Checklist pour organiser une lecture de livre

Une lecture de livre demande plus qu’une date et un auteur confirmé. Il faut coordonner le lieu, le programme, les invitations, les inscriptions, la technique et l’accueil du public dans le bon ordre. Prévoyez aussi les exemplaires à vendre, les badges, les boissons et l’installation de la salle. Cette checklist rassemble 54 tâches et 40 fournitures pour suivre la préparation jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer l’auteur et l’éditeur
Consigner les accords techniques
Rédiger le texte d’invitation
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Commander des exemplaires du livre
Calculer les quantités de catering
Confirmer les livraisons
Établir la liste définitive des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Faire les courses
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le lieu de prise de parole
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la table des livres
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les programmes et les badges
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer la lecture de livre
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la vente des livres
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Animer la séance de dédicaces
2 personnes
Réapprovisionner les amuse-bouches
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Rassembler les livres et le matériel
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le catering restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 65
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Table d'inscription
Table de livresqté 2
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 80
Assiettes à dessertqté 70
Assiettes à pâtisserieqté 70
Cuillères à caféqté 70
Couverts de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Terminal de paiement

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Présentoirs à livresqté 4
Badges nominatifsqté 70

Éclairage

Lampes de lectureqté 2
Lampes d'ambianceqté 6

Matériel

Exemplaires du livreqté 40
Brochures du programmeqté 70
Stylosqté 20
Post-itqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Kit de lavage
Seau de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant de lancer les invitations : les informations techniques, le format de la prise de parole et la présence de l’auteur doivent être confirmés avant toute communication.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès l’envoi des invitations et relancez les personnes qui n’ont pas confirmé. Demandez les besoins alimentaires au même moment afin d’ajuster le catering avant la commande.
Commandez les exemplaires du livre après avoir fixé une estimation du public, puis ajoutez une petite marge. Préparez une table dédiée avec des présentoirs, un terminal de paiement et un espace pour les achats.
Testez les microphones sans fil, le pied de microphone, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises au moins quelques heures avant l’arrivée du public. Un essai rapide évite de découvrir un problème sonore au moment de la lecture.
Installez la salle dans un ordre pratique : chaises et tables d’abord, espace de prise de parole ensuite, puis accueil, livres et restauration. Refroidissez les boissons et préparez les badges avant l’ouverture des portes, pas pendant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien d’exemplaires du livre prévoir pour une lecture de livre ?: Partez du nombre d’inscrits confirmés et ajoutez une marge de 10 à 15 %. Pour 40 participants, prévoyez donc environ 44 à 46 exemplaires, selon que les ventes sur place sont probables.
Quand envoyer les invitations pour une lecture de livre ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fermez ou vérifiez la liste définitive des participants 2 à 3 jours avant afin de préparer les badges, les programmes et les quantités de restauration.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une lecture de livre ?: Pour un accueil d’environ 2 heures, comptez 2 à 3 boissons par personne, en incluant l’eau, le café et les autres boissons proposées. Gardez les boissons au frais et prévoyez des carafes d’eau accessibles pendant toute la rencontre.
Quand installer la salle pour une lecture de livre ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée du public, davantage si le lieu doit être entièrement aménagé. Testez le son après la mise en place des chaises et de la table de prise de parole, car la disposition peut modifier l’acoustique.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.