Checklist pour organiser un marché aux plantes

Un marché aux plantes se prépare dans un ordre précis : d’abord la date et les exposants, puis les inscriptions, les emplacements et l’information des visiteurs. La dernière semaine, concentrez-vous sur la signalétique, les plantes, le matériel de paiement et la météo. Le jour J, prévoyez assez de temps pour tracer les stands, installer les tables et contrôler le site avant l’ouverture. Cette checklist regroupe les 51 tâches et 50 fournitures nécessaires pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Répartir les emplacements
2 personnes
Confirmer les exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Publier les informations aux visiteurs
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des exposants
Créer les panneaux de direction et de stand
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les plantes et les boutures
3 personnes
Recharger le matériel de paiement
Vérifier l'agencement des tables
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Tracer l’agencement des stands
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Marquer les stands
2 personnes
Aménager le stand de plantes
4 personnes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Tester le point de paiement
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Vendre des plantes
4 personnes
Encadrer l'encaissement
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
3 personnes

Suivi

Rassembler le stock de vente
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Ranger le matériel au sec
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les provisions restantes
Rapporter l’équipement de paiement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Chaises de marchéqté 24
Tables pliantesqté 18
Bureau d’information
Tabouretsqté 4
Poteaux de délimitationqté 12

Décoration

Draps de standqté 18
Porte-prixqté 80
Nappes en papierqté 20
Panneaux de directionqté 8
Panneaux de standqté 18
Panneaux en ardoiseqté 6

Plantes

Plantes d’intérieurqté 100
Plantes d’extérieurqté 80
Plantes aromatiquesqté 60
Bouturesqté 100
Bacs à plantesqté 40
Bacs de cultureqté 12
Arrosoirsqté 6
Chariots à plantesqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs de téléphoneqté 4
Mégaphone à main
Pistolets à colleqté 2
Rallonges à enrouleurqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires d’ouverture avant de contacter les exposants : ils doivent connaître l’heure d’arrivée, l’accès au site et le temps prévu pour installer leur stand.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et confirmez chaque exposant plusieurs jours avant le marché. Envoyez ensuite la liste des emplacements et les informations pratiques aux visiteurs.
Préparez la signalétique au moins 2 jours avant : panneaux de direction, numéros de stand et liste imprimée des exposants doivent être prêts avant le montage.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis de nouveau la veille. Les tentes, les rallonges et l’éclairage doivent être contrôlés avant l’arrivée des exposants.
Réservez un créneau d’au moins 2 heures avant l’ouverture pour tracer l’agencement, installer les tables et les chaises, mettre en place le stand de plantes et recharger les terminaux de paiement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché aux plantes ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de contacter les exposants, traiter les inscriptions, répartir les emplacements et communiquer les informations aux visiteurs.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché aux plantes ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture, davantage si plusieurs tentes et stands sont nécessaires. Le tracé des emplacements doit être terminé avant l’installation des tables et de la signalétique.
Quand confirmer les exposants d’un marché aux plantes ?: Confirmez les exposants entre 7 et 10 jours avant l’événement. Envoyez à ce moment-là leur emplacement, les horaires d’arrivée et les consignes d’installation.
Quand vérifier la météo pour un marché aux plantes en extérieur ?: Consultez les prévisions 48 heures avant, puis la veille et le matin même. Cette vérification permet d’ajuster les tentes, l’éclairage, les rallonges et l’organisation des stands.

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