Checklist pour organiser un marché d’automne avec vide-grenier

Un marché d’automne avec vide-grenier demande une préparation en deux temps : gérer les exposants, puis installer un site qui fonctionne dès l’ouverture. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des démarches, des autorisations au plan des stands et à la caisse. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, éclairage, monnaie, signalisation et solution en cas de pluie. Le jour J, une inspection du site avant l’arrivée du public évite la plupart des retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Vérifier l’autorisation de marché
Réserver les stands et les vendeurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le plan du marché
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Envoyer les informations aux vendeurs
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Changer l'argent liquide
Préparer les en-cas
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les étiquettes de prix
2 personnes
Préparer la signalisation routière
2 personnes
Préparer la caisse
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
3 personnes
Faire aménager les stands
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Annoncer le dernier tour de vente
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 8
Tables hautesqté 4
Chaisesqté 24
Nappesqté 16
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Batteries externesqté 4
Bacs à monnaieqté 12
Calculatricesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 2
Pinces de serviceqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12
Pains de glaceqté 20

Décoration

Feuilles d'automneqté 6
Faux potironsqté 12
Tissus décoratifs en juteqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Décorations de tableqté 12
Étiquettes de prixqté 500
Numéros des standsqté 12
Panneaux directionnelsqté 8
Panneaux d'informationqté 4
Étiquettes de tableqté 20

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demandez les besoins alimentaires des vendeurs au moment de leur inscription, puis finalisez les achats plusieurs jours avant l’événement. Vous éviterez de devoir compléter les boissons, les en-cas ou le café au dernier moment.
Envoyez à chaque vendeur son numéro de stand, le plan du marché et les horaires d’installation au moins 5 à 7 jours à l’avance. Indiquez aussi où se trouvent les tables, les prises et le point café.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis encore le matin même. Les tentes, les lampes à piles et les rallonges doivent être disponibles avant le montage, pas après l’arrivée des premiers exposants.
Préparez la caisse et faites changer l’argent liquide la veille. Comptez une réserve de petites coupures et de pièces, surtout si l’entrée ou les achats se règlent en espèces.
Montez d’abord les tentes et la signalisation, puis installez les tables, les chaises et les numéros de stand. Gardez au moins 30 minutes pour inspecter les passages, les câbles, l’éclairage et le point café avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand réserver le lieu pour un marché d’automne avec vide-grenier ?: Réservez le lieu au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de vérifier l’autorisation de marché, de réserver les stands et d’envoyer les invitations.
Quand envoyer les informations aux vendeurs ?: Envoyez le plan, le numéro de stand et les consignes pratiques 5 à 7 jours avant l’événement. Relancez les inscrits 24 heures avant avec les horaires d’installation et les éventuels changements liés à la météo.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le marché ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures avant l’ouverture pour monter les tentes, placer les tables et les chaises, accrocher les numéros et brancher l’éclairage. Ajoutez 30 minutes pour l’inspection finale du site.
Que faut-il vérifier la veille d’un vide-grenier d’automne ?: Vérifiez les courses, la monnaie, les étiquettes de prix, les boissons à refroidir et le matériel électrique. Faites aussi un dernier contrôle des prévisions météo et confirmez les besoins alimentaires des vendeurs.

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