilisablesqté 100
Assiettes à gâteau réutilisablesqté 100
Petites cuillères réutilisablesqté 100
Plateaux de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Carafeqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Chariot de nettoyage

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires d’ouverture et l’agencement de la salle avant d’envoyer les invitations. Prévoyez les tables, chaises et bibliothèques selon les genres de livres et gardez un passage suffisamment large entre les rangées.
Traitez les dons dès leur réception : vérifiez l’état de chaque livre, classez-les par genre et notez les volumes à préparer. Évitez de repousser cette étape à la veille, surtout si plusieurs centaines d’ouvrages sont concernés.
Préparez les prix avant l’installation et étiquetez chaque livre de façon lisible. Imprimez aussi les listes de prix et les panneaux d’information afin que les visiteurs n’aient pas à demander le tarif de chaque ouvrage.
Testez le terminal de paiement au moins 48 heures avant l’ouverture et commandez la monnaie suffisamment tôt. Le jour même, installez une caisse séparée, des carnets de tickets et des sacs pour emballer les achats.
Répartissez les bénévoles par créneaux et attribuez des rôles précis : accueil, caisse, rangement, transport et réassort. Numérotez les tables à l’avance pour accélérer l’installation et permettre à chacun de trouver immédiatement sa zone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du livre ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de collecter les livres, réserver les tables et les chaises, publier l’événement, traiter les inscriptions et organiser les bénévoles.
Quand faut-il trier et étiqueter les livres ?: Commencez le tri dès que les dons arrivent et terminez l’étiquetage au plus tard 2 à 3 jours avant l’ouverture. Gardez la veille pour l’emballage par genre, la numérotation des tables et le contrôle des panneaux.
Quelle quantité de monnaie prévoir pour un marché du livre ?: Préparez la monnaie selon vos prix et la fréquentation attendue, avec plusieurs coupures et pièces adaptées aux petits achats. Commandez-la au moins 5 jours ouvrés avant l’événement et comptez la caisse avec deux bénévoles.
Quand tester le terminal de paiement ?: Faites un premier test 48 heures avant l’ouverture, puis vérifiez le chargement et la connexion le matin même. Prévoyez aussi une solution de paiement de secours et des carnets de tickets en cas de problème technique.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.