Checklist para organizar una lectura de libro sin imprevistos
Organizar una lectura de libro requiere coordinar al autor, el espacio, las inscripciones y la parte técnica en el orden adecuado. Esta checklist reúne 54 tareas y 40 materiales, desde fijar la fecha hasta montar las sillas, el sonido y la mesa de libros. También contempla detalles que suelen quedar para el último momento, como las preferencias dietéticas, los ejemplares disponibles y la lista final de participantes. Úsala como guía de trabajo y adapta las cantidades al aforo confirmado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Confirmar autor y editor
Establecer acuerdos técnicos
Escribir el texto de invitación
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Pedir ejemplares del libro
Calcular las cantidades de catering
Confirmar entregas
Crear la lista final de participantes
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir programas
Hacer la compra
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el punto de intervención
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Montar la mesa de libros
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar programas y acreditaciones
2 personas
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Anunciar la apertura
Coordinar la lectura de libros
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la venta de libros
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Coordinar la firma de libros
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Recopilar libros y materiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el catering sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 65
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Mesa de registro
- Mesa de libroscant. 2
- Mesas altascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 80
- Platos de postrecant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Cucharillas de cafécant. 70
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Jarras de aguacant. 8
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Terminal de pago
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas para servircant. 8
Decoración
- Mantelescant. 10
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Atriles para libroscant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 70
Iluminación
- Lámparas de lecturacant. 2
- Luces decorativascant. 6
Materiales
- Ejemplares del librocant. 40
- Folletos del programacant. 70
- Bolígrafoscant. 20
- Notas adhesivascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Aspiradora
- Juego de fregona
- Cubo de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa, el lugar y la participación del autor y del editor antes de abrir las inscripciones. Si cambia alguno de estos puntos después, tendrás que modificar invitaciones y publicaciones.
- Abre el formulario de inscripción con al menos 2 semanas de antelación y pregunta por las preferencias dietéticas desde el principio. Confirma las plazas cuando falten entre 3 y 5 días para trabajar con una lista realista.
- Pide los ejemplares del libro antes de conocer el número final de asistentes: solicita una primera cantidad con margen y ajusta el pedido cuando cierres las inscripciones. Así evitas llegar al evento sin libros para la mesa de venta o firma.
- Prueba micrófonos inalámbricos, altavoces, cables y regletas durante el montaje, no cuando empiece la presentación. Reserva al menos 60 minutos para comprobar el lugar, colocar las sillas y montar el punto de intervención.
- Prepara el catering no perecedero el día anterior y enfría las bebidas con varias horas de margen. Deja listas por separado la mesa de registro, la mesa de libros y la mesa de oradores para que cada zona pueda funcionar sin cruces.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación organizar una lectura de libro?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, lugar, programa y participantes. Abre las inscripciones aproximadamente 2 semanas antes y cierra la lista definitiva entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuándo confirmar las inscripciones de una lectura de libro?
- Haz una primera revisión una semana antes y envía la confirmación final entre 3 y 5 días antes del evento. En ese momento también puedes calcular mejor el catering, las sillas y los ejemplares del libro.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una lectura de libro?
- Reserva al menos 60 minutos para revisar el espacio, colocar mesas y sillas, montar el punto de intervención y probar el sonido. Añade otros 30 minutos si también debes preparar el catering, la mesa de registro y la mesa de libros.
- ¿Cuántos ejemplares del libro pedir para el evento?
- Usa como base el número de asistentes confirmados y añade un margen del 10 al 15 %. Si esperas 40 personas, prepara aproximadamente entre 44 y 46 ejemplares, según si habrá venta o firma después de la lectura.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!