Checklist voor een open sportdag organiseren
Een open sportdag vraagt om meer dan sportvelden en ballen klaarzetten. Je legt eerst het programma, de locatie en de route over het terrein vast en werkt daarna toe naar inschrijvingen, vrijwilligers en materiaal. Vooral de combinatie van meerdere sporten, deelnemerslijsten en een buitenscenario zorgt op de dag zelf voor extra werk. Met deze checklist zie je in welke volgorde je regelt, wat je vooraf controleert en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Sportonderdelen selecteren
2 personen
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Reserveringen voor locatie maken
Reservering sportmaterialen bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Promotie op sociale media plaatsen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Sportbegeleiders instrueren
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
Weersvoorspelling controleren
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Sportmaterialen ophalen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Deelnemerslijsten printen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
EHBO-materialen controleren
Terrein veilig inspecteren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Sportmaterialen klaarleggen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Sportuitleg geven
6 personen
Proeflessen begeleiden
8 personen
Sportclinics begeleiden
8 personen
Spelmaterialen uitdelen
3 personen
Standen en scores bijhouden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Sportvelden tussentijds controleren
2 personen
Pauzeprogramma begeleiden
3 personen
Finales begeleiden
6 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Sportmaterialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 10
- Kledingrekkenaantal 2
- Opbergkrattenaantal 12
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 12
- Basketballenaantal 8
- Volleybalballenaantal 8
- Handballenaantal 8
- Tennisballenaantal 30
- Tennisracketsaantal 12
- Badmintonracketsaantal 12
- Badmintonshuttlesaantal 30
- Hockeysticksaantal 16
- Hockeyballenaantal 12
- Pionnenaantal 40
- Markeerschijvenaantal 40
- Lage hordenaantal 12
- Springtouwenaantal 12
- Hoepelsaantal 12
- Estafettestokjesaantal 8
- Gymmattenaantal 12
- Startnummersaantal 100
- Fluitjesaantal 10
- Stopwatchesaantal 6
- Scorebordenaantal 6
- Sportlintenaantal 12
- Waterkrattenaantal 8
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 6
- Buitenlampenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Pijlbordenaantal 12
- Informatiebordenaantal 8
- Krijtbordenaantal 4
- Krijtstiftenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 200
- Herbruikbare bordenaantal 150
- Herbruikbaar bestekaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 50
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
- Schenkkanaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Tangenaantal 8
- Maatbekersaantal 2
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilmoppenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 4
- Desinfectiegelaantal 6
- Toiletborstelsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg per sportonderdeel vast hoeveel deelnemers tegelijk meedoen, welke begeleider erbij hoort en welk materiaal nodig is. Zo ontdek je vóór het ophalen of je bijvoorbeeld genoeg rackets, ballen, pionnen en scoreborden hebt.
- Maak de plattegrond niet alleen voor de sportvelden. Zet ook de ontvangst, waterkratten, EHBO, tenten, tafels, routebordjes en een plek voor opbergkratten erop; dat voorkomt zoeken zodra deelnemers binnenkomen.
- Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en onderdelen vaststaan. Verwerk dieetwensen direct en bevestig aanmeldingen met praktische informatie, zodat je wedstrijdschema en boodschappen niet op aannames baseert.
- Plan vrijwilligers per tijdsblok en geef sportbegeleiders vooraf het wedstrijdschema, de spelregels en hun materiaal mee. Houd op de dag zelf minstens één persoon vrij voor onverwachte uitval of een materiaalprobleem.
- Controleer de weersvoorspelling uiterlijk 48 uur vooraf en zet dan het binnenprogramma definitief klaar. Neem ook de routebordjes, deelnemerslijsten, EHBO-materialen en sportmaterialen mee in een laatste controle op de avond ervoor.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een open sportdag organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en reserveringen. Open de inschrijvingen zodra die basis staat, meestal 6 tot 8 weken voor de sportdag.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open sportdag?
- Reken per gelijktijdig sportonderdeel op minstens één begeleider en voeg 2 tot 3 mensen toe voor ontvangst, route, catering en praktische hulp. Plan daarnaast één reservevrijwilliger voor uitval.
- Wanneer controleer ik het sportmateriaal voor een open sportdag?
- Controleer het materiaal bij ontvangst of ophalen en nogmaals uiterlijk de avond ervoor. Tel ballen, rackets, sticks, pionnen, markeerschijven, horden en overige materialen per onderdeel na.
- Wat doe ik bij slecht weer tijdens een open sportdag?
- Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over het binnenprogramma en informeer deelnemers en vrijwilligers direct. Zorg dat de aangepaste indeling, route en materiaalverdeling vóór de start klaarstaan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!