Organiser une Marche contre le diabète : la checklist

Une Marche contre le diabète demande une préparation précise, car le parcours, l’accueil et le suivi médical doivent être coordonnés le même jour. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis règle les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Les informations recueillies auprès des participants servent à organiser l’accessibilité, les points de repos, les secours et la restauration. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux kits de départ et au dîner de clôture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Gérer les autorisations et les déclarations
Vérifier le parcours de randonnée
2 personnes
Déterminer les points de repos
2 personnes
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les points médicaux à signaler
Envoyer la confirmation aux participants
Envoyer les indications d'accès
Recruter des accompagnateurs
2 personnes
Informer les accompagnateurs
2 personnes
Répartir les régulateurs de circulation
2 personnes
Assurer la présence des secours
Faire une réservation pour le dîner de clôture
Confirmer la restauration et les options alimentaires
Établir la liste de courses
2 personnes
Faire fabriquer les panneaux d'itinéraire
Imprimer les listes de participants
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la météo aux participants
Reparcourir le parcours
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours et d’hypo
2 personnes

Événement

Installer la table de départ
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Aménager des points de repos
4 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Disposer les kits de démarrage
2 personnes
Mettre en place le poste de premiers secours et d’hypoglycémie
2 personnes
Inscrire les accompagnateurs
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
Distribuer le kit de démarrage
3 personnes
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
Encadrer la promenade
8 personnes
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
Accompagner le groupe de l'arrière
2 personnes
Tenir les points de repos
4 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Premiers secours et aide en cas d’hypoglycémie
2 personnes
Enregistrer les marcheurs à l’arrivée
2 personnes
Récupérer les panneaux de direction
3 personnes
Encadrer l’arrivée et l’accueil
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Servir les boissons au dîner
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Débarrasser le buffet et la vaisselle
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier et emballer le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Tables de buffetqté 4
Nappesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Louchesqté 8
Bacs à buffetqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Talkies-walkiesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Glucomètresqté 2
Thermomètresqté 2
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 40
Panneaux de directionqté 12
Cônesqté 20
Serviettes rafraîchissantesqté 30

Éclairage

Lampes à pilesqté 6
Guirlandes LEDqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 4
Présentoirs pour cartes nominativesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 8
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Valide le parcours au moins 6 semaines avant la marche. Vérifie les zones difficiles, l’accessibilité, les points de repos et l’emplacement des flèches, panneaux et cônes avant toute communication publique.
Ouvre les inscriptions après confirmation des autorisations et du lieu de départ. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires et les informations médicales que les participants souhaitent signaler.
Prévois un accompagnateur pour chaque groupe ou tronçon nécessitant une surveillance. Transmets-leur les consignes, répartis les régulateurs de circulation et confirme la présence des secours au plus tard la semaine précédente.
Compte les participants inscrits avant de préparer les badges, les listes et les kits de départ. Ajoute une marge pour les gobelets, assiettes, couverts, eau et portions de restauration afin d’éviter une rupture à l’arrivée.
Teste l’installation la veille : tentes, tables, rallonges, multiprises, mégaphone et talkies-walkies. Place les trousses de premiers secours, glucomètres et thermomètres à un point clairement identifié, accessible dès l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Marche contre le diabète ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, le parcours, les secours et la restauration peuvent demander plusieurs validations, surtout si l’itinéraire traverse plusieurs zones.
Que faut-il prévoir pour l’inscription des participants ?: Prépare un formulaire en ligne au moins 4 semaines avant la marche. Demande les coordonnées, les besoins alimentaires et les informations médicales à signaler, puis envoie une confirmation et les indications d’accès après traitement de l’inscription.
Combien de points de repos faut-il prévoir sur le parcours ?: Prévois un point de repos environ toutes les 45 à 60 minutes de marche, puis ajuste selon la distance, le dénivelé et le public attendu. Chaque point doit être repérable et accessible aux personnes qui ont besoin d’une pause ou d’une assistance.
Quand confirmer la restauration et le dîner de clôture ?: Confirme le lieu, le nombre de repas et les options alimentaires 10 à 14 jours avant l’événement. Mets ensuite à jour la liste de courses et les quantités à partir des inscriptions réellement enregistrées.

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