Checklist pour organiser une journée sportive ouverte

Une journée sportive ouverte demande plus qu’une liste d’épreuves et quelques ballons. Il faut coordonner les inscriptions, les encadrants, les terrains, le matériel et l’accueil du public dans un ordre précis. Cette checklist couvre les 71 tâches du plan, de la réservation du lieu au contrôle des trousses de premiers secours. Elle vous aide aussi à ne pas oublier le programme intérieur, les besoins alimentaires et les panneaux d’orientation lorsque la météo ou l’affluence compliquent la journée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Sélectionner les épreuves sportives
2 personnes
Créer le plan du site
2 personnes
Faire des réservations pour le lieu
Confirmer la réservation du matériel sportif
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les encadrants sportifs
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Confirmer les inscriptions
Vérifier les prévisions météo
Prévoir un programme intérieur de rechange
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel sportif
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer les listes de participants
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Inspecter le terrain en toute sécurité
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Préparer le matériel sportif
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Donner les explications sportives
6 personnes
Encadrer les cours d’essai
8 personnes
Accompagner les cliniques sportives
8 personnes
Distribuer le matériel de jeu
3 personnes
Suivre les classements et les scores
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Contrôler les terrains de sport entre-temps
2 personnes
Animer le programme de la pause
3 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de sport
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Ranger le matériel propre et sec
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 10
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 8
Ballons de volley-ballqté 8
Ballons de handballqté 8
Balles de tennisqté 30
Raquettes de tennisqté 12
Raquettes de badmintonqté 12
Volants de badmintonqté 30
Cannes de hockeyqté 16
Balles de hockeyqté 12
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Petites haiesqté 12
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Témoins de relaisqté 8
Tapis de gymqté 12
Numéros de départqté 100
Siffletsqté 10
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 6
Rubans sportifsqté 12
Caisses d’eauqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes d'extérieurqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Carafeqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 6
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez au moins 6 semaines pour réserver le lieu, le matériel et les encadrants sportifs.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin d’établir le planning des matchs, d’imprimer les listes et de confirmer les besoins alimentaires de chaque participant.
Comptez un bénévole pour l’accueil et l’orientation dès l’ouverture, puis répartissez les autres par activité. Un briefing de 20 à 30 minutes le jour même évite les changements improvisés.
Vérifiez chaque ballon, raquette, sifflet, chronomètre et panneau de score lors de la récupération du matériel, idéalement 24 heures avant le début des activités.
Préparez le plan intérieur de repli avant de consulter les prévisions météo : les tentes, tables, chaises, cônes et tapis doivent pouvoir être déplacés rapidement si les épreuves extérieures sont annulées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ouverte ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et le matériel, publier les invitations, traiter les inscriptions et répartir les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée sportive ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant l’événement et fixez une date de clôture 5 à 7 jours avant. Vous pourrez ainsi confirmer les participants et établir le planning des matchs.
Que prévoir en cas de pluie pour une journée sportive ?: Décidez au plus tard 48 heures avant si le programme extérieur est maintenu. Préparez un programme intérieur de rechange avec les activités, le matériel et l’espace nécessaires, au lieu d’attendre le matin même.
Quand vérifier le matériel sportif ?: Faites un premier contrôle lors de la récupération du matériel, puis un dernier contrôle 24 heures avant l’accueil du public. Vérifiez notamment les ballons, raquettes, cônes, sifflets, chronomètres et trousses de premiers secours.

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