Checklist pour organiser un marathon en forêt

Organiser un marathon en forêt demande de verrouiller le parcours, les autorisations et la sécurité bien avant le jour du départ. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, des premières réservations jusqu’au balisage et à l’accueil des coureurs. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : les postes de circulation, les besoins alimentaires, les dossards et les moyens de communication entre bénévoles. Utilise-la pour répartir les 70 tâches et rassembler le matériel nécessaire sans attendre la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Demander un permis d’événement
Définir l'itinéraire en forêt
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Réserver la zone de départ et d’arrivée
Demander des mesures de circulation
Assurer la présence des secours
Réserver le chronométrage
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Définir les postes de circulation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Marquer le parcours à l’avance
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Monter l’arche d’arrivée
3 personnes
Balisage du sas de départ
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer des points d’eau
6 personnes

Événement

Tenir les postes de circulation
8 personnes
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Recevoir les bagages
2 personnes
Informer les participants
2 personnes
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
Donner le coup d’envoi
2 personnes
Refaire le plein d’eau
6 personnes
Distribuer des boissons isotoniques
6 personnes
Distribuer les fruits
4 personnes
Gérer le chronométrage
3 personnes
Accueillir les finisseurs
5 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Servir le catering d’arrivée
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Assurer le poste de premiers secours
3 personnes
Distribuer les bagages
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Accompagner les derniers participants
4 personnes
Vérifier l'itinéraire
3 personnes

Suivi

Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
5 personnes
Ranger le matériel de circulation
4 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Envoyer les résultats définitifs
Envoyer un message de remerciement aux participants
Traiter les objets trouvés
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Bacs à bagagesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Bracelets de dossardqté 350
Médailles de finisherqté 350
Flèches de directionqté 120
Bornes kilométriquesqté 45
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 60
Ruban de balisageqté 12
Gobeletsqté 1800
Épongesqté 300
Braceletsqté 400
Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures de survieqté 30
Poches de glaceqté 30
Brancardqté 2
Gilets de sécuritéqté 30

Équipement

Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Chargeurs mobilesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphoneqté 2
Microphone à main
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 10
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 12
Compteurs manuelsqté 4
Lampes de pocheqté 12
Pilesqté 48

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettesqté 400
Couvertsqté 400
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Arche d'arrivée
Bannière de départ
Bannière d’arrivée
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 30
Trophéesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 20
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 2
Brosses de nettoyageqté 4
Gants en caoutchoucqté 12
Spray désinfectantqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de papierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence les démarches administratives au moins 8 à 12 semaines avant la course : réserve le lieu, demande le permis d’événement et prévois les mesures de circulation nécessaires.
Valide l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifie chaque passage à risque, puis marque le parcours à l’avance avec flèches, bornes kilométriques, cônes et ruban de balisage.
Prévois les bénévoles par poste plutôt qu’en nombre global. Répartis-les entre le départ, l’arrivée, les points de circulation, l’orientation et l’assistance, avec des talkies-walkies pour les zones éloignées.
Ferme les inscriptions assez tôt pour contrôler la liste des participants, attribuer les numéros de départ et préparer les dossards. Envoie les informations pratiques au moins 5 jours avant la course.
Fais une vérification météo 48 heures avant, puis adapte l’eau, les gobelets, les éponges, les glacières et les carafes d’eau. Teste aussi le système de pointage, les tablettes, les chargeurs et les rallonges avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon en forêt ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir le permis, de sécuriser l’itinéraire, de recruter les bénévoles et de préparer les inscriptions.
Quand faut-il marquer le parcours d’un marathon en forêt ?: Marque le parcours au plus tard la veille, puis fais une vérification complète le matin de la course. Après une pluie ou une intervention sur les chemins, contrôle de nouveau les flèches, les cônes et le ruban.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon en forêt ?: Le nombre dépend du parcours, mais répartis les bénévoles par poste avant de fixer l’effectif final. Prévois au minimum une personne par point de circulation et une équipe distincte pour le départ, l’arrivée et l’assistance.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les consignes principales au moins 5 jours avant l’épreuve, puis un rappel 24 heures avant. Indique l’heure du départ, l’accès, le retrait des dossards, l’itinéraire et les consignes liées à la météo.

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