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Checklist pour organiser un marathon d’entreprise

Un marathon d’entreprise demande plusieurs mois de préparation et une coordination précise le jour de la course. Commencez par fixer la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée, puis avancez vers les autorisations, les inscriptions et la sécurité. Les dernières semaines servent surtout à répartir les bénévoles, préparer les dossards, baliser le parcours et confirmer le ravitaillement. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des démarches et à repérer les oublis fréquents.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et l’itinéraire

    2 personnes

  • Réserver le lieu de départ et d’arrivée

  • Gérer les autorisations et les déclarations

  • Élaborer le plan de circulation

    2 personnes

  • Réserver un soutien médical

  • Réserver le chronométrage

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les groupes de départ

    2 personnes

  • Envoyer les informations aux participants

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Effectuer un contrôle du parcours

    3 personnes

  • Imprimer la carte d'itinéraire

  • Trier les dossards

    2 personnes

  • Imprimer les listes de participants

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer le service traiteur

    3 personnes

  • Préparer les dossards et les t-shirts

    2 personnes

  • Préparer les flèches et les rubans de parcours

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

Événement

  • Inspecter le site

    3 personnes

  • Installer l’arche de départ et d’arrivée

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer le bureau d'inscription

    2 personnes

  • Installer les postes de secours

    4 personnes

  • Installer les flèches d'orientation

    5 personnes

  • Mettre en place des barrières de circulation

    6 personnes

  • Tester le son et le micro

    2 personnes

  • Tester le chronométrage

    2 personnes

  • Distribuer les numéros de départ

    3 personnes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Gérer la prise en charge des bagages

    3 personnes

  • Animer l'échauffement

    2 personnes

  • Faire le briefing de départ

    2 personnes

  • Lancer le marathon

    3 personnes

  • Doter les postes du parcours en personnel

    12 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les fruits et les en-cas

    3 personnes

  • Enregistrer les arrivants

    3 personnes

  • Distribuer les médailles

    2 personnes

  • Servir la boisson de récupération

    3 personnes

  • Monter le buffet

    4 personnes

  • Servir le buffet

    5 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Publier les horaires de fin

    2 personnes

  • Organiser la remise des prix

    3 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    3 personnes

Suivi

  • Retirer les flèches d’itinéraire

    5 personnes

  • Retirer les barrières de circulation

    6 personnes

  • Démonter le matériel

    5 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Retourner les bagages

    2 personnes

  • Vider et nettoyer les glacières

    2 personnes

  • Rendre le matériel loué

    2 personnes

  • Envoyer les résultats et les photos

    2 personnes

  • Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables pliantesqté 12
  • Chaises pliantesqté 50
  • Arche de départ et d’arrivée
  • Portantsqté 3
  • Cintresqté 120

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 250
  • Assiettesqté 150
  • Couvertsqté 150
  • Louchesqté 12

Matériel de sport

  • Numéros de départqté 150
  • Bracelets de dossardqté 150
  • Médailles de finisherqté 150
  • Flèches de directionqté 80
  • Barrières de sécuritéqté 30
  • Cônes de signalisationqté 50
  • Ruban de balisageqté 10
  • Système de pointage
  • Chronomètresqté 6
  • Cartes d'itinéraireqté 30

Équipement

  • Enceintes mobilesqté 2
  • Microphones sans filqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Batteries externesqté 6
  • Talkies-walkiesqté 12
  • Ordinateurs portablesqté 3
  • Imprimante
  • Mégaphone à mainqté 2
  • Glacièresqté 8

Éclairage

  • Projecteurs de chantierqté 6
  • Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

  • Thermosqté 8
  • Machines à caféqté 3
  • Carafes d’eauqté 12
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et de serviceqté 6
  • Pains de glaceqté 30

Décoration

  • Bannièresqté 6
  • Ballonsqté 100
  • Nappesqté 12

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Sets de balaiqté 4
  • Balais à main et pellesqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez les autorisations et les déclarations plusieurs mois avant la course : le parcours, la circulation et le soutien médical doivent être validés avant d’ouvrir les inscriptions.
  • Ouvrez les inscriptions dès que le parcours est confirmé et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Prévoyez une date limite au moins 10 jours avant l’événement pour transmettre les informations au traiteur.
  • Répartissez les bénévoles par zone et par horaire, puis transmettez à chacun un point de rendez-vous précis. Les postes de départ, d’arrivée, de ravitaillement et de signalisation ne doivent pas dépendre d’une seule personne.
  • Contrôlez le parcours une dernière fois 7 à 10 jours avant le marathon. Vérifiez notamment les flèches, les rubans, les barrières, les cônes et les endroits où les participants pourraient hésiter.
  • Préparez les dossards, les listes de participants, les cartes et le matériel technique la veille. Refroidissez les boissons à temps et testez les talkies-walkies, le chronométrage, les enceintes et les rallonges avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon d’entreprise ?
Prévoyez idéalement 4 à 6 mois. Ce délai permet de réserver les lieux, obtenir les autorisations, confirmer le soutien médical, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles sans organiser les dernières étapes dans l’urgence.
Quand ouvrir les inscriptions pour un marathon d’entreprise ?
Ouvrez-les dès que la date, l’itinéraire et les principales consignes de sécurité sont confirmés, généralement 8 à 12 semaines avant la course. Fixez la clôture des inscriptions environ 10 jours avant l’événement pour trier les dossards et finaliser le ravitaillement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marathon d’entreprise ?
Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais répartissez au minimum des responsables pour le départ, l’arrivée, chaque point de ravitaillement, la signalisation et l’accueil. Préparez aussi 10 à 15 % de remplaçants pour couvrir les absences le jour même.
Quand préparer le matériel et les dossards ?
Triez les dossards et imprimez les listes 2 à 3 jours avant la course, puis regroupez le matériel par zone la veille. Faites un contrôle final le matin même, notamment pour le système de pointage, les batteries, la signalisation et les moyens de communication.

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