Bedrijfsmarathon organiseren: checklist en planning
Een bedrijfsmarathon vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en starttijd. Je regelt tegelijk inschrijvingen, vergunningen, verkeersveiligheid, tijdregistratie, medische ondersteuning en de ontvangst van deelnemers. Begin met datum, route en locaties en werk daarna toe naar startgroepen, vrijwilligers en materialen. De checklist hieronder bevat 64 taken en 47 spullen, zodat je ook praktische zaken zoals routepijlen, portofoons, koeling en startnummers op tijd klaarzet.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
Verkeersplan opstellen
2 personen
Medische ondersteuning reserveren
Tijdregistratie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routecontrole uitvoeren
3 personen
Routekaart afdrukken
Startnummers sorteren
2 personen
Deelnemerslijsten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Startnummers en shirts klaarleggen
2 personen
Routepijlen en linten klaarzetten
2 personen
Weersverwachting controleren
Event
Terrein inspecteren
3 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Verzorgingsposten inrichten
4 personen
Routepijlen plaatsen
5 personen
Verkeersafzettingen plaatsen
6 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Startnummers uitgeven
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Bagage-inname beheren
3 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Startbriefing geven
2 personen
Marathon starten
3 personen
Routeposten bemannen
12 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Fruit en snacks aanvullen
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Medailles uitdelen
2 personen
Hersteldrank serveren
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Buffet serveren
5 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Eindtijden publiceren
2 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Routepijlen verwijderen
5 personen
Verkeersafzettingen verwijderen
6 personen
Materialen afbouwen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Bagage retourneren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Uitslagen en foto's versturen
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 50
- Start- en finishboog
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 120
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Opscheplepelsaantal 12
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 150
- Startnummerbandenaantal 150
- Finishermedaillesaantal 150
- Routepijlenaantal 80
- Afzethekkenaantal 30
- Verkeerskegelsaantal 50
- Afzetlintaantal 10
- Tijdregistratiesysteem
- Stopwatchesaantal 6
- Routekaartenaantal 30
Apparatuur
- Mobiele speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Portofoonsaantal 12
- Laptopsaantal 3
- Printer
- Handmegafoonaantal 2
- Koelboxenaantal 8
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
Keuken
- Thermoskannenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkannenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en serveermessenaantal 6
- Koelelementenaantal 30
Decoratie
- Baniersaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Handvegers en blikkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, route, start- en finishlocatie eerst vast. Pas daarna kun je vergunningen, verkeersmaatregelen, medische ondersteuning en tijdregistratie definitief regelen.
- Open de inschrijving vroeg genoeg om dieetwensen, startgroepen en aantallen deelnemers te verzamelen. Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de marathon, zodat vragen niet op de wedstrijddag terechtkomen.
- Plan vrijwilligers per taak en locatie, niet alleen per tijdstip. Zorg voor bezetting bij start en finish, routeposten, catering, garderobe en verkeerspunten; geef coördinatoren portofoons en reserveer powerbanks.
- Controleer de route minstens één keer kort voor het evenement en leg routekaarten, pijlen, linten, afzethekken en verkeerskegels per routegedeelte klaar. Zo hoeft de opbouwploeg niet op locatie uit te zoeken welk materiaal waar hoort.
- Maak een aparte wedstrijddagindeling voor catering en techniek. Koel de dranken vooraf, test speakers en microfoons, controleer verlengkabels en stekkerdozen en leg startnummers, shirts en medailles in uitgiftevolgorde klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfsmarathon organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Open de inschrijving zodra die basis vaststaat, zodat je tijd hebt om deelnemers, dieetwensen en vrijwilligers te verwerken.
- Wat moet ik regelen voor de route van een bedrijfsmarathon?
- Regel een routeplan, vergunningen of meldingen, verkeersmaatregelen, routecontrole en medische ondersteuning. Controleer de route uiterlijk 1 week vooraf en zet routepijlen, afzetlint, hekken en kegels op de dag zelf volgens een vaste indeling uit.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bedrijfsmarathon?
- Dat hangt af van de route en het aantal deelnemers, maar verdeel de bezetting minimaal over start, finish, routeposten, verkeer, catering en registratie. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en wijs per onderdeel één coördinator aan.
- Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een bedrijfsmarathon?
- Stuur de informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de marathon. Vermeld daarin starttijd en startgroep, route, bereikbaarheid, parkeren, kleding, dieetafhandeling en wat deelnemers bij de start moeten ophalen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!