Checklist para organizar una feria del libro

Organizar una feria del libro requiere coordinar el espacio, los ejemplares, las ventas y a las personas que atenderán cada mesa. Este plan reúne 64 tareas y 54 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde fijar la fecha hasta transportar los libros. La preparación más delicada suele estar en clasificar los ejemplares, marcar los precios y dejar listo el cobro. También conviene cerrar con tiempo las inscripciones, las preferencias dietéticas y los turnos de voluntariado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Redactar las condiciones de venta
Registrar donaciones de libros
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
Reservar mesas y sillas
Reservar suministros de café y té
Diseñar carteles promocionales
Colgar los carteles promocionales
2 personas
Clasificar los libros por género
4 personas
Comprobar si los libros están dañados
3 personas
Fijar los precios de venta
2 personas
Colocar pegatinas de precios
3 personas
Empaquetar libros por género
3 personas
Solicitar efectivo
Probar el dispositivo de pago
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Numerar previamente las mesas de libros
Crear paneles informativos y listas de precios
Transportar los libros al lugar
4 personas
Preparar la caja y los medios de pago
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas y zonas de descanso
2 personas
Exponer libros por género
6 personas
Montar el rincón de libros infantiles
2 personas
Montar la caja y el mostrador de información
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar los paneles informativos
2 personas
Despejar los recorridos y las salidas de emergencia
2 personas
Llenar la caja con cambio inicial
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Comprobar los baños

Evento

Atender la entrada y el guardarropa
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Responder preguntas sobre libros
3 personas
Vender libros y cobrar
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Mantener ordenadas las mesas de libros
2 personas
Separar los libros vendidos
Reponer el suministro en las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Comprobar los baños periódicamente
Comprobar la caja a mitad de jornada
2 personas
Anunciar la última ronda de ventas
Cerrar ventas
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja y contar el dinero
2 personas
Clasificar los libros restantes
4 personas
Empaquetar libros en cajas
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Recoger el punto de café
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Donar los libros sobrantes
2 personas
Registrar los ingresos administrativamente

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 40
Mesas plegablescant. 2
Estanteríascant. 4
Taburetescant. 6

Material de venta

Libroscant. 600
Cajas de cartón para libroscant. 35
Etiquetas de preciocant. 700
Etiquetas de preciocant. 40
Tarjetas con números de mesacant. 12
Cajón de la caja registradora
Caja registradora
Terminal de pago
Bolsas de la compracant. 250
Papel de regalocant. 4
Dispensadores de cinta adhesivacant. 3
Tijerascant. 4
Rotuladores gruesoscant. 12
Portapapelescant. 4
Juego de bolígrafoscant. 6
Calculadorascant. 2
Talonarios de reciboscant. 3
Formularios de registro de visitantescant. 150
Soportes para portapapelescant. 2
Sello

Decoración

Pósteres promocionalescant. 20
Carteles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 10
Pizarrascant. 4
Mantelescant. 12
Banderines con temática de libroscant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Linternas de manocant. 4

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 100
Vasos de agua reutilizablescant. 100
Platos de postre reutilizablescant. 100
Cucharitas reutilizablescant. 100
Bandejas de servircant. 6
Cucharones de servircant. 6

Cocina

Termoscant. 4
Jarracant. 2
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Bandejas para servircant. 6

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Carro de limpieza

Catering

Compras

Consejos

Fija la fecha, el horario y la distribución de la sala antes de reservar mesas, sillas y estanterías. Así sabrás cuántos puestos caben y podrás numerarlos antes del montaje.
Clasifica los libros por género y revisa si están dañados varios días antes de la feria. Después fija los precios, coloca las etiquetas y empaqueta cada grupo para acelerar la colocación.
Prueba el terminal de pago antes de abrir y solicita efectivo con antelación. Ten preparado también el cajón de caja, recibos, calculadoras y bolsas para no interrumpir las ventas.
Publica el evento y envía las invitaciones con al menos 2 semanas de margen. Usa ese plazo para gestionar las inscripciones, recoger preferencias dietéticas y asignar los turnos de voluntariado.
Prepara los carteles informativos, las listas de precios y la señalización direccional antes del día del evento. Transporta los libros en cajas por género y deja las mesas numeradas para que el montaje no dependa de una sola persona.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del libro?: Empieza al menos 4 semanas antes. Reserva el espacio y el mobiliario primero; deja para las últimas 1 o 2 semanas la promoción, las inscripciones y la asignación de voluntarios.
¿Cómo se organizan los libros para una feria del libro?: Clasifícalos por género y comprueba uno por uno si presentan daños antes de ponerles precio. Guarda cada grupo en cajas identificadas y coloca las etiquetas antes de llevarlos al lugar.
¿Cuántas mesas necesito para una feria del libro?: Depende del número de ejemplares y de la sala, pero calcula una mesa por categoría o sección y añade al menos 1 mesa para cobro y registro. Define la distribución antes de reservar el mobiliario.
¿Qué hay que preparar para cobrar en una feria del libro?: Prepara el cajón de caja, efectivo, terminal de pago, recibos, bolsas, calculadoras y listas de precios. Prueba el dispositivo de pago entre 1 y 3 días antes y comprueba que los precios de las etiquetas coinciden con los carteles.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.