Herbstmarkt mit Flohmarkt organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Herbstmarkt mit Flohmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Stände und Verkäufer. Du musst Genehmigungen, Standnummern, Wetter, Beleuchtung, Verpflegung und Wechselgeld aufeinander abstimmen. Beginne mindestens vier Wochen vorher mit Ort, Marktgenehmigung und Verkäufern; die letzten 24 Stunden gehören dem Einkauf und der Vorbereitung. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Marktgenehmigung prüfen
Stände und Verkäufer festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Marktplan erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
Verkäuferinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Bargeld wechseln
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Preisschilder sortieren
2 Personen
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
Kassenwechselgeld bereitlegen
Gelände inspizieren
2 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks auslegen
2 Personen
Event
Verkäufer empfangen
3 Personen
Stände einrichten lassen
3 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Beleuchtung kontrollieren
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
Verkäufer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
Stände abbauen
4 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 12
- KlappischeAnz. 8
- StehtischeAnz. 4
- StühleAnz. 24
- TischdeckenAnz. 16
- KleiderständerAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- KassenboxenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
- KleingeldschalenAnz. 12
- TaschenrechnerAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 2
- ServierzangenAnz. 6
- LebensmittelbehälterAnz. 12
- KühlelementeAnz. 20
Dekoration
- HerbstblätterAnz. 6
- KunstkürbisseAnz. 12
- Jute-DekostoffeAnz. 6
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdekorationenAnz. 12
- PreisschilderAnz. 500
- StandnummernAnz. 12
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
- InfotafelnAnz. 4
- TischschilderAnz. 20
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- TaschenlampenAnz. 4
- AbsperrbandAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Standplätze spätestens eine Woche vorher fest und schicke jedem Verkäufer Standnummer, Aufbauzeit, Zufahrt und wichtige Geländeinfos. So vermeidest du Rückfragen am Veranstaltungsmorgen.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und plane für Zelte, Marktstände und Beleuchtung ausreichend Verlängerungskabel sowie Batterielaternen ein. Nasse Wiese und frühe Dunkelheit verändern den Aufbau deutlich.
- Plane für den Getränkebereich zwei bis drei Getränke pro Person in der ersten Stunde und kühle sie spätestens am Vorabend. Thermoskannen, Kaffeemaschinen und wiederverwendbare Becher sollten vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen.
- Bereite Preisschilder, Wegweiser und Standnummern getrennt in beschrifteten Umschlägen vor. Hänge die Nummern erst nach dem Aufstellen der Tische und Marktstände auf, damit nichts vertauscht wird.
- Wechsle das Bargeld am Vortag und lege Kassenwechselgeld getrennt vom übrigen Geld bereit. Kontrolliere außerdem vor dem Öffnen Schneidebretter, Messer, Servierzangen und Servierschalen für den Snackbereich.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Herbstmarkt mit Flohmarkt anmelden?
- Prüfe die Marktgenehmigung mindestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Je nach Gemeinde können zusätzliche Angaben zu Verkaufsständen, Fläche und Besuchererwartung verlangt werden.
- Wann sollte ich die Verkäufer für den Flohmarkt festlegen?
- Schließe die Anmeldungen etwa zwei Wochen vorher und verschicke die Standinformationen spätestens sieben Tage vor dem Markt. Dann bleiben noch einige Tage für Nachmeldungen und einen neuen Marktplan.
- Wie viele Zelte und Tische brauche ich für einen Herbstmarkt?
- Das hängt von der Zahl der Verkäufer und der Standgröße ab. Rechne pro Verkaufsstand mit der vereinbarten Tisch- oder Marktstandfläche und ergänze mindestens einen überdachten Bereich für Kaffee, Snacks und empfindliche Waren.
- Was muss am Veranstaltungstag zuerst aufgebaut werden?
- Beginne mit der Geländekontrolle und den Zelten, danach folgen Tische, Stühle, Standnummern und Beleuchtung. Plane dafür mindestens zwei Stunden vor dem Einlass ein, damit Kaffee, Getränke, Dekoration und Wechselgeld rechtzeitig bereitstehen.
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